8. Cấu trúc của luận văn
2.1.1.Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển Công ty
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Trung tâm du lịch Quốc tế Ngôi Sao Mới - Newstar Tour là doanh nghiệp Nhà nước - Đơn vị thành viên trực thuộc Công ty Đầu tư Thương mại và du lịch Thắng Lợi - VICTORIA CORPORATION -TƯ Liên minh HTX Việt Nam; được thành lập theo quyết định số 2451 ngày 12 tháng 06 năm 1999 của UBND Thành phố Hà Nội; giấy phép đăng ký kinh doanh lữ hành quốc tế số 0511/2006/TCDL-GP LHQT do Tổng cục Du lịch cấp.
- Tên đơn vị: Trung tâm Du lịch Quốc tế Ngôi Sao Mới - Newstar Tour - Tên giao dịch quốc tế: Newstar International Tourism Centre
- Năm thành lập: 16/11/1999
- Giấy phép kinh doanh: Số 311828 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 09/07/1999.
- Địa chỉ: Số 44 Nghi Tàm - Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Hà Nội
Công ty do ông Lương Duy Ngân làm Giám đốc, đến nay Công ty đã trải qua 12 năm hoạt động trong lĩnh vực du lịch và là một trong những công ty có thâm niên trên địa bàn Hà Nội. Khởi đầu trong giai đoạn ngành Du lịch của Việt Nam đang đi vào khởi sắc và có những thị trường rất tiềm năng, Công ty Newstar Tour đã tạo cho mình được lợi thế và nắm bắt những cơ hội phát triển. Tuy nhiên, Công ty cũng gặp phải rất nhiều những khó khăn khi tình trạng khủng hoảng kinh tế chung diễn ra trên toàn thế giới trong thời kỳ 2007 - 2008 và tiếp tục cho đến hiện tại. Đặc biệt trong khi nền kinh tế toàn thế giới bắt đầu gặp khó khăn thì có đại dịch SARS, cúm A H5N1 lan rộng ảnh hưởng trực tiếp
50
đến ngành Du lịch toàn cầu. Những khó khăn khác nữa đó là do nhận thấy ngành Du lịch đang rất phát triển trong nước nên rất nhiều các công ty du lịch được thành lập, tăng tính cạnh tranh thương mại giữa các công ty với nhau.
Để giữ vững và phát triển được công ty, Ban Lãnh đạo Công ty phải đưa ra nhiều phương sách ứng phó và nhiều sự thay đổi để đáp ứng tình hình chung. Đặc biệt là xác định thị trường khách mục tiêu cho mình để đẩy mạnh kinh doanh, đưa tên tuổi công ty đến với khách hàng. Trong khi hầu hết những công ty hoạt động cùng thời lựa chọn dòng khách quốc tế vào Việt Nam, thì Newstartour chuyên sâu vào khai thác dòng khách nội địa (đi du lịch trong nước và ra nước ngoài). Vừa tập trung vào kinh doanh, công ty vừa đẩy mạnh quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng thông qua các kênh như tiếp thị trực tiếp, qua hình thức nhà tài trợ cho chương trình game show truyền hình… và trở thành một công ty có thương hiệu lớn trong thị trường cung ứng du lịch.
2.1.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 5 năm gần đây
Hoạt động kinh doanh của Công ty trong 5 năm trở lại đây tuy gặp thời kỳ khó khăn về kinh tế chung của Việt Nam cũng như của thế giới nhưng doanh thu từng năm vẫn đạt chỉ tiêu đề ra trong kế hoạch kinh doanh. Trong thời gian từ 2006 đến 2010 doanh thu trung bình năm đạt khoảng 4,1 tỷ đồng. Ngoài ra còn tạo điều kiện việc làm cho hàng chục lao động với mức thu nhập trung bình từ hai triệu đồng một người một tháng trở lên.
Doanh thu chủ yếu của công ty từ hoạt động bán tour du lịch trong đó có loại tour du lịch trong nước và tour du lịch nước ngoài. Bên cạnh đó là hoạt động cho thuê xe du lịch và kinh doanh dịch vụ vé (vé tàu hỏa, máy bay). Doanh thu của công ty được thể hiện qua bảng và biểu đồ sau:
51
Bảng 2.1: Doanh thu của Công ty từ năm 2006 – 2010
Năm 2006 2007 2008 2009 2010 Doanh thu (tỷ đồng) 3,4 3,8 3,87 4,3 5,6 0 1 2 3 4 5 6 Tỷ đồng 2006 2007 2008 2009 2010 Năm hành chính Doanh thu
Nguồn: Công ty Du lịch Newstar Tour.
Biểu đồ 2.1: Doanh thu Công ty từ năm 2006 -2010
Có thể thấy từ năm 2006 đến năm 2010 doanh thu của Công ty tăng trưởng tương đối đều. Trong thời kỳ 2008 - 2009, thế giới đang diễn ra khủng hoảng về tài chính, các cuộc nội chiến ở các nước Trung Đông thường xuyên xảy ra, giá xăng dầu thế giới tăng cao… kéo theo các ảnh hưởng lớn tới nền kinh tế Việt Nam. Đối với ngành Du lịch nước ta nói riêng thì đây chính là năm phải đối mặt với rất nhiều khó khăn thách thức đặc biệt khi dịch bệnh cúm gia cầm bùng phát ở khắp nơi trên thế giới khiến lượng du khách quốc tế vào Việt Nam sụt giảm
52
hẳn so với những năm trước đó. Mặc dù dịch cúm gia cầm diễn biến phức tạp cùng với giá cả trong nước tăng vọt, lạm phát bùng nổ (22% năm 2008) khiến cho người dân cắt giảm chi tiêu nhiều hơn. Tuy nhiên trong giai đoạn này thì chính du khách nội địa đã giúp cho ngành Du lịch nước ta vượt qua khó khăn. Theo số liệu của Tổng cục Thống kê Việt Nam năm 2008 du khách nội địa đạt 20 triệu lượt, năm 2009 tăng lên 25 triệu lượt. Đó là nhờ những chính sách thu hút khách hàng của các công ty du lịch trong cả nước. trong những năm này, cùng với xu thế chung của toàn ngành, Công ty Newstartour đã đạt doanh thu năm 2008 là 3,87 tỷ đồng, năm 2009 đạt 4,3 tỷ. Dù vậy, xét trong bối cảnh thực tế, do lạm phát tăng cao tác động đến giá cả vì thế với mức tăng đó là sự cố gắng lớn của toàn thể lãnh đạo và cán bộ nhân viên công ty.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty:
Hiện tại tuy Công ty chưa phát triển mạnh về số lượng nhân viên, tuy nhiên cơ cấu công ty khá đầy đủ và chặt chẽ. Cơ cấu công ty bao gồm Ban giám đốc và các phòng ban trực thuộc sau: Phòng Tài chính kế toán, Phòng Quản lý Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Điều hành và các bộ phận thuộc phòng. Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
53 Kế toán viên Thủ quỹ Giám đốc Phó Giám đốc Trưởng phòng Tài chính kế toán Trưởng phòng Hành Chính Nhân sự Trưởng phòng Kinh doanh Trưởng phòng Điều hành NV Hành chính lễ tân NV LĐ - Tiền lương NV Phát triển TT NV bán Tour Quốc tế NV bán Tour Nội địa Điều hành Tuor Quốc tế NV phụ trách vé Điều hành Tour Nội địa Hướng dẫn viên
54
Đến năm 2011, số lượng cán bộ nhân viên của công ty là 30 người, được cơ cấu theo sơ đồ. Các vị trí cán bộ quản lý của công ty được mô tả cụ thể nhằm phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí. Tuy nhiên các vị trí nhân viên dưới quyền vẫn chỉ được mô tả một cách chung chung, khái quát. Vì thế trong công việc đôi khi không tránh khỏi sự phân công công việc chồng chéo, nhân viên nhiều khi không nắm rõ được vị trí mình đảm nhiệm.
2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân lực của Công ty
2.2.1. Trách nhiệm quản lý của Ban lãnh đạo và các cán bộ quản lý khác
Trách nhiệm quản lý nhân lực trước hết thuộc về những người lãnh đạo các cấp trong một doanh nghiệp như Ban Giám đốc, trưởng các phòng, ban nghiệp vụ. Tất cả những người quản lý phải giải quyết trực tiếp các vấn đề về nhân lực thuộc phòng mình. Ngoài kỹ năng về chuyên môn, mỗi một trưởng phòng trong Công ty phải có khả năng về quản lý.
Để xác định rõ vai trò của từng vị trí trong các cấp quản lý, công ty đã mô tả rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong việc quản lý của Ban Giám đốc và các trưởng phòng nhằm quản lý, sắp xếp đúng người vào đúng vị trí đồng thời phục vụ cho công tác hoạch định nhân lực tiếp theo của công ty. Dựa vào sự phân quyền này, các cán bộ quản lý sẽ nắm rõ được vai trò vị trí của mình, chịu trách nhiệm và điều hành hoạt động phòng ban mình phụ trách. Đây cũng có thể coi là cơ sở để đánh giá khả năng của mỗi cán bộ để thúc đẩy sự thăng tiến trong nghề nghiệp.
Trách nhiệm quyền hạn của các cấp lãnh đạo được mô tả cụ thể như sau: 2.2.1.1. Ban Giám đốc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban Giám đốc Công ty là bộ phận cao nhất, trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Với vai trò của
55
mình, Ban giám đốc Công ty chịu trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra, chỉ đạo các phòng ban nghiệp vụ triển khai thực hiện kế hoạch và phương án đầu tư tại đơn vị. Được coi như đầu não hoạt động của toàn Công ty, Ban Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng cơ cấu bộ máy hoạt động của Công ty, chỉ đạo phòng nghiệp vụ biên soạn và ban hành bộ Quy chế quản lý nội bộ Công ty để đưa vào hệ thống quản lý. Ngoài ra, với quyền hạn của mình, Ban Giám đốc có toàn quyền quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh của Công ty trong mọi trường hợp. Đồng thời quyết định lương, thưởng và phụ cấp đối với người lao động trong công ty.
2.2.1.2. Trưởng phòng Kinh doanh
Là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp nhất đến tình hình kinh doanh của Công ty, Trưởng phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý bố trí phân công giao nhiệm vụ cho cán bộ thuộc phòng kinh doanh thực hiện kế hoạch, xây dựng phương án kinh doanh trong nước và ngoài nước theo từng tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm và chỉ đạo cán bộ phụ trách các bộ phận chuyên trách thuộc phòng kinh doanh thực hiện phương án kinh doanh đó. Trưởng phòng Kinh doanh phụ trách việc xây dựng chiến lược phát triển thị trường phù hợp với nhu cầu và tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trình ban Giám đốc xét duyệt.
Để xây dựng hệ thống sản phẩm chiến lược cho Công ty, Trưởng phòng Kinh doanh có trách nhiệm hàng tháng phải lập kế hoạch lịch khởi hành các tour Outbound (du lịch ra nước ngoài) của tháng tiếp theo vào ngày 20 hàng tháng (kể cả các tour và ngày khởi hành của các công ty du lịch trên địa bàn) gửi đến các phòng ban của công ty phối hợp triển khai thực hiện. Phát triển các sản phẩm du lịch trong nước phù hợp với tiêu chí giá rẻ, chất lượng cao của Công ty.
56
Vào ngày 30 hàng tháng, Trưởng phòng Kinh doanh phải lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của tháng trước và xây dựng kế hoạch triển khai công tác của tháng tiếp theo trình ban Giám đốc chỉ đạo thực hiện. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, yêu cầu Trưởng phòng Kinh doanh phải nghiên cứu nắm bắt thông tin, kịp thời giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện và triển khai phương án kinh doanh. Thực hiện tổ chức nghiên cứu tâm lý trong nhóm đối tượng du khách để chào bán các chương trình tour phù hợp với sở thích và nhu cầu của khách hàng từng khu vực khác nhau.
Ngoài ra phải thường xuyên nghiên cứu, lập kế hoạch, phối hợp với các phòng chức năng xây dựng các sản phẩm dịch vụ mới để chào bán ra thị trường. Thường xuyên cập nhật khai thác xây dựng chương trình tour mới hấp dẫn, kịp thời thông báo và bàn bạc với ban Giám đốc, điều hành, kế toán để tổ chức phối hợp triển khai thực hiện kế hoạch quảng cáo. Thực hiện thông báo đến khách hàng những thông tin sớm nhất, đáp ứng mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Song song với việc này là tổ chức những chương trình khuyến mại, hậu đãi nhằm thu hút khách hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh của đơn vị. Phối hợp với tất cả các phòng ban: Kế toán, Hành chính Nhân sự, phòng Điều hành để tạo thành những mắt xích giữa các phòng ban nghiệp vụ khác nhau thực hiện chào bán các sản phẩm đồng bộ và có chất lượng cao gây ấn tượng trong lòng mọi đối tượng khách hàng.
Trưởng phòng Kinh doanh có quyền được đề nghị tuyển dụng nhân viên thuộc phòng Kinh doanh khi thấy cần thiết để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Công ty. Trưởng phòng cũng là người trực tiếp đưa ra các yêu cầu, các tiêu chí đối với nhân viên dưới quyền. Các nhân viên dưới quyền sẽ được trưởng phòng giao nhiệm vụ, phân công công việc cụ thể như triển khai các hoạt động chào
57
bán sản phẩm, khai thác thị trường khách mục tiêu của Công ty, mở rộng thị trường khách, thực hiện các công việc hậu mãi...
2.2.1.3. Trưởng phòng Điều hành
Bộ phận Điều hành là một mắt xích không thể thiếu của mọi công ty du lịch. Công việc điều hành quyết định rất lớn tới sự thành công cuối cùng của tour du lịch.
Để phòng hoạt động hiệu quả, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các chương trình du lịch. Trong đó, Trưởng phòng là người tạo quan hệ với các đối tác cung ứng dịch vụ, phục vụ việc thực hiện chương trình như hệ thống nhà hàng, khách sạn, phương tiện vận chuyển, các phòng vé tham quan tại điểm du lịch bằng các hợp đồng liên kết thường kỳ. Đàm phán với đối tác để được giá hợp đồng ưu đãi, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trước mỗi mùa du lịch cao điểm, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức đi khảo sát thực tế nắm bắt các thông tin chi tiết cụ thể từng địa danh, khu du lịch trọng điểm, chủ động chuẩn bị chuỗi cung ứng dịch vụ để thực hiện tour du lịch. Lập danh sách thông tin chi tiết về đội ngũ hướng dẫn viên thường xuyên và hướng dẫn viên cộng tác đảm bảo cung ứng đầy đủ và chất lượng trong các mùa cao điểm.
Ngoài ra, Trưởng phòng Điều hành có trách nhiệm lập biểu theo dõi lịch tour, theo dõi và đôn đốc các hợp đồng đến hạn thanh lý, điều phối các vật tư trang thiết bị, tài chính phục vụ cho chương trình du lịch, phối hợp với hướng dẫn viên giải quyết những phát sinh, những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện tour.
Đối với các tour du lịch, Trưởng phòng có trách nhiệm thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ du lịch thông qua những phản hồi của khách hàng nhằm rút kinh nghiệm, nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo tuyệt đối chất lượng dịch vụ và uy tín của mình như đã cam kết với khách hàng.
58
2.2.1.4. Trưởng phòng Kế toán
Phòng Kế toán phụ trách công tác quản lý tài chính của Công ty, Trưởng phòng Kế toán có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các khoản thu, chi, báo cáo tình hình tài chính và kết quả kinh doanh lỗ, lãi của đơn vị trình Giám đốc vào mỗi đầu tháng. Báo cáo các khoản nợ đọng cuối kỳ (nếu có) đôn đốc các bộ phận
chức năng thu hồi các khoản nợ (nếu có).
Công ty quy định, vào ngày 28 hàng tháng, Trưởng phòng Kế toán lập dự trù chi phí của tháng kế tiếp phục vụ cho kế hoạch kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. Phân bổ công việc cho các nhân viên trực thuộc thực hiện các công việc thu chi, quyết toán, ghi chép sổ sách và lưu giữ các chứng từ. Trưởng phòng Kế toán là người chịu trách nhiệm cao nhất trước ban Giám đốc Công ty về việc báo cáo tài chính năm. Phối hợp với các phòng chức năng khác của công ty tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Đối với doanh nghiệp, Trưởng phòng Kế toán có quyền kiểm soát các đối tác cung cấp dịch vụ đầu vào khi thấy cần thiết nhằm đảm bảo lợi ích kinh tế tối đa cho Công ty. Có quyền yêu cầu các bộ phận chức năng trong đơn vị cung cấp các chứng từ hoá đơn trong quá trình sử dụng dịch vụ đầu vào và chịu trách