- Luụn đặt khỏch hàng là trọng tõm trong quỏ trỡnh thuyết phục b Kỹ năng thuyết phục
3.5.3. Chuẩn bị thuyết trỡnh
a. Xỏc nhận đặc điểm của buổi thuyết trỡnh
Xỏc nhận đặc điểm của buổi thuyết trỡnh thụng qua việc trả lời cỏc cõu hỏi sau:
- Họ là ai?
- Họ cần biết cỏi gỡ?
- Hành động nào của họ mà tụi muốn? - Làm thế nào tụi cú thể núi cho họ biết? - Tụi cú bao lõu thời gian?
- Tụi sẽ trỡnh bày như thế nào?
b. Viết nội dung bài thuyết trỡnh
Nội dung bài thuyết trỡnh ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của việc thuyết trỡnh. Sau đõy là một số vấn đề liờn quan đến việc viết một bài thuyết trỡnh thuyết phục:
- Viết đỳng những điều sẽ núi (viết để núi, khụng để đọc)
- Viết bài thuyết trỡnh tuõn thủ nguyờn tắc đơn giản: Từ dễ hiểu, cõu ngắn gọn, tập trung ý chớnh và sử dụng cõu hay nhúm từ chuyển tiếp cỏc ý.
- Đỏnh số trang.
- Sử dụng cỏc tớn hiệu: Gạch dưới, nỳt chấm, cỏc con số. - Sử dụng kiểu chữ to, cú khoảng trống phự hợp để dễ đọc. * Mười lời khuyờn để viết một bài thuyết trỡnh tốt
- Sử dụng cõu ngắn gọn phự hợp ngữ cảnh để dễ theo dừi. - Sử dụng chiều dài cỏc cõu khỏc nhau để thu hỳt thớnh giả. - Sử dụng cỏc kiểu rỳt gọn
- Trỏnh những từ sỏo rỗng - Trỏnh sử dụng thuật ngữ
- Chia bài viết thành những đoạn nhỏ
- Chỉ sử dụng những con số để so sỏnh/thể hiện sự tương phản - Những hỡnh vẽ và bản đồ phải đặt “nơi” phự hợp
- Thể hiện mối liờn hệ của bản thõn với vấn đề thuyết trỡnh - Thể hiện những thụng tin mới lạ và những ý tưởng độc đỏo * Kết cấu cuả một bài thuyết trỡnh thuyết phục (bài núi) Kết cấu của bài thuyết trỡnh nờn bao gồm cỏc phần sau: - Chào mừng và giới thiệu
Trong phần này bao gồm một số nội dung: Chào mọi người, hoan nghờnh mọi người cú mặt và núi sơ lược bản thõn.
- Mục đớch thuyết trỡnh.
Phần này cụng bố mục đớch thuyết trỡnh, phỏt thảo sườn bài núi, núi rừ thời gian núi và núi rừ khi nào sẽ trả lời cỏc cõu hỏi.
- Nội dung chớnh
Viết nội dung chớnh thành từng phần như sau: í chớnh 1 và kớch động khỏn giả
í chớnh 2 và kớch động khản giả í chớnh 3 và kớch động khỏn giả - Kết luận
Trong phần kết luận cần túm lại, kớch động hành động, núi lại lợi ớch của thớnh giả khi hành động, cảm ơn và từ biệt.
c. Chuẩn bị cỏc dụng cụ hỗ trợ
Một số cụng cụ thường dựng trong thuyết tỡnh như:
- Cỏc phần mềm tin học như: Powpoint, Adobe Arcobat, Macromedia Flash, Skunlabs Liquid Media
- Mỏy chiếu và phim (overhead và slide)
- Mỏy projectors (LCD’s) và mỏy tớnh xỏch tay - Bảng trỡnh bày (bảng đen, bảng trắng)
- Thước dựng mỏy chiếu, viết điện tử dựng cho LCD - Cặp giấy, Business cards
- Sản phẩm mẫu hay Catalogue, bỡa hồ sơ.
- Microphone
- Video,…
d. Thụng tin đến thớnh giải tham dự
Thụng tin đến thớnh giả tham dự phải được thực hiện đầy đủ và nghiờm tỳc, lưu ý đến tớnh trang trọng khi thụng tin. Bờn cạnh đú, cú thể thụng tin qua phương tiện truyền thụng những cỏch tốt nhất là gặp trực tiếp, nếu khụng thuận tiện nờn gởi thư mời cho riờng từng đối tượng. Thờm vào đú quy trỡnh phổ biến về cụng tỏc thụng tin như sau:
- Lập danh sỏch đối tượng liờn quan.
- Phõn tớch và quyết định đối tượng cần thụng tin. - Tỡm hiểu cỏch thức liờn lạc
- Tiến hành thụng tin.
Đến ngày thuyết trỡnh, cần kiểm tra việc tham dự của thớnh giả.
e. Thực hiện một số yếu cầu trước khi thuyết trỡnh
- Luyện tập trước cỏch “phõn phối” bài viết thụng qua nhiều lần, căn giờ, luyện phỏt õm cỏc từ khú, luyện cỏch lờn xuống giọng tại cỏc điểm trọng tõm.
- Kiểm tra đầy đủ cỏc dụng cụ cần thiết để sử dụng khi thuyết trỡnh như bài thuyết trỡnh, cỏc phương tiện hỗ trợ và đồng phục sẽ mặc khi thuyết trỡnh.
- Đến địa điểm thuyết trỡnh sớm, mỗi địa điểm thuyết trỡnh khỏc nhau vỡ thế phải đến sớm để làm quen với địa điểm, thử Microphone, kiểm tra đốn chạy thử cỏc thiết bị õm thanh,.v.v..