8. Cấu trúc của luận văn
2.2.2.3. Quy chế ban hành
Quy chế là công cụ để quản lý nhân viên về mặt tổ chức hành chính của bộ phận quản trị nhân lực. Hoạt động của công ty có tốt, có ổn định nhân viên hay không phần lớn dựa vào bộ quy chế hoạt động nội bộ này. Chính vì thế, bộ quy chế vừa phải mang tính hướng dẫn, vừa mang tính chế tài nhưng phải là công cụ để khích lệ, động viên tinh thần làm việc chung của nhân viên.
Từ khi Công ty đi vào hoạt động, đã liên tục soạn thảo và chỉnh sửa bộ quy chế nội bộ theo từng giai đoạn phát triển cho phù hợp. Sau khi thành lập phòng Hành chính Nhân sự, các cán bộ phòng đã nghiên cứu tình hình thực tế của công ty và dựa trên các quy chế cũ đã ban hành để sửa đổi kiện toàn nhằm
64
ổn định tổ chức và thay đổi những điều lệ đã không còn phù hợp. Đến nay bộ quy chế ban hành ra thể hiện các lĩnh vực trong hệ thống quản lý, được chia ra làm các chương mục bao gồm: Chương 1. Quyền hạn và trách nhiệm của lãnh đạo và các bộ phận trực thuộc; Chương 2. Quản lý lao động; Chương 3. Khen thưởng và kỷ luật; Chương 4. Quản lý hành chính. Ngoài ra có quy chế tuyển dụng và đào tạo nhân viên.
Tuy nhiên để phát huy vai trò của quy chế quản lý nội bộ công ty cần thực hiện thêm các điều sau:
- Hướng dẫn và giải thích rõ ràng về quy chế khen thưởng kỷ luật, đặc biệt là phần khen thưởng cần cụ thể hóa các trường hợp và mức khen thưởng.
- Cần bổ sung về quy chế tiền lương nhằm minh bạch hóa vấn đề lương tháng, giúp cho người lao động hiểu được cách tính lương mà doanh nghiệp tính cho mình. Các khoản cộng thưởng và đối trừ phải rõ ràng đảm bảo tính công bằng cho tất cả các nhân viên.
- Trong thời gian trước đây, vai trò của bộ phận quản trị nhân sự trong công ty chưa được đề cao và quan tâm. Mọi vấn đề liên quan đều do lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo cho nhân viên dưới quyền. Chưa sử dụng cán bộ quản lý nhân sự có chuyên môn. Vì chưa có một phòng quản trị nhân sự nên hầu hết các sự việc phát sinh đều do lãnh đạo trực tiếp chỉ đạo giải quyết dựa trên cơ sở chung nhất là bộ quy chế và tình hình thực tiễn. Việc này nhiều khi phát sinh sự thiếu khách quan do bỏ qua các bước giải quyết cần có trong quản trị nhân sự. Ngoài ra khi nhân viên có những nhu cầu chính đáng thì lãnh đạo công ty chưa kịp thời nắm bắt. Chính vì vậy cần giao trách nhiệm quản lý và thực hiện đúng theo quy chế nội bộ cho bộ phận Nhân sự. Có như thế thì bộ phận Nhân sự mới phát huy hết vai trò chức năng của mình trong việc quản lý nhân sự nói chung.
65