CHƯƠNG 5 HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
5.2.2Nội dung công tác xây dựng kế hoạch đàm phán
Trong quá trình xây dựng kế hoạch cần hết sức tỉ mĩ, chính x|c, định rõ những việc cần phải làm, biện pháp tiến h{nh trong qu| trình đ{m ph|n. Điều đó cho phép ta kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc theo dự kiến, tính toán chi phí, so sánh tài liệu, thông tin thu được với chỉ tiêu, kế hoạch ban đầu nhằm x|c định nhu cầu và khả nâng thực hiện đề án nào đó.
Quá trình xây dựng kế hoạch đ{m ph|n cần xuất phát từ một nguyên lý đ~ được khẳng định. Kế hoạch là sự thiết lập, tính toán trinh tự công việc, thao tác, thời hạn chi phí và khả năng thực hiện mục tiêu.
Đề ra và kiểm tra các dự đo|n về cuộc đ{m ph|n.
X|c định nhưng nhiệm vụ cơ bản, trước mắt của việc đ{m ph|n.
Tìm kiếm phương ph|p, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó (nghĩa l{ đề ra cách thức giải quyết vấn đề thông qua đ{m ph|n).
Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan) của việc thực hiện kế hoạch đ{m ph|n.
X|c định những nhiệm vụ ngán hạn, trung hạn cho cuộc đ{m ph|n v{ mối liên quan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
Đề xuất biện pháp thực hiện cốc nhiệm vụ kể trên (bao gồm lập chương trình v{ kế hoạch cho từng giai đoạn), phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiện trong quá trình đ{m ph|n.
Phân chia kế hoạch tổng quát thành các kế hoạch chi tiết:
Qua các thao tác phân chia kế hoạch tổng quát ta sẽ đề ra được chương trình làm việc cụ thể có sự điều chỉnh cần thiết các chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch đ{m ph|n đạt kết quả.
Mục tiêu của vỉệc xây dưng kế hoach chi tiết đàm phán là:
Cho phép chỉ ra những nhiệm vụ cụ thể, số lượng, chất lượng công việc, các thao tác phải l{m trước khi tiến h{nh đ{m ph|n, tạo điều kiện thay đổi kịp thời những chi tiết cần thiết cho cuộc đ{m ph|n, x}y dựng c|c phương |n kh|c nhau, tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định.
X|c định v{ khơi thông những khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trong qu| trình đ{m phán, phối hợp với c|c h{nh động, các thao tác, biện pháp bố trí chúng theo thời gian đ{m phán cho phù hợp với quan điểm chuyên môn, nghề nghiệp.
Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, kiểm tra việc thực hiện trách nhiệm và quyền hạn đó; kích thích, động viên tinh thần sáng tạo của các thành viên trong việc chuẩn bị đ{m ph|n.
Lên các loại kế hoạch cần thiết phuc vụ cho việc tiến hành đàm phán:
Kế hoạch chung: Đ}y là kế hoạch của các kế hoạch. Trong kế hoạch chung có định rõ từng loại công việc, thời hạn ho{n th{nh v{ người thực hiện.
Kế hoạch chiến lược: Chính l{ đường lối, phương hướng, chương trình h{nh động nhằm đạt mục tiêu để ra. Tất nhiên khi chuẩn bị kế hoạch này cần kiểm tra, đ|nh gi| phê ph|n, ph}n định rõ tất cả các mục tiêu cần phải đạt, các nhiệm vụ cần phải được thực hiện trong qu| trình đ{m ph|n.
Kế hoạch chiến thuật: Bao gồm danh sách các biện ph|p, phương ph|p giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn. Thực hiện các biện ph|p đó nhằm hoàn thành nhiệm vụ cơ bản, chiến lược. Tóm lại, kế hoạch chiến thuật là bảng chỉ dẫn đến mục tiêu quy định.
Kế hoạch thực hiện cụ thể: L{ chương trình h{nh động nhằm giải quyết nhũng nhiệm vụ riêng biệt của đ{m ph|n (cố thể coi đ}y là kế hoạch chiến thuật ở mức độ cụ thể, chi tiết). Kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu: Đ}y l{ kê hoạch phức tạp nhất, gay cấn nhất trong hệ thông kế hoạch cần phải chuẩn bị cho cuộc đ{m ph|n.
Trước hết người đề xướng cuộc đ{m ph|n cần tìm nguồn thông tin, sau đó nghiên cứu các loại số liệu thu được từ các nguồn thông tin đó v{ cuối cùng là phối hợp hoạt động của c|c cơ quan, bộ phận, cá nhân nhằm thu thập thông tin có hiệu quả. Thông thưòng c|c cơ quan, bộ phận v{ người thừa hành mắc phải sai lầm là coi việc thu thập thông tin là nhiệm vụ thứ yếu của mình. Thông tin thu được chỉ l{ thông tin thô chưa được xử lý và hệ thống hóa theo yêu cầu, nhưng nếu thông tin đó phản ánh sai, tin giả sẽ làm chậm trễ, phá kế hoạch, thời hạn, làm cho việc chuẩn bị đ{m phán bị kéo dài, vì thế, để làm tốt công tác này, kế hoạch thông tin và thu thập tài liệu phải chỉ rõ:
+ Nguồn thông tin
+ Khổì lượng thông tin đ~ thu thập được + Người thu thập
+ Thời hạn hoàn thành
+ Kế hoạch lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu, thông tin.
Kế hoạch n{y đòi hỏi phải quy định được cấu trúc sắp xếp tài liệu đ~ thu được, tiêu chuẩn lựa chọn thông tin đó (ỏ đ}y tiêu chuẩn và cấu trúc là các khái niệm có ý nghĩa rộng).
Kế hoạch triển khai đ{m ph|n theo thời gian: Quy định khuôn khổ kế hoạch làm việc của cuộc đ{m ph|n.
Cơ sở để lập kế hoạch n{y đ~ được thỏa thuận và ấn định thời gian tiến h{nh đ{m ph|n (tuy nhiên ta chưa thể phân bố thời gian cụ thể cho từng giai đoạn, từng vấn đề trong cuộc đ{m ph|n).
So với các loại kế hoạch khác, kế hoạch triển khai đ{m ph|n theo thời gian thương hay bị thay đổi. Vì vậy khi lập kế hoạch này cần linh động, có thể đưa ra một v{i phương |n.
5.3 KIỂM TRA VÀ TẬP DƯỢT CÁC PHƯƠNG ÁN ĐÀM PHÁN KINH DOANH 5.3.1 Hoàn thiện kế hoạch đàm phán