c. Đối với công ty cổ phần
3.2.3.2.Nâng cao nhận thức về vai trò của Điều lệ và quy chế của doanh nghiệp trong việc kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan
nghiệp trong việc kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan
Vấn đề kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan cần được các doanh nghiệp quan tâm, chú trọng đúng mức từ khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp. Để xây dựng cơ chế kiểm soát này cần dựa trên định hướng của các thành viên, cổ
đông công ty được thể hiện trong Điều lệ, Quy chế hoạt động của Doanh nghiệp.
Ngay trong việc xây dựng Điều lệ doanh nghiệp, hiện nay chưa nhận được sự quan tâm của các thành viên, cổ đông. Đa số các doanh nghiệp đã sao chép nguyên văn các Điều lệ mẫu mà không có sự cụ thể hóa nào theo các đặc điểm của doanh nghiệp. Chủ yếu việc xây dựng Điều lệ chỉ là hình thức làm điều kiện cho việc đăng ký kinh doanh. Trên cơ sở các quy định của pháp luật, doanh nghiệp xây dựng bản Điều lệ phù hợp với công ty mình từ việc quyết định diện những người được coi là có liên quan cần đưa vào kiểm soát, thủ tục phê duyệt giao dịch trong đó có quy định về công khai giao dịch và thẩm quyền phê duyệt giao dịch và hiệu lực của giao dịch nếu không tuân theo thủ tục giao kết được quy định trong Điều lệ.
Trên cơ sở Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty, các doanh nghiệp phải tự xây dựng cho mình quy chế nội bộ về kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của doanh nghiệp. Trong quy chế nội bộ này phải đề cập đến các nội dung sau:
(i) Danh sách người có liên quan với công ty. Công ty cũng cần lưu ý rằng danh sách này phải thường xuyên được kiểm tra và cập nhật dựa trên tình hình sở hữu của công ty và những thay đổi của người quản lý hoặc các thành viên, cổ đông chi phối về người thân thích, về công ty mà người đó có cổ phần, vốn góp chi phối.
Như vậy danh sách người có liên quan với công ty này gắn liền với yêu cầu về công bố thông tin của thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát và Ban giám đốc.
(ii) Các loại giao dịch cần kiểm soát: từ giao dịch dân sự, thương mại đến lao động. Quy chế này có thể quy định các loại giao dịch cụ thể cần kiểm soát bao gồm nhưng không giới hạn ở các loại giao dịch như giao dịch mua bán, cho thuê hàng hóa/tài sản; giao dịch cho vay, bảo lãnh cho khoản vay.
(iii) Thủ tục kiểm soát giao dịch. Gồm có:
- Người đại diện theo pháp luật có nghĩa vụ công khai giao dịch trước cơ quan có thẩm quyền thông qua giao dịch như HĐQT/HĐTV và ĐHĐCĐ; Người có liên quan có quan hệ trực tiếp với công ty có nghĩa vụ công khai giao dịch giữa công ty với chủ thể có liên quan đến mình tới người đại diện theo pháp luật của công ty.
- Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giao dịch. Người đứng đầu cơ quan đó như chủ tịch HĐQT/chủ tịch HĐTV có nghĩa vụ tổ chức cuộc họp lấy ý kiến về việc có phê duyệt giao dịch hay không. Người có liên quan có trách nhiệm giải trình về các điều khoản của giao dịch, những lợi ích vật chất có thể đạt được và những thông tin quan trọng về hợp đồng (nếu có). Cơ quan có thẩm quyền phê duyệt giao dịch sẽ bỏ phiếu thông qua giao dịch theo nguyên tắc được quy định trong Luật Doanh nghiệp và Điều lệ, trong đó lá phiếu của người có liên quan đến giao dịch không được tính đến.
(iv) Trách nhiệm khi vi phạm các quy định về kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan. Công ty nên cụ thể hóa trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến việc kiểm soát giao dịch giữa công ty với người có liên quan. Đó là những người vi phạm nghĩa vụ công bố thông tin, người đại diện theo pháp luật vi phạm nghĩa vụ công khai giao dịch giữa công ty với người có liên quan và những người có liên quan trực tiếp với công ty vi phạm nghĩa vụ công khai giao dịch. Trách nhiệm dân sự, trách nhiệm hành chính hoặc trách nhiệm hình sự cần được quy định cụ thể trong Quy chế.
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp cần chú trọng đến việc xây dựng hệ thống quản trị. Hệ thống đó bao gồm: tổ chức bộ máy, chính sách, quy chế, quy trình nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát, trong đó quy định đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, có sự phân công, phân nhiệm ủy quyền rõ ràng, xác định trách nhiệm của cá nhân gắn với chất lượng công việc và quyền lợi của người thực hiện. Các quy trình nghiệp vụ phải đầy đủ, chi tiết, cụ thể để hướng dẫn thực hiện, xác định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận có liên quan.
Bên cạnh việc xây dựng hệ thống quản trị thì các doanh nghiệp cũng cần lưu ý vấn đề tiếp theo là làm cho hệ thống đó thực sự được vận hành trong đời sống doanh nghiệp. Ngoài việc kiên định với mục tiêu phát triển và áp dụng hệ thống quản trị, các doanh nghiệp cũng cần chú trọng việc giám sát, kiểm tra và đánh giá nhằm cải tiến liên tục hệ thống cho ngày càng phù hợp hơn với điều kiện thực tế của doanh nghiệp mình.
Những người quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các thành viên HĐQT cần thay đổi tư duy và nhận thức về quản trị công ty, nhất là về vai trò của HĐQT, Ban giám đốc và Ban kiểm soát để tránh việc HĐQT thâu tóm quyền lực trong công ty do đa số thành viên HĐQT là cổ đông lớn.
Ngoài ra, thay đổi phương pháp quản trị công ty và điều hành doanh nghiệp trong
đó coi trọng việc minh bạch hóa và trách nhiệm giải trình là quy trình tất yếu để lành
mạnh hóa doanh nghiệp và quản trị doanh nghiệp hiệu quả.