8. Cấu trúc của luận văn
2.2.2.2. Vai trò chức năng của phòng
Vai trò: Công ty xác đinh phòng Hành chính Nhân sự là phòng nghiệp vụ về n nhân lực, trợ giúp cho lãnh đạo công ty về lĩnh vực tổ chức và lao động, thực hiện các chính sách xã hội đối với người lao động và nhiệm vụ chuyên môn khác được giám đốc công ty giao.
Chức năng: Phòng Hành chính Nhân sự thực hiện hai chức năng chính đó là quản trị chiến lược nhân lực và quản trị hành chính văn phòng.
Nhiệm vụ: Giống như các phòng ban khác, phòng Hành chính Nhân sự được phân rõ nhiệm vụ đối với từng thành viên thuộc phòng như sau:
- Trưởng phòng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Ban Giám đốc
Công ty về các hoạt động quản trị của phòng. Bên cạnh việc tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược phát triển nhân lực của toàn công ty, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự phụ trách việc lập, xây dựng kế hoạch nhân lực, chương trình tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực định kỳ đảm bảo lượng nhân lực ổn định đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra.
Dưới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm thực thi các phương án thành lập mới, giải thể các phòng, ban trực thuộc công ty, công tác quản lý cán bộ như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt,
62
lập phiếu cán bộ, hồ sơ bổ sung cán bộ công nhân viên (CBCNV) theo quy định về quản lý cán bộ.
Thực hiện việc nâng lương, nâng bậc cho CBCNV trong toàn công ty. Tham gia Hội đồng khen thường, nâng bậc, nâng lương trong công ty và lập báo cáo tiền lương, lao động, an toàn lao động theo định kỳ.
Cán bộ tiền lương và lao động: Phụ trách các công việc về lương thưởng như lập ngân sách nhân sự cho văn phòng và các bộ phận; dự báo ngân sách trả lương; theo dõi và lập kế hoạch trả lương cho từng cá nhân; thực hiện các cuộc thăm dò định kỳ về mức lương; lập kế hoạch và đánh giá công việc. Soạn thảo các văn bản về phân cấp quản lý, thi đua khen thưởng, kỷ luật CBCNV. Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc và tính lương, trả lương cho toàn bộ nhân viên Công ty.
Cán bộ tiền lương và lao động chịu trách nhiệm thực hiện công tác ban đầu về tiếp nhận, đào tạo, thuyên chuyển CBCNV trình lãnh đạo phê duyệt, phối hợp với các trưởng phòng trong việc đào tạo và kỷ luật nhân viên; lắng nghe và giải quyết những bất mãn trong nhân viên. Tất cả mọi công việc thực hiện phải đảm bảo tuân thủ pháp luật bằng cách theo dõi và thực thi quy định của nhà nước về chính sách nhân sự. Các hợp đồng lao động (HĐLĐ) trong Công ty và lực lượng CBCNV tham gia lao động sản xuất hàng tháng. Kiểm tra việc đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế trong đơn vị. Đối với các vị trí cần luân chuyển, cán bộ lao động tiền lương phụ trách làm các thủ tục điều động CBCNV trong Công ty. Bên cạnh đó, để ổn định và nâng cao chất lượng nhân lực, cán bộ lao động và tiền lương sẽ phải lập kế hoạch phát triển nguồn cán bộ. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CBCNV trong Công ty.
Một số công việc khác được giao đó là việc quản lý hồ sơ CBCNV, giải quyết các vấn đề có tính chất sự vụ trong ngày trong cơ quan, thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, tài sản trong đơn vị và làm các việc khác khi có quyết định của lãnh đạo Công ty yêu cầu.
63
Nhân viên hành chính lễ tân: Bộ phận Hành chính lễ tân được coi là bộ mặt của Công ty Newstar Tour, là bộ phận đón tiếp khách hàng đến tham khảo và đặt mua dịch vụ. trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nhân viên hành chính lễ tân có nhiệm vụ xử lý thông tin khách hàng bước đầu và chuyển cho các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó là thực hiện công tác hành chính như tiếp nhận, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn, phát tài liệu theo quy trình từ khi nhận tài liệu cho đến khâu cuối cùng là lưu trữ tài liệu, lưu giữ sổ lao động, sổ bảo hiểm xã hội của CBCNV trong Công ty. Nhân viên hành chính lễ tân chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quản và sử dụng các con dấu của Công ty theo quy định. Các công việc khác như soạn thảo văn bản, in ấn công văn tài liệu, theo dõi công nhật của nhân viên, bảo quản trang thiết bị làm việc trong văn phòng và những công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo.
Do điều kiện thực tế của công ty hiện nay, bộ phận quản trị nhân sự chưa thiết lập được hệ thống cán bộ chuyên quản như cán bộ tiền lương, cán bộ phụ trách lao động, cán bộ tuyển dụng và đào tạo… Vì vậy, nhân viên phòng sẽ kiêm nhiệm công việc theo sự phân công công việc của Ban Lãnh đạo công ty.