CHƯƠNG 5 HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
5.1 NGHIÊN CỨU CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN KINH DOANH 1 Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
5.1.1 Nội dung công tác chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Chuẩn bị đ{m ph|n kinh doanh l{ một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đ|o quyết định tới 50% kết quả cuộc đ{m ph|n. Vì thế đòi hỏi các th{nh viên tham gia đ{m ph|n phải có tinh thần trách nhiệm v{ trình độ hiểu biết. Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị đ{m ph|n kinh doanh.
Quy tắc 1: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đ{m ph|n kinh doanh.
Quy tắc 2: Làm việc có phương ph|p v{ theo kế hoạch,
Mỗi cuộc đ{m ph|n có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đ{m ph|n, cần chuẩn bị một số công việc cụ thể sau;
Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch đ{m phán.
Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đ{m ph|n (chuẩn bị chi tiết). Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đ{m ph|n.
Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống có thể xảy ra trong quá trình đ{m ph|n.
Ph}n tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, x|c định chủ đề, dự kiến các thành viên tham gia đ{m ph|n.
Để nắm quyền chủ động v{ để ra sáng kiến tổ chức tốt cuộc đ{m phán, phải có các yếu tố sau đ}y;
+ Tính tích cực, chủ động, nhạy bén và óc linh cảm (yêu tố đầu tiên) + Khả năng ph}n tích sơ bộ.
+ Khối lượng công việc cần phải giải quyết.
Trước khi tiến h{nh đ{m ph|n, phải x|c định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đ{m ph|n, lựa chọn đề tài, thời điểm thích hợp v{ sau đó mối thỏa thuận vối đối t|c. Có như vậy doanh
nghiệp mới gi{nh được quyền chủ động và kiểm so|t được tình hình trong qu| trình đ{m phán.
Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đ{m ph|n l{ h{nh động cụ thể của khâu chuẩn bị đ{m ph|n. Trong phần này cần vạch rõ khối lượng công việc cần phải chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho từng công việc chuẩn bị. Các kế hoạch ở trên được thành lập trên cơ sở ph|n đo|n, nhận xét, đ|nh gi|, do đó đòi hỏi chúng ta phải có óc tưởng tượng, tư duy ph}n tích, tổng hợp. Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh cho thấy hiện tượng mắc sai lầm, khuyết điểm, thậm chí thất bại phần lớn là do khâu chuẩn bị lập kế hoạch đ{m ph|n chưa tốt.