I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh, nhiệm vụ từng bộ phận
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Tổ chức quản lý là sự sắp xếp đội ngũ cán bộ quản lý của Cơng ty theo những bộ phận đảm nhiệm chức năng khác nhau nhƣng cĩ quan hệ mật thiết với nhau nhằm
hồn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức của một Cơng ty ảnh hƣởng khơng nhỏ đến hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của Cơng ty đĩ.Một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất gọn nhẹ, mọi
việc đều cĩ ngƣời điều hành và chịu trách nhiệm, đảm bảo sử dụng lao động hiệu quả sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơi chảy, khơng bị gián đoạn, tránh đƣợc những thiệt hại xảy ra trong sản xuất, gĩp phần ổn định và hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Ngƣợc lại, một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất cồng kềnh, quyền hạn và trách nhiệm chồng chéo nhau, lao động khơng cĩ hiệu quả sẽ dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc nhƣ ngừng sản xuất, cán bộ cơng nhân viên làm việc khơng hết mình, thiếu tinh thần trách nhiệm trong cơng việc...Điều này làm tăng chi phí sản xuất, giảm hiệu quả hoạt động sản
xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Đặt biệt trong ngành thủy sản cần phải đƣợc quan tâm chú trọng hơn nữa bởi vì do đặc tính của ngành, giá cả, nguyên vật liệu đầu vào luơn biến động mạnh, đồng thời tính cạnh tranh trên thị trƣờng ngày càng cao. Do đĩ, bộ máy tổ chức tinh gọn, linh hoạt sẽ gĩp phần đảm bảo hoạt động sản xuất liên tục, việc ra quyết định kịp thời.
Cơng ty cổ phần Nha Trang Seafoods thành cơng nhƣ ngày hơm nay nhờ cĩ đội ngũ cơng nhân viên năng động sáng tạo cũng nhƣ cĩ cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo sơ đồ này Giám Đốc đƣợc sự giúp đỡ tích cực từ phía các phịng ban về quyết định kinh doanh nên cơng việc tiến triển hiệu quả hơn .
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Cơng ty Nha Trang Seafoods-F17
Đại Hội Đồng Cổ Đơng
Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm sốt
Giám Đốc Phịng Tổ Chức Lao Động Tiền Lƣơng Phịng Kế Tốn- Tài Vụ Nhà Hàng Nha Trang Seafoods Trung Tâm KCS, Kĩ thuật Điện Cửa Hàng vật tƣ thủy sản lạnh Phĩ Giám Đốc Phịng Kinh Doanh Xuất Nhập Khẩu Nhà Máy CBTS 394 Nhà Máy CBTS – F90 Nhà Máy CBTS – F17 Phịng KCS Phịng KTĐL Phân Xƣởng Cơ Điện Lạnh Phân Xƣởng Chế Biến F90 Phân Xƣởng Chế Biến Phân Xƣởng Đặc Sản
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phịng ban
Đại hội đồng cổ đơng: gồm tất cả các cổ đơng trong Cơng ty, là cơ quan cĩ thẩm quyền quyết định cao nhất, hoạch định chiến lƣợc nghiên cứu phát triển tồn Cơng ty. Cĩ quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm sốt theo Điều 13 của Điều lệ Cơng ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT): Là cơ quan quản lý cao nhất của Cơng ty giữa 2 kỳ Đại hội cổ đơng, cĩ tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi việc liên quan đến mục đích, quyền lợi của Cơng ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đơng .
+ HĐQT cĩ nhiệm vụ bổ nhiệm Giám đốc Cơng ty thuộc thành viên trong HĐQT.
Chủ tịch hội đồng quản trị hoặc ngƣời đƣợc chủ tịch uỷ quyền thay mặt Cơng ty trƣớc các cơ quan nhà nƣớc và các đơn vị kinh tế khác.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Đại hội cổ đơng về những sai phạm trong quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho Cơng ty.
+ Chấp nhận điều lệ cơng ty và các quyết định của Đại hội cổ đơng. Đề nghị Đại hội cổ đơng sửa chữa điều lệ khi cần thiết.
+ Thơng qua các vấn đề tăng giảm cổ phần, mệnh giá cổ phiếu, tham gia liên doanh đầu tƣ mới để trình bày ra đại hội đồng cổ đơng.
+ Lập quy chế, quản trị cơng ty, cử đại diện giữ các chức vụ quản lý hay phúc lợi trên cơ sở chấp hành luật pháp nhà nƣớc.
+ Xét duyệt, chuyển nhƣợng cổ phiếu cĩ ghi danh.
Ban kiểm sốt: Thơng thƣờng cĩ 3 thành viên, do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra với mục đích theo dõi các cơng tác của Hội đồng Quản trị trong suốt nhiệm kỳ hoạt động.
Tổng Giám Đốc (Ngơ Văn Ích): Tổng Giám đốc là ngƣời lãnh đạo cao nhất của Cơng ty, là ngƣời chỉ đạo Cơng ty theo mục đích đã định sẵn. Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty với sự tham mƣu giúp việc của phĩ Tổng Giám đốc, các phịng ban, các phân xƣởng và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị.
- Tổng Giám Đốc cĩ quyền và nghĩa vụ sau:
+ Là ngƣời đại diện theo pháp luật.
+ Quan hệ với khách hàng trong và ngồi nƣớc, ký kết hợp đồng kinh doanh và
chịu trách nhiệm trƣớc những tổn thất do sản xuất kinh doanh kém hiệu quả,làm
Hao hụt, lãng phí tài sản, vốn, vật tƣ theo qui định của pháp luật.
+ Quản lý chỉ đạo giá thu mua nguyên vật liệu, giá bán thành phẩm xuất khẩu, nội địa.Phụ trách cơng tác xuất nhập khẩu, đầu tƣ phát triển, liên doanh, liên kết.
+ Xây dựng dự án sản xuất kinh doanh và các nhiệm vụ dài hạn, ngắn hạn, đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý chất lƣợng.
+ Trình báo cáo quyết tốn hàng năm lên hội đồng quản trị. + Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.
Phĩ Tổng Giám Đốc (Huỳnh Long Quân): Là ngƣời giúp việc cho Tổng Giám Đốc, phĩ Tổng Giám Đốc do Giám Đốc đề nghị hội đồng quản trị thơng qua, chịu trách nhiệm trƣớc Tổng Giám Đốc về nhiệm vụ Tổng Giám Đốc phân cơng.
+ Giúp đỡ cho Tổng Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy
CBTS–F17, Nhà máy CBTS–F9, Nhà máy CBTS–394, Phịng Kinh doanh Xuất nhập khẩu.
+ Liên kết hợp tác sản xuất, mua sắm vật tƣ, nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng, trực
tiếp điều hành các phân xƣởng.
+ Đƣợc quyền quyết định các phần việc do Tổng Giám Đốc ủy quyền và trực tiếp
giải quyết cơng việc đƣợc Tổng Giám Đốc quy định.
Phịng tổ chức lao động tiền lương (Trưởng Phịng Nguyễn Thế Duy): Chịu sự lãnh đạo trực tiếp từ Giám đốc, giúp Giám đốc giải quyết các cơng việc nhƣ:
+ Quản lý nhân sự, quản lý lao động về chất lƣợng lao động, trình độ lao động, quản
lý cơng tác tiền lƣơng, tiền thƣởng, cơng tác BHXH, BHYT, CPCĐ cho cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty.
+ Cơng tác tổ chức, bộ máy quản lý Cơng ty và các phịng ban, phân xƣởng. + Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự, và theo dõi thực hiện.
+ Cơng tác tiếp nhận, điều chuyển, bố trí sắp xếp cán bộ.
+ Tham gia hội đồng xem xét khen thƣởng, kỷ luật, tuyển dụng lao động. + Giải quyết các cơng việc hành chính quản trị.
+ Xây dựng quỹ tiền lƣơng, hình thức trả lƣơng, định mức lao động. Phịng tài vụ-Kế tốn (Trưởng Phịng Trần Thiện Tâm):
+ Quản lý tài chính của cơng ty, phụ trách cơng tác tổng hợp, quyết tốn, báo cáo
hàng tháng về tình hình tài chính của Cơng ty.
+ Đề xuất các biện pháp nhằm sử dụng vốn sao cho cĩ hiệu quả, tập hợp chứng từ của các Nhà máy và hạch tốn lãi lỗ định kỳ hàng tháng, quý, năm, theo quy định chung; thực hiện cơng tác tài chính khác theo yêu cầu của Giám đốc Cơng ty .
+ Cĩ trách nhiệm đề xuất với giám đốc Cơng ty tham gia thị trƣờng chứng khốn nhƣ đầu tƣ trái phiếu, cổ phiếu và tính tốn mọi tỷ giá trên thị trƣờng kinh doanh của Cơng ty.
+ Xây dựng kế hoạch kinh tế của cơng ty gồm: kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, xây dựng cơ bản.
+Lập kế hoạch thu chi, huy động các nguồn vốn đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phịng tài vụ gồm cĩ các nhân viên: kế tốn tổng hợp, kế tốn cơng nợ và ngân hàng, kế tốn tiền lƣơng, kế tốn tài sản bằng tiền, thủ quỹ.
Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu (Trưởng Phịng Nguyễn Minh Hiếu Thiện): + Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu cĩ nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc về phƣơng hƣớng sản xuất kinh doanh, về cơng tác quản lý tài chính, hạch tốn kế tốn theo đúng quy định của pháp luật.
+ Tìm kiếm và phát triển thị trƣờng, phƣơng thức mua bán và giá cả, trả lời các khiếu nại của khách hàng khi gặp trở ngại, giao dịch với khách hàng; lập hợp đồng và tham mƣu cho GĐ việc ký kết các hợp đồng mua bán.
+ Lập các chứng từ hải quan để xuất hàng, trình bộ chứng từ cho ngân hàng để thanh tốn và trả lời các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng nếu cĩ phát sinh, xây dựng chính sách và mục tiêu kinh doanh cho từng thời kì theo chiến lƣợc chung.
+ Tổ chức thực hiện và theo dõi thực hiện các hợp đồng XNK đồng thời xuất uỷ thác cho các đơn vị, cá nhân cĩ nhu cầu. Điều hành các phƣơng tiện đáp ứng nhu cầu bảo quản và vận chuyển hàng hĩa nhƣ kho lạnh, xe tải lạnh.
Trung Tâm KCS- Kĩ thuật Điện (Trưởng Phịng Trần Thơm-Nguyễn Thùy Liễu): Bao gồm một phân xƣởng cơ điện lạnh, phịng KCS, phịng kĩ thuật điện lạnh với nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm với Giám đốc về cơng tác kỹ thuật nhƣ kỹ thuật máy mĩc thiết
bị, kỹ thuật về sản xuất, quản lý kỹ thuật cơ điện lạnh, máy mĩc và phƣơng tiện vận chuyển, kho hàng phục vụ cho chế biến nhằm đảm bảo chất lƣợng hải sản mang nhãn hiệu Cơng ty theo đúng qui định.
+ Phối hợp với các đơn vị xây dƣng cơng trình, quản lý chất lƣợng sản phẩm từ cơ sở thu mua, chế biến, tới xuất khẩu, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm khi nhập kho Cơng ty .các định mức tiêu hao nguyên liệu, kịp thời chấn chỉnh, đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
+ Quản lý cơng tác vận hành, bảo trì, bảo dƣỡng hệ thống máy mĩc thiết bị phục vụ việc sản xuất sản phẩm. Xây dựng và tổ chức giám sát chất lƣợng sản phẩm trong quá trình sản xuất, giám sát về mẫu mã, về quy cách, thực hiện kiểm tra vi sinh, thực hiện và giám sát việc thực hiện các hệ thống quản lý chất lƣợng đang áp dụng.
+ Lƣu trữ hồ sơ tài liệu, thơng tin tài liệu phục vụ cho chế biến thuỷ sản.
Nhà hàng Nha Trang Seafoods: Chuyên ngành kinh doanh ăn uống, giới thiệu sản phẩm của Cơng ty đến với khách hàng trong và ngồi nƣớc, chế biến sản
phẩm phục vụ khách du lịch để quảng cáo thƣơng hiệu, đồng thời làm tăng lợi nhuận cho Cơng ty.
Cửa hàng vật tư thủy sản lạnh: Chịu sự giám sát của Giám đốc, chuyên kinh doanh các loại trang thiết bị máy mĩc, vật tƣ phục vụ nghề cá, làm tăng thêm thu nhập cho Cơng ty.
Nhà máy chế biến thủy sản F17 và F90 cĩ chung nhiệm vụ: Sản xuất, chế biến các sản phẩm thủy sản đơng lạnh và khơ, tẩm gia vị phục vụ cho thị trƣờng xuất khẩu và nội địa.
+ Nhà máy chế biến thủy sản F17 cĩ 1 phân xƣởng chế biến chuyên về hải sản tƣơi sống và đơng lạnh và 1 phân xƣởng đặc sản chuyên sản xuất thủy sản khơ và tẩm gia vị. Nhà máy hạch tốn độc lập, phụ trách chế biến từ nguyên liệu cho đến thành phẩm.
+ Nhà máy chế biến thủy sản F90 đặt tại Bình Tân–Nha Trang chỉ cĩ một phân xƣởng Chế biến chuyên sản xuất cả thủy sản đơng lạnh lẫn thủy sản khơ và tẩm gia vị.
Nhà máy chế biến thủy sản 394: Nằm trong khuơn viên của nhà máy F90 chỉ cĩ 1 phân xƣởng chế biến chuyên sản xuất sản phẩm đơng lạnh nhƣ các mặt hàng cá fillet, cá tra và cá basa cắt khúc,…
2.1.4 Thuận lợi, khĩ khăn, phƣơng hƣớng phát triển của Cơng ty 2.1.4.1 Thuận lợi 2.1.4.1 Thuận lợi
- Khánh Hồ là một trong những vùng cĩ tiềm năng về thủy sản, tài nguyên biển dồi dào nên đảm bảo nguồn nguyên liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Thủy sản là một ngành kinh tế mũi nhọn, đƣợc nhà nƣớc quan tâm và đầu tƣ trong chiến lƣợc hƣớng ra biển. Chính sách kích cầu, hỗ trợ lãi suất và chính sách ƣu
đãi về thuế của Nhà Nƣớc đã tạo thuận lợi hơn trong hoạt động tài chính.
- Sản phẩm của Cơng ty đã tạo đƣợc uy tín ở cả thị trƣờng trong và ngồi nƣớc. - Cĩ đội ngũ cơng nhân cĩ trình độ kĩ thuật cao, gắn bĩ lâu dài với Cơng ty.
- Cơng ty cĩ nhiều cơ sở chế biến hiện đại, đáp ứng tốt nhu cầu ngƣời tiêu dùng về chất lƣợng cũng nhƣ vệ sinh an tồn thực phẩm cao.
- Cĩ cơ cấu tổ chức phù hợp
- Nền kinh tế theo hƣớng tồn cầu hĩa cho nên Cơng ty cĩ điều kiện mở rộng thị trƣờng.
- Nhu cầu tiêu dùng thủy sản trên thế giới ngày một tăng lên thúc đẩy việc sản xuất Cơng ty.
2.1.4.2 Khĩ khăn
- Thị trƣờng ngày một cạnh tranh khốc liệt, các đối thủ đầu vào và đầu ra ngày càng nhiều, địi hỏi Cơng ty phải nhạy bén, chuẩn bị những chiến lƣợc để đối phĩ. - Thời gian gần đây tình hình xuất khẩu thủy sản sang Mỹ gặp 1 số vấn đề nhƣ: bị kiện bán phá giá, tin đồn về chất lƣợng sản phẩm khơng tốt, khơng đảm bảo cạnh tranh, lợi nhuận giảm.
- Thời tiết biến động thất thƣờng, ngƣ trƣờng khai thác bị suy thối dẫn đến nguồn nguyên liệu khơng ổn định, chất lƣợng giảm sút.
- Chƣa cĩ bộ phận về chuyên trách marketing nên cơng tác nghiên cứu thị trƣờng cịn chƣa hiệu quả.
- Các nƣớc nhập khẩu hiện nay dùng nhiều rào cản phi thuế quan để bảo hộ nền kinh tế trong nƣớc nhƣ quy định liều lƣợng kháng sinh, tiêu chuẩn chất lƣợng,… - Ơ nhiễm mơi trƣờng, dịch bệnh xuất hiện ngày càng nhiều, giảm sút về sản lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng nguyên liệu.
- Nguyên liệu nhiều khi phải mua ở xa nên chi phí vận chuyển cao làm cho giá thành sản phẩm cao.
2.1.4.3 Phƣơng hƣớng phát triển trong thời gian tới
Trong mấy năm vừa qua, tình hình nền kinh tế cĩ nhiều biến động, đặc biệt thế giới vừa trải qua cuộc khủng hoảng kinh tế tồn cầu, và liên quan trực tiếp tới ngành thủy sản là những vụ kiện cá Tra, Cá Basa của Mỹ với các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản trong nƣớc, cũng đã ảnh hƣởng tới hình ảnh tới các Doanh nghiệp chế biến thủy sản nƣớc ta. Địi hỏi các doanh nghiệp chế biến thủy sản xuất khẩu phải đảm bảo chất lƣợng, và lƣu ý tới các vấn đề mà mình cĩ thể gặp phải. Cơng ty cổ phần Nha Trang Seafoods-F17 là một Cơng ty xuất khẩu thủy sản, đã cĩ uy tín trên các thị trƣờng chính vì vậy cần phải lƣu ý nhiều tới các vấn đề cĩ thể nảy sinh nhƣ trên. Do đĩ Cơng ty cũng đã đề ra một số phƣơng hƣớng hoạt động nhƣ sau:
- Tiếp tục duy trì giữ vững thị trƣờng tiềm năng hiện tại nhƣ Mỹ, EU, Nhật Bản,..và phát triển sang những thị trƣờng mới.
- Nâng cao hoạt động marketing, tham gia nhiều hội chợ triển lãm, đăng tải nhiều thơng tin liên quan đến sản phẩm Cơng ty để quảng bá hình ảnh rộng rãi tồn thế giới.
- Tạo mơi trƣờng làm việc tốt hơn làm cho ngƣời lao động gắn bĩ lâu dài Cơng ty. Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, nâng cao tay nghề cho cơng nhân.
- Mở rộng khai thác thế mạnh của khu vực miền Trung với nguồn nguyên liệu thuỷ sản dồi dào.
- Tăng cƣờng đổi mới máy mĩc thiết bị gĩp phần tăng năng suất, chất lƣợng sản phẩm, đa dạng hĩa sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngƣời tiêu dùng.
- Tranh thủ sự ủng hộ từ các cấp lãnh đạo đặt biệt từ Tỉnh Uỷ, Sở Thủy Sản, Bộ