Bài 8 KỸ NĂNG THUYẾT TRèNH
2. Cỏc bước thuyết trỡnh
2.2. Sắp xếp cỏc phần mở bài, thõn bài và kết luận hợp lý
Một cụng trỡnh tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Cỏcbon nhưng Than bựn thỡ siờu rẻ cũn Kim cương thỡ siờu đắt. Điều đú cũng bởi vỡ chỳng cú cấu trỳc khỏc nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trỡnh cú hay, cú chặt chẽ thuyết phục người nghe hay khụng phụ thuộc nhiều vào cấu trỳc của bài thuyết trỡnh đú.
Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ mang lại thành cụng cho bài thuyết trỡnh, núi chuyện của chớnh chỳng ta. Theo những người đi trước cụng việc cần làm trước tiờn chớnh là lập dàn ý cho bài thuyết trỡnh. Điều này cho phộp chỳng ta nghĩ đến một bài thuyết trỡnh được phỏc thảo trờn giấy bằng cỏch gạch đầu dũng những nội dung quan trọng. Cú thể hiểu dàn ý của một bài thuyết trỡnh như một bộ khung xương, sau đú chỳng ta sẽ bổ sung thụng tin cho từng nội dung một để bộ xương đú cú da cú thịt. Trong một bài thuyết trỡnh chỳng ta cần phải lưu ý tới kết cấu logic của nú khi đi từ chủ đề này sang chủ đề khỏc; làm sao để cú mở đầu, phần giữa và kết thỳc thật rừ ràng. Hóy giữ cho cấu trỳc bài núi chuyện thật đơn giản và sỏng sủa. Rất cần
71
phải cú cỏc lưu ý, cỏc gạch đầu dũng để giữ mạch núi cho đỳng và khụng bị lạc đề. đi thẳng vào những nội dung quan trọng. Hóy tập trung ngay vào những nội dung quan trọng mà chỳng ta biết chắc chắn sẽ giành được sự chỳ ý.
Dự một bài thuyết trỡnh hay một bài phỏt biểu đều được xõy dựng dựa trờn cấu trỳc 3 phần: mở đầu, thõn bài và kết luận. Tuy nhiờn, việc tổ chức và thể hiện cỏc phần như thế nào thỡ lại là vấn đề khỏc. Khi chuẩn bị bài thuyết trỡnh, chỳng ta đều cú những cõu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để cú một mở bài sắc nhọn lụi cuốn? Làm thế nào để cú một thõn bài chặt chẽ phự hợp? Làm thế nào để cú một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lũng người? Cả ba cõu hỏi trờn cú thể trả lời bằng một cõu: Hóy thiết kế bài thuyết trỡnh của ta giống như “Cỏi đinh”.
Chức năng của từng phần: 2.2.1. Chuẩn bị phần mở đầu
Phần mở bài giống như cỏi mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thỡ mới xuyờn được qua lớp gỗ đầu tiờn. Vỡ vậy phần mở bài phải sắc xảo để cú thể:
- Thu hỳt người nghe
- Tạo bầu khụng khớ ban đầu
- Giỳp người nghe chuyển từ trạng thỏi thiếu tập trung sang trạng thỏi lắng nghe. Phần mở đầu của bài thuyết trỡnh cú nhiệm vụ giới thiệu chủ đề và thu hỳt sự chỳ ý của người nghe. Theo quy luật, ở những giõy phỳt đầu tiờn bao giờ người nghe cũng hướng sự chỳ ý vào người núi, họ muốn biết người núi là ai và sẽ núi về vấn đề gỡ, sau đú sự chỳ ý giảm xuống. Vỡ vậy, chỳng ta cần biết tận dụng sự tập trung chỳ ý cao ở những giõy phỳt đầu tiờn để dẫn dắt người nghe vào bài núi chuyện của mỡnh. Mở đầu tốt sẽ tạo được ấn tượng tốt cho người nghe nhiều khi quyết định sự thành cụng của buổi núi chuyện. Cú nhiều cỏch mở đầu, tựy theo tỡnh huống cụ thể để lựa chọn một trong cỏc cỏch mở đầu sau:
Mở đầu trực tiếp: nờu thẳng chủ đề, mục đớch của bài núi chuyện, cỏc vấn đề chớnh sẽ được trỡnh bày, thời gian dự định trước để người nghe được biết. Ưu điểm của lối mở đầu trực tiếp là đơn giản, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, người nghe nhanh chúng nắm bắt được chủ đề và những vấn đề chớnh của bài núi chuyện. Kiểu mở bài này được ỏp dụng đối với những buổi núi chuyện mang tớnh cụng việc nghiờm tỳc và quan tõm tới nội dung cuả bài núi chuyện.
72
Mở đầu bằng cỏch đặt cõu hỏi: bằng cỏch đặt ra những cõu hỏi ngay ở phần mở đầu để làm người nghe phải suy nghĩ đến chủ đề của buổi núi chuyện. Ưu điểm của cỏch mở đầu này là khụng những thu hỳt được sự chỳ ý của người nghe mà cũn kớch thớch họ suy nghĩ theo một hướng nhất định, tạo thuận lợi cho việc tiếp thu nội dung của bài núi chuyện.
Mở đầu theo lối kể chuyện: người thuyết trỡnh từ từ dẫn đưa người nghe đến với chủ đề của bài núi chuyện bằng cỏch nhắc lại một sự kiện trong quỏ khứ liờn quan tới chủ đề. Cỏch mở đầu này tuy cú hơi rườm rà tớ chỳt, nhưng hấp dẫn lụi cuốn, khụng đột ngột mà từ từ đưa người nghe vào cõu chuyện một cỏch tự nhiờn. Mở đầu tương phản: người thuyết trỡnh bắt đầu việc nhấn mạnh một mõu thuẫn nào đú để gõy sự chỳ ý. Kiểu mở đầu này thường được sử dụng trong những tỡnh huống cú nhiều thử thỏch và người núi chuyện muốn kờu gọi người nghe huy động sức mạnh của mỡnh, đoàn kết để vượt qua thử thỏch.
Mở đầu bằng cỏch trớch dẫn lời núi của danh nhõn.
Ngoài những cỏch mở đầu nờu trờn cũn cú thể cú cỏch mở đầu khỏc. Tựy theo tỡnh huống, đặc điểm của người nghe và sở thớch của bạn mà chọn cỏch mở đầu cho phự hợp. Tuy nhiờn, dự mở đầu bằng cỏch nào cũng phải lưu ý một số điểm sau:
+ Mở đầu quỏ dài dễ làm giảm hứng thỳ của người nghe. + Trỏnh mở đầu khụng ăn nhập với chủ đề của bài núi chuyện.
+ Trỏnh mở đầu thiếu tự tin, bằng những lời biện hộ hoặc bằng những lời xin lỗi.
2.2.2. Chuẩn bị phần thõn bài - nội dung
Phần thõn bài giống như cỏi Thõn đinh. Thõn đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phự hợp với vật cần đúng đinh. Như vậy, phần thõn của bài thuyết trỡnh cần được thiết kế phự hợp với trỡnh độ người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường. Một bài thuyết trỡnh quỏ ngắn với một khoảng thời gian quỏ dài khụng khỏc gỡ lấy đinh đúng guốc để đúng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trỡnh quỏ dài, nội dung phức tạp trong một khoảng thời gian quỏ ngắn thỡ khụng khỏc gỡ lấy đinh đúng thuyền để đúng guốc. Vậy yờu cầu cần cú là một độ dài phự hợp, nội dung phự hợp với người nghe.
* Lựa chọn nội dung quan trọng
Một lỗi thường gặp của cỏc nhà thuyết trỡnh là đưa quỏ nhiều nội dung vào bài thuyết trỡnh của mỡnh. Điều này xảy ra do hai nguyờn nhõn cơ bản:
Thứ nhất: khụng xỏc định được đõu là thụng tin bắt buộc thớnh giả phải biết, đõu là cần biết và nờn biết.
73
Thứ hai: sợ thớnh giả khụng hiểu những gỡ mỡnh núi. “Đa thư thỡ loạn tõm”. Nếu ta đưa quỏ nhiều nội dung vào bài thuyết trỡnh cú thể gõy phản ứng ngược lại là làm thớnh giả rối trớ khụng nhớ được gỡ.
Vậy trong phần thõn bài cần thiết xỏc định được đõu là thụng tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đõu là thụng tin cần truyền đạt và cuối cựng đõu là thụng tin nờn truyền đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phộp ta sắp xếp theo thứ tự từ thụng tin bắt buộc, đến thụng tin cần và cuối cựng là thụng tin nờn biết. Thỏch thức lớn nhất đối với người thuyết trỡnh đú là “giới hạn cỏc điểm chớnh”.
* Chia thành cỏc phần dễ tiếp thu
Một bài thuyết trỡnh thụng thường được chia làm 2 - 6 phần. Cỏc phần này được sắp xếp với nhau theo một trật tự lụgớc nhất định. Lụgớc cú thể theo trỡnh tự thời gian, cú thể theo quan hệ nguyờn nhõn - kết quả.... Trong phần này cần xỏc định cú bao nhiờu nội dung chớnh cần truyền đạt, cỏc nội dung này cần sắp xếp cú thứ tự và logic hợp lý. Khụng nờn cú quỏ nhiều nội dung (khoảng 2 - 4 nội dung là vừa). Phần thõn bài chiếm ớt nhất là khoảng 2/3 thời gian núi chuyện. Giữa cỏc nội dung nờn cú cỏc cõu dẫn kết nối vớ dụ: vấn đề số 1 là..., vấn đề số 2 là... để tỏch bạch.
* Lựa chọn thời gian cho từng nội dung
Sau khi phõn chia thành cỏc phần cơ bản thỡ điều cần thiết là phải lựa chọn thời gian cho từng nội dung. Thụng thường phần đầu nờn ngắn gọn để gõy cho thớnh giả cảm giỏc bài thuyết trỡnh ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
Khi chuẩn bị phần này nờn lưu ý một số điểm sau:
+ Cỏc ý phải được sắp xếp theo một một trỡnh tự hợp lý, đảm bảo tớnh logic của bài núi chuyện, nghĩa là cỏc ý phải liờn quan chặt chẽ với nhau, ý trước là tiền đề của ý sau, khụng trựng lặp. Trong trường hợp ngược lại, bài núi chuyện sẽ rời rạc, loanh quanh, cú khi sau một hồi diễn thuyết lại quay lại ý xuất phỏt. Những bài núi chuyện như vậy rất dễ làm người nghe bực mỡnh. Ngoài ra, cũng cần chỳ ý khi chuyển từ ý này sang ý khỏc phải cú những từ hoặc cụm từ liờn kết thớch hợp để làm bài núi chuyện mạch lạc và làm cho người nghe khụng cảm thấy quỏ đột ngột.
+ Để bài thuyết trỡnh cú tớnh thuyết phục khụng nờn núi chung chung theo kiểu “hụ khẩu hiệu”, mà phải đưa được những vớ dụ, những số liệu cụ thể minh họa cho mỗi ý, mỗi luận điểm của mỡnh. Tuy nhiờn, cũng khụng nờn đưa ra quỏ nhiều vớ dụ vỡ dễ làm bài thuyết trỡnh trở nờn tản mạn, với mỗi ý chỉ nờn đưa ra một vớ dụ điển hỡnh nhất để minh họa. Nếu cú một số vấn đề khú diễn đạt hoặc cảm thấy cần làm rừ thờm, hóy minh họa bằng cỏc vớ dụ hay cõu chuyện ngắn gọn, sỳc tớch, hoặc trớch dẫn những tỡnh tiết tiờu biểu nào đú, giỳp khỏn giả hỡnh dung rừ ràng và cụ thể hơn về điều chỳng ta muốn núi. Bờn cạnh đú, những cõu chuyện dớ dỏm sẽ giỳp làm
74
dịu khụng khớ long trọng hay căng thẳng của buổi thuyết trỡnh. Tuy nhiờn, “Trào phỳng như muối – hóy dựng cẩn thận”. Nếu quỏ lạm dụng những cõu chuyện như thế, chỳng ta sẽ mất nhiều thời gian và cũn bị thớnh giả đỏnh giỏ là người thiếu nghiờm tỳc.
+ Tựy theo tớnh chất của bài núi chuyện, cú thể chuẩn bị thờm những cõu chuyện vui, khụi hài để làm cho khụng khớ của buổi núi chuyện đỡ căng thẳng và duy trỡ sự chỳ ý của người nghe, tuy nhiờn, sự khụi hài cũng phải cú giới hạn. Một buổi núi chuyện với quỏ nhiều tiếng cười thỡ nhiều khi, sau khi kết thỳc, trong người nghe chỉ đọng lại những tiếng cười, những cõu núi dớ dỏm mà thụi.
Sử dụng cỏc minh hoạ tiờu biểu, phần minh hoạ kết thỳc phải tổng quỏt và cú tớnh kết thỳc
2.2.3. Chuẩn bị phần kết luận
Phần kết luận giống như mũi đinh. Hai mảnh gỗ khụng thể kết dớnh chặt chẽ vào nhau nếu như chiếc đinh khụng cú mũi. Vậy người nghe cũng khụng thể nhớ được nội dung chớnh bài thuyết trỡnh nếu như khụng cú kết luận. Phần kết luận giỳp cho thớnh giả nắm được những điểm chớnh của bài thuyết trỡnh và lưu lại những ấn tượng về diễn giả và bài thuyết trỡnh.
Khi ta đó xõy dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là làm thế nào để thể hiện cỏc phần đú một cỏch sắc xảo, thỳ vị, đầy sức thuyết phục.
Theo quy luật của sự chỳ ý, vào những giõy phỳt cuối cựng của buổi núi chuyện, người nghe lại một lần nữa dồn mọi sự chỳ ý vào người núi, kể cả những người từ đầu tới giờ khụng nghe gỡ cả. Vỡ thế cần biết lợi dụng sự chỳ ý này để chốt lại trong người nghe những điểm then chốt của bài núi chuyện, nhấn mạnh lại cỏc điểm chớnh và tỡm hiểu xem người nghe đó lĩnh hội được cỏc thụng tin đú thụng qua những cõu hỏi nếu thấy cần thiết. Bổ sung thờm cỏc thụng tin cần thiết mà phần nội dung cũn thiếu. Nờu cỏc vấn đề cần thảo luận sau đú nếu cú hoặc cỏc cụng việc cần làm theo yờu cầu của phần nội dung.
Tựy theo tớnh chất, mục đớch cuả bài thuyết trỡnh mà đưa ra lời chỳc mừng, lời kờu gọi hoặc đề ra nhiệm vụ cho tương lai... Và tất nhiờn đừng quờn cảm ơn người nghe vỡ đó chỳ ý nghe.
Phần kết thỳc của một bài núi rất quan trọng. Chỳng ta luụn mong muốn thớnh giả đứng dậy cựng sự đồng tỡnh và ghi nhớ những điều chỳng ta đó núi. Đừng chỉ núi : “Xem nào, tụi, ừm... đó xong”. Núi cỏch khỏc, hóy đừng kết thỳc quỏ đơn điệu. Giải phỏp: nếu nội dung bài trỡnh bày dài dũng và phức tạp, hóy túm tắt trước khi kết thỳc bài diễn văn. Thụng thường, sau khi nghe thuyết trỡnh, thớnh giả sẽ đặt cõu hỏi: “Thế thỡ sao nhỉ?”, nghĩa là họ vẫn chưa hiểu được mục đớch cuối cựng bài diễn văn muốn núi gỡ. Do vậy, cần tạo sự hứng thỳ cho khỏn giả, chỳng ta muốn thớnh giả cảm nhận gỡ khi kết thỳc bài núi? Nờn bỏo hiệu sự kết thỳc bài núi như thế
75
nào? Núi “Túm lại...” hay hơn là chỉ núi “Cuối cựng…”. Bằng cỏch nào đú, hóy cho mọi người biết chắc chắn bạn sắp kết thỳc, và rồi bạn hóy núi lời kết. Cú một vị hiệu trưởng đại học núi, ụng ta đưa mọi người lờn cao trào, hạ xuống, rồi lại lờn, lờn nữa, và lại lờn nữa. Chỳng ta cú thể tưởng tượng được thớnh giả đó hứng thỳ lắng nghe như thế nào. Cỏc cỏch kết luận đưa ra thỏch đố hay lời kờu gọi cho thớnh giả...Thỏch thức hay kờu gọi cỏch kết thỳc này rất cú tỏc dụng ở những bài thuyết trỡnh mang tớnh thuyết phục người nghe... Cũng như phần mở đầu, những kết luận trớch dẫn giỳp mọi người tiếp thu nhanh hơn.
Làm cỏch nào thu hỳt người nghe, làm thế nào để khắc phục sự ồn ào của đỏm đụng. Những lời khuyờn nhỏ sau đõy sẽ giỳp chỳng ta thờm tự tin và cú khả năng thực hiện một buổi thuyết trỡnh hay:
- Buộc người khỏc phải yờn lặng bằng sự yờn lặng của mỡnh. Khi mọi người trở nờn ồn ào (sau giờ nghỉ giải lao, trước khi bạn mở màn hay trong lỳc chỳng ta đang núi). Một cỏch để họ im lặng là chỳng ta thử ngưng núi một lỳc, họ sẽ nhận ra điều này ngay và đến khi mọi người ổn định trở lại, chỳng ta cú thể tiếp tục.
- Mọi người sẽ trật tự nếu bạn cho họ một ớt thời gian. Nhưng nếu bạn cứ chờ hoài thỡ cũng chẳng ớch lợi gỡ. Chịu khú di chuyển tới lui người nghe theo dừi bằng cả ỏnh mắt và nếu chỳng ta đến gần họ, chỳng ta sẽ trở thành tõm điểm của mọi sự chỳ ý. Nếu cứ đứng một chỗ và một tư thế sẽ gõy nhàm chỏn và người ta giống như đang gắng gượng để ngh. Những lỳc ngừng núi hóy dừng lại sau mỗi luận điểm, hỏi xem mọi người cú hiểu khụng. Nếu cũn thời gian, yờu cầu mọi người nờu cõu hỏi và làm rừ thờm. Chỳng ta sẽ được chỳ ý hơn và lụi kộo người nghe trở lại cựng bài thuyết trỡnh nếu như họ bị phõn tỏn tư tưởng. Để dành những cõu hỏi khụng liờn quan cho phần sau. Trong trường hợp bị hỏi những cõu chẳng hề dớnh dỏng gỡ, hóy lịch sự yờu cầu họ để vấn đề này giải quyết sau. Ghi nhận lại và nếu sau buổi núi chuyện này, khụng cũn thời gian, mời người đú tới trao đổi trực tiếp với chỳng ta. Nếu người ta cứ trao đổi với nhau, chỳng ta cứ cảm ơn nhận xột của họ và núi họ tới phần trả lời cõu hỏi hóy trao đổi tiếp. Chỳng ta sẽ cú được sự lắng nghe của mọi người nếu bài thuyết trỡnh được trỡnh bày thật tốt.