- Luụn đặt khỏch hàng là trọng tõm trong quỏ trỡnh thuyết phục b Kỹ năng thuyết phục
Đầu vào Hoạt động Đầu ra
4.3.2. Chu kỳ năng lực cỏ nhõn
Chu kỳ năng lực cỏ nhõn thể hiện hiệu quả làm việc của cỏ nhõn theo những mốc thời gian trong ngày. Nếu chỳng ta xỏc định được mức độ thời gian làm việc hiệu quả theo cỏc thời điểm trong ngày thỡ cú nghĩa rằng chỳng ta đó hoàn thành 50% cụng việc để xỏc định chu kỳ năng lực cỏ nhõn. Phần tiếp theo chỳng ta phải vẽ ra biểu đồ thể hiện chu kỳ năng lực cỏ nhõn.
Cỏc bước xỏc định chu kỳ năng lực cỏ nhõn
Bước 1: Lập bảng biểu thị mối quan hệ giữa hiệu quả làm việc với thời gian
Bảng 4.6: Mối quan hệ giữa hiệu quả làm việc với thời gian
gian cụng việc : 1- hiệu quả nhất và 6 – kộm hiệu quả nhất
Sỏng sớm 6h
Giữa buổi sỏng 9h
Giữa trưa 12h
Đầu giờ chiều 3h
Chiều tối 18h
Buổi tối 21h
Tối khuya 24h
(The Business Communication hayndbook by Judith Dwyer) Bước 2: Vẽ biểu đồ chu kỳ năng lực cỏ nhõn
Hỡnh 4.2: Chu kỳ năng lực cỏ nhõn
Vớ dụ: ễng Việt Giỏm đốc Cụng ty Mỏy tớnh, để quản lý thời gian, ụng ta đó xỏc định chu kỳ năng lực cỏ nhõn qua bảng sau:
Bảng 4.7.: Mối quan hệ giữa hiệu quả làm việc với thời gian của ụng Việt
Thời điểm Mốc thời
gian
Cho điểm số theo mức độ hiệu quả cụng việc : 7- hiệu quả nhất và 1 – kộm
hiệu quả nhất
Tỷ lệ %
Sỏng sớm 6h 3 43
Giữa buổi sỏng 9h 7 100
Giữa trưa 12h 1 14
Đầu giờ chiều 3h 2 29
Chiều tối 18h 6 86 Buổi tối 21h 4 57 Tối khuya 24h 5 71 82 0% 6h 9h 12h 15h 18h 21h 24h 100% Tỷ lệ Mốc thời gian 100% Tỷ lệ
Hỡnh 4.3: Sơ đồ biểu thị chu kỳ năng lực cỏ nhõn của ụng Việt
Như vậy ụng Việt sẽ lựa chọn thực hiện những cụng việc phức tạp, đũi hỏi sự chớnh xỏc cao và suy nghĩ nhiều vào khoảng 9h sỏng, cỏc cụng việc cú độ phức tạp và quan trọng ớt hơn vào lỳc 18h và làm cỏc cụng việc đơn giản vào lỳc khoảng 12h trưa.
4.3.3. Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian thể hiện qua việc xỏc định chu kỳ năng lực cỏ nhõn, sau đú tiến hành cỏc bước sau:
- Xõy dựng mục đớch
- Chia nhỏ mục đớch thành những mục tiờu
- Xỏc định cỏc cụng việc để hoàn thành những mục tiờu - Sắp xếp cỏc cụng việc theo thứ tự ưu tiờn thực hiện. - Nhúm cỏc cụng việc giống nhau lại
- Phõn cụng cụng việc theo lịch thực hiện - Lờn lịch thực hiện
Bước 1: Xõy dựng mục đớch
Mục đớch là những “trạng thỏi” cần đạt được cú tớnh chất định tớnh.
Bước 2: Chia nhỏ mục đớch thành những mục tiờu
Mục tiờu là những trạng thỏi cần đạt được mang tớnh định lượng và được xõy dựng từ mục đớch ở bước 1.
Bước 3: Cỏc cụng việc là những nhiệm vụ phải hoàn thành để đạt được những mục tiờu đó đặt ra. Bước này sẽ cung cấp danh mục cỏc cụng việc phải làm và nờu rừ thời gian làm.
Bước 4: Sắp xếp cỏc cụng việc theo thứ tự ưu tiờn thực hiện
Trong bước này cần xỏc định rừ thứ tự ưu tiờn những cụng việc sẽ làm. Cơ sở để xỏc định thứ tự ưu tiờn là căn cứ vào mức độ quan trọng và tớnh cấp bỏch của cụng việc, đồng thời dựng những ký hiệu A,B,C,… để chỉ mức độ quan trọng và 1,2,3,… để chỉ mức độ cấp bỏch, cú thể dựng ma trận sau để làm việc này.
83 6h 9h 12h 15h 18h 21h 24h Mức độ quan trọng C B A Thấp Mốc thời gian
Tớnh cấp bỏch (1 – làm ngay)
Hỡnh 4.4: Ma trận thứ tự ưu tiờn
Bước 5: Nhúm cỏc cụng việc giống nhau lại
Cỏc cụng việc giống nhau là cỏc cụng việc cú cựng nguồn lực thực hiện
Bước 6: Phõn cụng cỏc cụng việc theo lịch để thực hiện
Ghi lại tất cả cỏc cụng việc và xem xột thời gian thớch hợp nhất cho cỏc hoạt động, cú thể căn cứ vào: Sự sẵn sàng và thuận tiện của đối tỏc, chu kỳ năng lực cỏ nhõn, bối cảnh phự hợp,…
Bước 7: Lờn lịch thực hiện
Việc lờn lịch thực hiện được thể hiện qua lập thời gian biểu hành động và phõn cụng cụng việc. Nội dung chi tiết và cỏch thực hiện như sau:
- Lập thời gian biểu hành động
Thời gian biểu hành động là bảng danh mục tất cả cỏc hoạt động cần phải thực hiện theo thời gian. Trong thời gian biểu cần chỉ rừ thứ tự cỏc cụng việc ưu tiờn thực hiện, đối tượng thực hiện, thời gian hoàn thành, thời gian kiểm tra và đỏnh giỏ, đối tượng và phương phỏp kiểm tra và đỏnh giỏ. Trong quỏ trỡnh thực hiện thời gian biểu cần bỏm sỏt kế hoạch thực hiện cỏc cụng việc, gạch đi những cụng việc đó hoàn tất đồng thời thường xuyờn: i) Kiểm soỏt sự xao lóng và giỏn đoạn; ii) kiểm soỏt sự trỡ hoón và trỏnh nộ; iii) Đặt cõu hỏi “thời gian đó thật sự được sử dụng tốt nhất chưa?”. (Lưu ý: Sửa lại ngày trong thời gian biểu khi thứ tự cụng việc thay đổi)
- Phõn cụng cụng việc (thực hiện thời gian biểu đó xõy dựng)
Trước khi phõn cụng cụng việc cần trả lời một số cõu hỏi sau: “Ai là người làm tốt việc này?” “Cũn ai nữa khụng?”; “Cú ai lài người làm tốt nhất khụng?”,… Khi phõn cụng cụng việc cần đưa ra mục tiờu và chỉ dẫn rừ 84ang, ấn định thời gian hoàn thành, lờn lịch theo dừi và khuyến khớch thường xuyờn. Khi giao việc cần quan tõm đến tớnh khớ, năng lực và sở thớch của đối tượng đồng thời khụng giao dồn việc.
• Khắc phục một số nguyờn nhõn gõy lóng phớ thời gian
Một số nguyờn nhõn gõy lóng phớ thời gian như:
- Dự những cuộc họp khụng liờn quan hoặc ớt liờn quan - Phải mất nhiều thời gian núi hoặc nghe điện thoại - Phải mất nhiều thời gian làm cụng việc giấy tờ
- Mất dụng cụ
- Sự cầu toàn trong cụng việc - Sự xao lóng trong cụng việc
- Sự nộ trỏnh hay trỡ hoón khi làm việc
- Cỏc khủng hoảng, …
Trong bỏn hàng cũn cú một số nguyờn nhõn gõy lóng phớ thời gian như: Giao cụng việc khụng rừ ràng. Mục đớch thay vỡ mục tiờu, thiếu dụng cụ, bệnh, tai nạn giao thụng, thời tiết,…
• Một số kỹ năng khắc phục nguyờn nhõn:
Kỹ năng khắc phục sự nộ trỏnh hay trỡ hoón kỹ năng này được thực hiện qua cỏc bước sau:
Bước 1: Tỡm hiểu nguyờn nhõn nộ trỏnh hay trỡ hoón thụng qua cỏc cõu hỏi thăm dũ như: “Vỡ sao bạn nộ trỏnh cụng việc đú?”, “Vỡ sao bạn cứ trỡ hoón thực hiện?”. Sự nộ trỏnh xuất hiện khi đối tượng sợ thất bại, sợ thay đổi hay sợ bị giao thờm việc cũn sự trỡ hoón là do cụng việc quỏ sức, cụng việc khụng thỳ vị, tiến trỡnh và mục tiờu cụng việc khụng rừ ràng.
Bước 2: Tỡm hiểu lý do đối tượng khụng trả lời “khụng”
Bước 3: Liệt kờ những cỏch cú thể cải thiện việc quản lý và giỏm sỏt nhõn viờn khi họ trỏnh nộ hay trỡ hoón cụng việc.
Bước 4: Liệt kờ những cỏch động viờn và khen thưởng. - Kỹ năng núi “KHễNG”
Chỳng ta núi “khụng” bởi vỡ một số lý do như: Nhận thức vấn đề chưa rừ ràng, đỏnh giỏ khả năng khụng thể hoàn thành nhiệm vụ hay khụng thớch làm việc đú. Chỳng ta biết trả lời “khụng” một cỏch hợp lý sẽ mang lại những lợi ớch sau: Người giao nhiệm vụ và tổ chức khụng phải lóng phớ thời gian vỡ giao nhầm người hay phải mất thời gian hướng dẫn, đào tạo bản thõn, người trả lời “khụng” cũng khụng phải mất thời gian và uy tớn vỡ làm một việc khụng thớch hay khụng thể hoàn thành. Kỹ năng núi “khụng” được thực hiện qua cỏc bước:
Bước 1: đưa lý do núi “khụng” và thờm dẫn chứng (nếu cú)
Bước 2: sử dụng kỹ năng núi cõu lợi ớch để trỡnh bày cho đối tượng hiểu rừ vỡ sao khụng nhận nhiệm vụ hay khụng tỏn đồng
Bước 3: sử dụng kỹ năng thuyết phục và xử lý phản đối để nhấn mạnh vấn đề, đồng thời thể hiện sự dứt khoỏt khi núi “khụng”.
Bước 4: Đưa ra thoả hiệp - giải phỏp khỏc hợp lý cho cả hai bờn - Kỹ năng quản lý thời gian hội họp
Hội họp cú vai trũ gỡ?. Thứ nhất: Hội họp để chuyển giao thụng tin và nhận thụng tin phản hồi. Thứ hai: Hội họp để đưa ra ý tưởng mới, tỡm sự nhất trớ về một quyết định, một kế hoạch. Thứ ba: Hội họp để kết hợp mọi người tỡm cỏch giải quyết vấn đề. Trờn thực tế cú những cuộc hội họp mất rất nhiều thời gian mà khụng giải
quyết được vấn đề điều đú sẽ gõy lóng phớ thời gian. Để khắc phục điều này bằng cỏch ước tớnh thời gian tham gia họp, tớnh chi phớ cho bản thõn khi tham dự cuộc họp, bao gồm chi phớ thực – Tớnh theo lương nhận hàng giờ và chi phớ cơ hội - dự tớnh giỏ trị cú được nếu để thời gian họp làm cỏc cụng việc khỏc, tiếp đến ước tớnh giỏ trị mà bản thõn hoặc tổ chức cú được khi tham dự cuộc họp rồi so sỏnh để đỏnh giỏ hiệu quả của việc sử dụng thời gian cho buổi họp (đối với cỏ nhõn).
Để tổ chức một cuộc họp thành cụng và hiệu quả cần tiến hành qua cỏc bước sau:
Bước 1: Xỏc định những nguyờn nhõn thường làm cho cuộc họp trở thành “một sự lóng phớ”. Vớ dụ về một số nguyờn nhõn thường thấy như: Cuộc họp bị trỡ hoón vỡ người tham dự đến muộn, cuộc họp bị trở ngại do thiếu sự chuẩn bị tốt, diễn biến của cuộc họp khụng/ớt liờn quan đến mục đớch họp, cỏc kết quả cuộc họp khụng được thực thi,…
Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp chu đỏo. Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả cần lưu ý thực hiện cỏc cụng việc sau:
- Xỏc định đối tượng tham dự và cỏch thức thụng bỏo. - Xỏc định rừ và thụng bỏo thời gian diễn ra.
- Chuẩn bị những dụng cụ và vật phẩm cần sử dụng. - Chọn lọc người hướng dẫn cuộc họp.
- Vạch ra mục đớch chớnh của cuộc họp và cỏc mục đớch phụ.
Bước 3: Xỏc định chi phớ cho cuộc họp. Những chi phớ cho cuộc họp bao gồm chi phớ thực chi và chi phớ cơ hội. Chỳng ta đo lường chi phớ thực chi thụng qua tớnh lương trờn một đơn vị thời gian của đối tượng tham dự, cũn chi phớ cơ hội là một khoản ước tớnh.
Bước 4: Ước tớnh những giỏ trị do cuộc họp mang lại.
Bước 5: So sỏnh những giỏ trị cú thể mang lại với chi phớ bỏ ra để quyết định đối tượng tham dự, nội dung cần đạt được và thời gian diễn ra cuộc họp.
Bước 6: Tổ chức cuộc họp. Khi tổ chức cuộc họp cần bỏm sỏt vào mục đớch chớnh và lưu ý đến việc cam kết hành động.
Bước 7: Thực hiện những nội dung cuộc họp đó thống nhất.
Lập nhật ký thời gian
Nhật ký thời gian giỳp chỳng ta cú ý thức về cỏch sử dụng thời gian cũng như làm cơ sở để lập thời gian biểu hành động. Qua nhật ký thời gian chỳng ta sẽ tạo được thúi quen tiết kiệm thời gian và sử dụng thời gian một cỏch hiệu quả nhất.
Sử dụng những cụng cụ quản lý thời gian
Những cụng cụ quản lý thời gian như bảng biểu, sổ nhật ký thời gian, hệ thống cụng việc ưu tiờn (xõy dựng ma trận cụng việc), chương trỡnh theo dừi cụng việc