CHƯƠNG 5 HOẠT ĐỘNG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN
5.1.1.2Chuẩn bị tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán
Sau khi kế hoạch đ{m ph|n đ~ được vạch ra cần tiến hành tổ chức triển khai nó trong thực tiễn. Để cho cuộc đ{m ph|n th{nh công yếu tố quyết định là con người. Nhân sự cho cuộc đ{m ph|n phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung v{ đối t|c đ{m phán. Những người tham gia đo{n đ{m ph|n chia th{nh ba nhóm chính sau đ}y:
Thứ nhất, người l~nh đạo nhóm đ{m ph|n. Đ}y l{ người rất quan trọng. Họ l{ người mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đ{m ph|n. Người l~nh đạo là chỉ huy tổ chức đ{m phán. Họ phải nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đ{m ph|n. Đó l{ người phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phó các tình huống trong đ{m ph|n. Có trách nhiệm phân công các thành viên của đo{n v{o c|c công việc trực tiếp hoặc gián tiếp trong đ{m ph|n.
Người l~nh đạo nhóm đ{m ph|n vừa phải có kiến thức chuyên môn vừa giỏi diễn thuyết, trình bày. Tuy nhiên không phải ai cũng có khả năng giỏi cả chuyên môn, giỏi cả nói năng. Trong trường hợp người l~nh đạo bị hạn chế về khẩu khiếu thì nên có một người giỏi trình bày giúp cho khâu dẫn giải vấn đề. Người chỉ huy đ{m ph|n phải ứng tác trước các tình huống, tranh luận. Họ phải nêu r| c|c hướng kết luận và quyết định kết luận kết thúc đ{m ph|n.
Thứ hai, c|c nh{ chuyên môn tham gia đo{n đ{m ph|n. Đ}y l{ những người có vị trí hết sức quan trọng. Có thể nói họ là những trợ thủ đắc lực của chủ thể đ{m ph|n. Trong những cuộc đ{m ph|n quan trọng, đội ngũ chuyên môn gồm nhiều chuyên gia kinh tế, chuyên gia luật pháp, chuyên gia công nghệ. Nhiệm vụ chủ yếu của nhóm này là:
+ Bằng kiến thức chuyên môn của mình tham gia từng phần việc có liên quan. Họ phải theo dõi, đ|nh gi| v{ đưa ra c|c ý kiến t|n đồng hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác.
+ Họ phải ph}n tích được tình hình trong qu| trình đ{m ph|n. Đặc biệt theo dõi chiến lược v{ s|ch lược của tất cả c|c bên đ{m ph|n.
+ Tìm kiếm những điểm chung và những nhượng bộ có thể để kiến nghị với l~nh đạo đo{n đ{m ph|n.
+ Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết hoặc luận giải làm rõ vấn đề khi cần thiết.
+ Theo dõi v{ đ|nh gi| c|c đề nghị được đưa ra trong qu| trình đ{m ph|n, giúp l~nh đạo đo{n đ{m ph|n đưa ra c|c kết luận cuôì cùng.
Thứ ba, thư ký đo{n đ{m ph|n. Nhóm n{y có thể có từ 1 đến 3 người. Họ giúp tất cả các công việc sự vụ cho đo{n đ{m ph|n như: Lo c|c điều kiện phục vụ đ{m ph|n; Ghi chép
lại tất cả các vấn đề bàn luận; Ghi chép lại các kết luận; Chỉnh, sửa văn bản thỏa thuận; Thu thập v{ lưu trữ tất cả c|c tư liệu, tài liệu của cuộc đ{m ph|n.