8. Cấu trúc của luận văn
2.2.1.3.Trưởng phòng Điều hành
Bộ phận Điều hành là một mắt xích không thể thiếu của mọi công ty du lịch. Công việc điều hành quyết định rất lớn tới sự thành công cuối cùng của tour du lịch.
Để phòng hoạt động hiệu quả, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các chương trình du lịch. Trong đó, Trưởng phòng là người tạo quan hệ với các đối tác cung ứng dịch vụ, phục vụ việc thực hiện chương trình như hệ thống nhà hàng, khách sạn, phương tiện vận chuyển, các phòng vé tham quan tại điểm du lịch bằng các hợp đồng liên kết thường kỳ. Đàm phán với đối tác để được giá hợp đồng ưu đãi, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trước mỗi mùa du lịch cao điểm, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức đi khảo sát thực tế nắm bắt các thông tin chi tiết cụ thể từng địa danh, khu du lịch trọng điểm, chủ động chuẩn bị chuỗi cung ứng dịch vụ để thực hiện tour du lịch. Lập danh sách thông tin chi tiết về đội ngũ hướng dẫn viên thường xuyên và hướng dẫn viên cộng tác đảm bảo cung ứng đầy đủ và chất lượng trong các mùa cao điểm.
Ngoài ra, Trưởng phòng Điều hành có trách nhiệm lập biểu theo dõi lịch tour, theo dõi và đôn đốc các hợp đồng đến hạn thanh lý, điều phối các vật tư trang thiết bị, tài chính phục vụ cho chương trình du lịch, phối hợp với hướng dẫn viên giải quyết những phát sinh, những sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện tour.
Đối với các tour du lịch, Trưởng phòng có trách nhiệm thường xuyên đánh giá chất lượng dịch vụ du lịch thông qua những phản hồi của khách hàng nhằm rút kinh nghiệm, nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bảo tuyệt đối chất lượng dịch vụ và uy tín của mình như đã cam kết với khách hàng.
58