8. Cấu trúc của luận văn
2.2.1. Trách nhiệm quản lý của Ban lãnh đạo và các cán bộ quản lý khác
Trách nhiệm quản lý nhân lực trước hết thuộc về những người lãnh đạo các cấp trong một doanh nghiệp như Ban Giám đốc, trưởng các phòng, ban nghiệp vụ. Tất cả những người quản lý phải giải quyết trực tiếp các vấn đề về nhân lực thuộc phòng mình. Ngoài kỹ năng về chuyên môn, mỗi một trưởng phòng trong Công ty phải có khả năng về quản lý.
Để xác định rõ vai trò của từng vị trí trong các cấp quản lý, công ty đã mô tả rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý của Ban Giám đốc và các trưởng phòng nhằm quản lý, sắp xếp đúng người vào đúng vị trí đồng thời phục vụ cho công tác hoạch định nhân lực tiếp theo của công ty. Dựa vào sự phân quyền này, các cán bộ quản lý sẽ nắm rõ được vai trò vị trí của mình, chịu trách nhiệm và điều hành hoạt động phòng ban mình phụ trách. Đây cũng có thể coi là cơ sở để đánh giá khả năng của mỗi cán bộ để thúc đẩy sự thăng tiến trong nghề nghiệp.
Trách nhiệm quyền hạn của các cấp lãnh đạo được mô tả cụ thể như sau: 2.2.1.1. Ban Giám đốc
Ban Giám đốc Công ty là bộ phận cao nhất, trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Với vai trò của
55
mình, Ban giám đốc Công ty chịu trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra, chỉ đạo các phòng ban nghiệp vụ triển khai thực hiện kế hoạch và phương án đầu tư tại đơn vị. Được coi như đầu não hoạt động của toàn Công ty, Ban Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng cơ cấu bộ máy hoạt động của Công ty, chỉ đạo phòng nghiệp vụ biên soạn và ban hành bộ Quy chế quản lý nội bộ Công ty để đưa vào hệ thống quản lý. Ngoài ra, với quyền hạn của mình, Ban Giám đốc có toàn quyền quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh của Công ty trong mọi trường hợp. Đồng thời quyết định lương, thưởng và phụ cấp đối với người lao động trong công ty.
2.2.1.2. Trưởng phòng Kinh doanh
Là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp nhất đến tình hình kinh doanh của Công ty, Trưởng phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý bố trí phân công giao nhiệm vụ cho cán bộ thuộc phòng kinh doanh thực hiện kế hoạch, xây dựng phương án kinh doanh trong nước và ngoài nước theo từng tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm và chỉ đạo cán bộ phụ trách các bộ phận chuyên trách thuộc phòng kinh doanh thực hiện phương án kinh doanh đó. Trưởng phòng Kinh doanh phụ trách việc xây dựng chiến lược phát triển thị trường phù hợp với nhu cầu và tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trình ban Giám đốc xét duyệt.
Để xây dựng hệ thống sản phẩm chiến lược cho Công ty, Trưởng phòng Kinh doanh có trách nhiệm hàng tháng phải lập kế hoạch lịch khởi hành các tour Outbound (du lịch ra nước ngoài) của tháng tiếp theo vào ngày 20 hàng tháng (kể cả các tour và ngày khởi hành của các công ty du lịch trên địa bàn) gửi đến các phòng ban của công ty phối hợp triển khai thực hiện. Phát triển các sản phẩm du lịch trong nước phù hợp với tiêu chí giá rẻ, chất lượng cao của Công ty.
56
Vào ngày 30 hàng tháng, Trưởng phòng Kinh doanh phải lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của tháng trước và xây dựng kế hoạch triển khai công tác của tháng tiếp theo trình ban Giám đốc chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, yêu cầu Trưởng phòng Kinh doanh phải nghiên cứu nắm bắt thông tin, kịp thời giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện và triển khai phương án kinh doanh. Thực hiện tổ chức nghiên cứu tâm lý trong nhóm đối tượng du khách để chào bán các chương trình tour phù hợp với sở thích và nhu cầu của khách hàng từng khu vực khác nhau.
Ngoài ra phải thường xuyên nghiên cứu, lập kế hoạch, phối hợp với các phòng chức năng xây dựng các sản phẩm dịch vụ mới để chào bán ra thị trường. Thường xuyên cập nhật khai thác xây dựng chương trình tour mới hấp dẫn, kịp thời thông báo và bàn bạc với ban Giám đốc, điều hành, kế toán để tổ chức phối hợp triển khai thực hiện kế hoạch quảng cáo. Thực hiện thông báo đến khách hàng những thông tin sớm nhất, đáp ứng mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Song song với việc này là tổ chức những chương trình khuyến mại, hậu đãi nhằm thu hút khách hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Phối hợp với tất cả các phòng ban: Kế toán, Hành chính Nhân sự, phòng Điều hành để tạo thành những mắt xích giữa các phòng ban nghiệp vụ khác nhau thực hiện chào bán các sản phẩm đồng bộ và có chất lượng cao gây ấn tượng trong lòng mọi đối tượng khách hàng.
Trưởng phòng Kinh doanh có quyền được đề nghị tuyển dụng nhân viên thuộc phòng Kinh doanh khi thấy cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Công ty. Trưởng phòng cũng là người trực tiếp đưa ra các yêu cầu, các tiêu chí đối với nhân viên dưới quyền. Các nhân viên dưới quyền sẽ được trưởng phòng giao nhiệm vụ, phân công công việc cụ thể như triển khai các hoạt động chào
57
bán sản phẩm, khai thác thị trường khách mục tiêu của Công ty, mở rộng thị trường khách, thực hiện các công việc hậu mãi...
2.2.1.3. Trưởng phòng Điều hành
Bộ phận Điều hành là một mắt xích không thể thiếu của mọi công ty du lịch. Công việc điều hành quyết định rất lớn tới sự thành công cuối cùng của tour du lịch.
Để phòng hoạt động hiệu quả, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các chương trình du lịch. Trong đó, Trưởng phòng là người tạo quan hệ với các đối tác cung ứng dịch vụ, phục vụ việc thực hiện chương trình như hệ thống nhà hàng, khách sạn, phương tiện vận chuyển, các phòng vé tham quan tại điểm du lịch bằng các hợp đồng liên kết thường kỳ. Đàm phán với đối tác để được giá hợp đồng ưu đãi, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trước mỗi mùa du lịch cao điểm, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức đi khảo sát thực tế nắm bắt các thông tin chi tiết cụ thể từng địa danh, khu du lịch trọng điểm, chủ động chuẩn bị chuỗi cung ứng dịch vụ để thực hiện tour du lịch. Lập danh sách thông tin chi tiết về đội ngũ hướng dẫn viên thường xuyên và hướng dẫn viên cộng tác đảm bảo cung ứng đầy đủ và chất lượng trong các mùa cao điểm.
Ngoài ra, Trưởng phòng Điều hành có trách nhiệm lập biểu theo dõi lịch tour, theo dõi và đôn đốc các hợp đồng đến hạn thanh lý, điều phối các vật tư trang thiết bị, tài chính phục vụ cho chương trình du lịch, phối hợp với hướng dẫn viên giải quyết những phát sinh, những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện tour.
Đối với các tour du lịch, Trưởng phòng có trách nhiệm thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ du lịch thông qua những phản hồi của khách hàng nhằm rút kinh nghiệm, nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo tuyệt đối chất lượng dịch vụ và uy tín của mình như đã cam kết với khách hàng.
58
2.2.1.4. Trưởng phòng Kế toán
Phòng Kế toán phụ trách công tác quản lý tài chính của Công ty, Trưởng phòng Kế toán có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các khoản thu, chi, báo cáo tình hình tài chính và kết quả kinh doanh lỗ, lãi của đơn vị trình Giám đốc vào mỗi đầu tháng. Báo cáo các khoản nợ đọng cuối kỳ (nếu có) đôn đốc các bộ phận
chức năng thu hồi các khoản nợ (nếu có).
Công ty quy định, vào ngày 28 hàng tháng, Trưởng phòng Kế toán lập dự trù chi phí của tháng kế tiếp phục vụ cho kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. Phân bổ công việc cho các nhân viên trực thuộc thực hiện các công việc thu chi, quyết toán, ghi chép sổ sách và lưu giữ các chứng từ. Trưởng phòng Kế toán là người chịu trách nhiệm cao nhất trước ban Giám đốc Công ty về việc báo cáo tài chính năm. Phối hợp với các phòng chức năng khác của công ty tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Đối với doanh nghiệp, Trưởng phòng Kế toán có quyền kiểm soát các đối tác cung cấp dịch vụ đầu vào khi thấy cần thiết nhằm đảm bảo lợi ích kinh tế tối đa cho Công ty. Có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng trong đơn vị cung cấp các chứng từ hoá đơn trong quá trình sử dụng dịch vụ đầu vào và chịu trách nhiệm cung cấp chứng từ hoá đơn đầu ra một cách nhanh nhất cho các bộ phận chức năng khi có yêu cầu để tiến hành hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng và các cơ quan chức năng khác.
Các trưởng phòng trong Công ty đều có chức năng quản lý đối với nhân viên trực thuộc. Trưởng phòng là người được quyền giao việc cho cán bộ, nhân viên, có quyền đề nghị bổ nhiệm, bãi nhiệm đối với các vị trí thuộc quyền quản lý và được yêu cầu tuyển dụng cán bộ nhân viên khi thấy cần thiết để phục vụ
59
cho công việc. Ngoài ra các trưởng phòng có quyền kiến nghị lên lãnh đạo Công ty những giải pháp, những kế hoạch để phát triển.
Như vậy, có thể thấy rõ vai trò quản lý của các Trưởng phòng trong Công ty. Các phòng ban nghiệp vụ đều có hoạt động riêng biệt, không chồng lấn lên nhau nhưng thường xuyên phối hợp với nhau để mọi công việc được diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả.
2.2.1.5. Sự điều chỉnh thay đổi cơ cấu các phòng ban nghiệp vụ
Trong quá trình hoạt động của Công ty, do tính chất công việc nên liên tục có sự thay đổi về nhân sự. Hàng năm Công ty đều tiến hành đánh giá và thiết lập lại cơ cấu thông qua việc thành lập, xóa bỏ các phòng ban và điều chuyển cán bộ. Các phòng ban có sự thay đổi nhiều nhất đó là phòng Kinh doanh và phòng Điều hành. Chỉ tính từ năm 2005 đến 2010 Công ty đã có 5 lần thay đổi cơ cấu, ngoài Ban lãnh đạo và phòng Hành chính Kế toán, các phòng ban khác đều có sự thay đổi qua từng năm:
Năm 2005, bộ máy Công ty bao gồm các phòng: Phòng Hành chính Kế toán; Phòng Điều hành du lịch nội địa; Phòng Điều hành du lịch quốc tế; Phòng Kinh doanh và Phát triển thị trường; Phòng Chăm sóc khách hàng.
Năm 2006, chuyển đổi phòng Điều hành Du lịch nội địa và phòng Điều hành Du lịch Quốc tế, thành phòng Điều hành du lịch; chuyển đổi Phòng Chăm sóc khách hàng, phòng Kinh doanh và phát triển thị trường, thành phòng Kinh doanh du lịch.
Năm 2007, xóa bỏ phòng Điều hành du lịch, thành lập phòng Du lịch trong nước; xóa bỏ phòng Kinh doanh du lịch, thành lập phòng Kinh doanh và phát triển thị trường và phòng Du lịch nước ngoài.
60
Năm 2008, chuyển đổi phòng Du lịch trong nước, phòng Du lịch nước ngoài, thành phòng Điều hành du lịch; chuyển đổi phòng Kinh doanh và phát triển thị trường thành phòng Kinh doanh du lịch.
Năm 2009, xóa bỏ phòng Kinh doanh du lịch, phòng Điều hành du lịch; thành lập phòng Du lịch trong nước và phòng Du lịch nước ngoài.
Năm 2010, tách phòng Hành chính kế toán thành Phòng Kế toán và phòng Hành chính Nhân sự; tách phòng Du lịch trong nước và phòng Du lịch nước ngoài thành phòng Kinh doanh và phòng Điều hành.
Trong giai đoạn còn nhiều khó khăn về mặt kinh tế, thì việc phải thay đổi để thích nghi là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên việc thay đổi như thế nào và khi nào cần thay đổi, khi nào cần ổn định là vấn đề mà cấp lãnh đạo công ty phải quan tâm nhằm tránh tình trạng thay đổi nhiều lần làm rối loạn cơ cấu khiến cho mọi công tác quản lý trở nên khó khăn hơn.
2.2.2. Hoạt động quản trị nhân lực của Công ty
Theo cơ cấu các phòng ban của Công ty thì Phòng Hành chính Nhân sự là bộ phận chức năng về quản trị nhân lực của công ty, có trách nhiệm trợ giúp cho lãnh đạo và các cán bộ quản lý thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực trong bộ phận của mình. Tuy nhiên do phòng Hành chính Nhân sự (thực hiện chức năng quản lý hành chính văn phòng và quản trị nhân lực) mới được thành lập cuối năm 2010 nên cần phải điều chỉnh thường xuyên để phối hợp nhịp nhàng với mọi hoạt động chung của Công ty.
2.2.2.1. Mô hình tổ chức phòng
Tổ chức bộ phận quản trị nhân lực của công ty từ khi thành lập hầu hết do Giám đốc công ty trực tiếp phụ trách. Trong giai đoạn mới thành lập doanh nghiệp, do là công ty mới, chưa lớn mạnh về quy mô nên bộ phận quản trị nguồn
61
nhân lực chưa được trở thành bộ phận độc lập. Việc quản trị nhân lực giai đoạn này chủ yếu do Ban giám đốc trực tiếp điều hành và giao việc cho cán bộ trực thuộc phòng Hành chính Kế toán. Do yêu cầu công việc, đến tháng 12 năm 2010, thành lập phòng Hành chính Nhân sự phụ trách các công việc hành chính văn phòng và quản trị nhân sự của Công ty. Cơ cấu phòng bao gồm Trưởng phòng, nhân viên hành chính lễ tân, nhân viên lao động tiền lương.
2.2.2.2. Vai trò - chức năng của phòng
Vai trò: Công ty xác đinh phòng Hành chính Nhân sự là phòng nghiệp vụ về n nhân lực, trợ giúp cho lãnh đạo công ty về lĩnh vực tổ chức và lao động, thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động và nhiệm vụ chuyên môn khác được giám đốc công ty giao.
Chức năng: Phòng Hành chính Nhân sự thực hiện hai chức năng chính đó là quản trị chiến lược nhân lực và quản trị hành chính văn phòng.
Nhiệm vụ: Giống như các phòng ban khác, phòng Hành chính Nhân sự được phân rõ nhiệm vụ đối với từng thành viên thuộc phòng như sau:
- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban Giám đốc
Công ty về các hoạt động quản trị của phòng. Bên cạnh việc tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược phát triển nhân lực của toàn công ty, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự phụ trách việc lập, xây dựng kế hoạch nhân lực, chương trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực định kỳ đảm bảo lượng nhân lực ổn định đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm thực thi các phương án thành lập mới, giải thể các phòng, ban trực thuộc công ty, công tác quản lý cán bộ như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt,
62
lập phiếu cán bộ, hồ sơ bổ sung cán bộ công nhân viên (CBCNV) theo quy định về quản lý cán bộ.
Thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho CBCNV trong toàn công ty. Tham gia Hội đồng khen thường, nâng bậc, nâng lương trong công ty và lập báo cáo tiền lương, lao động, an toàn lao động theo định kỳ.
Cán bộ tiền lương và lao động: Phụ trách các công việc về lương thưởng như lập ngân sách nhân sự cho văn phòng và các bộ phận; dự báo ngân sách trả lương; theo dõi và lập kế hoạch trả lương cho từng cá nhân; thực hiện các cuộc thăm dò định kỳ về mức lương; lập kế hoạch và đánh giá công việc. Soạn thảo các văn bản về phân cấp quản lý, thi đua khen thưởng, kỷ luật CBCNV. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc và tính lương, trả lương cho toàn bộ nhân viên Công ty.
Cán bộ tiền lương và lao động chịu trách nhiệm thực hiện công tác ban đầu về tiếp nhận, đào tạo, thuyên chuyển CBCNV trình lãnh đạo phê duyệt, phối hợp với các trưởng phòng trong việc đào tạo và kỷ luật nhân viên; lắng nghe và