- Luụn đặt khỏch hàng là trọng tõm trong quỏ trỡnh thuyết phục b Kỹ năng thuyết phục
QUẢN TRỊ BÁN HÀNG 5.1 Xõy dựng mục tiờu và hoạch định chiến lược
5.2.3. Xỏc định quy mụ lực lượng bỏn hàng
Cơ sở xỏc định quy mụ: Quy mụ hay số lượng nhõn viờn bỏn hàng phụ thuộc vào cơ cấu lực lượng bỏn hàng, cỏc mục tiờu và chỉ tiờu bỏn hàng, số lượng khỏch hàng muốn tiếp cận và quỹ lương dành cho cụng tỏc bỏn hàng
Giỏm đốc bỏn hàng Giỏm đốc bỏn hàng kờnh Key account Giỏm đốc bỏn hàng kờnh MT Giỏm đốc bỏn hàng kờnh GT Phũng Sales Admin Trợ lý/thư ký Giỏm đốc bỏn hàng kờnh Horeca
Cỏc vị trớ trong cơ cấu tổ chức bỏn hàng (FMCG)
Những vị trớ cụng tỏc chủ yếu thể hiện qua những chức danh bỏn hàng phổ biến hiện nay như sau: Đại diện bỏn hàng, Giỏm sỏt bỏn hàng, Giỏm đốc bỏn hàng khu vực, Giỏm đốc bỏn hàng miền, Giỏm đốc bỏn hàng toàn quốc
Phương phỏp xỏc định quy mụ lực lượng bỏn hàng
Vận dụng phương phỏp “khối lượng cụng việc” (*) đểxỏc định quy mụ lực lượng bỏn hàng qua cỏc bước sau:
Bước 1: Xỏc định tổng số khỏch hàng sẽ tiếp cận
Tổng số khỏch hàng sẽ tiếp cận = Tổng số khỏch hàng hiện cú + Tổng số khỏch hàng mới dự tớnh sẽ cú được trong kỳ.
Cụng ty búng đốn Điện Quang cú tổng số khỏch hàng dự định tiếp cận trong 2005 là 20.000 khỏch hàng (18.000 cửa hiệu bỏn lẻ và 2.000 trung tõm điện mỏy). Tần suất viếng thăm khỏch hàng là 01 lần/02tuần với cửa hàng, 01lần/tuần với trung tõm điện mỏy. Nhõn viờn làm 06 ngày/ tuần, khả năng thăm viếng 10 cửa hàng/ngày.
Xỏc định tổng số khỏch hàng sẽ tiếp cận: 20.000
Bước 2: Phõn nhúm khỏch hàng theo quy mụ
Phõn nhúm khỏch hàng theo quy mụ dựa vào ước tớnh khối lượng tiờu thụ hàng năm của từng đối tượng khỏch hàng.
Theo số liệu trờn, phõn nhúm khỏch hàng: Số khỏch hàng là cỏc cửa hàng là 18000 và số khỏch hàng là cỏc trung tõm là 2000
Bước 3: Xỏc định tần suất viếng thăm mong muốn trong kỳ
Thường tớnh là một năm, mỗi năm cú 12 thỏng, mỗi thỏng cú 4 tuần và mỗi tuần cú 7 ngày.
Theo số liệu trờn, tần suất viếng thăm trong kỳ (năm):
- Trung tõm: 01 lần/tuần x 04 tuần/thỏng x 12 thỏng = 48 lần
- Cửa hàng: 0,5 lần/tuần x04 tuần/thỏng x12 thỏng = 24 lần
Bước 4: Nhõn số khỏch hàng với tần suất viếng thăm
Mục đớch để xỏc định khối lượng cụng việc (tổng số lần viếng thăm) Theo số liệu trờn, tần suất viếng thăm trong kỳ (năm):
- Trung tõm: 48 lần/trung tõm x 2000 trung tõm = 96.000 lần
- Cửa hàng: 24 lần/cửa hiệu x 18.000 cửa hiệu = 432.000 lần
Bước 5: Xỏc định số lần viếng thăm khỏch hàng trung bỡnh
Việc xỏc định số lần viếng thăm khỏch hàng trung bỡnh mà một đại diện bỏn hàng cú thể thực hiện trong kỳ bằng một số phương phỏp như cử đại diện làm thử, ước đoỏn dựa vào yờu cầu viếng thăm, dựa vào lượng khỏch hàng trong mỗi khu vực, việc phõn bố khỏch hàng hoặc sử dụng cụng ty dịch vụ để khảo sỏt.
Giả sử qua tổ chức cho nhõn viờn làm thử xỏc định được mỗi ngày nhõn viờn thăm được 10 lần.
Số ngày làm việc: 6 ngày/tuần x 4 tuần/thỏng x 12 thỏng = 288 ngày. Vậy mỗi năm một đại diện bỏn hàng thăm được: 10 lần/ngày x 288 ngày = 2.880 lần
Bước 6: Xỏc định số đại diện bỏn hàng cần thiết
Việc xỏc định số đại diện bỏn hàng bằng cỏch chia tổng số lần viếng thăm cần thiết trong 01 năm cho số lần viếng thăm trung bỡnh trong 01 năm mà một đại diện bỏn hàng cú thể thực hiện
Tổng số đại diện bỏn hàng (ĐDBH) cần sử dụng là: Số ĐDBH = (96.000+432.000)/2.880 = 183 (nhõn viờn)
Bước 7: Xỏc định số giỏm sỏt bỏn hàng
Số nhõn viờn Giỏm sỏt được tớnh toỏn trờn cơ sở phõn cụng quản lý cỏc đại diện bỏn hàng và tuỳ thuộc vào địa bàn (số lượng đại diện bỏn hàng tại mỗi khu vực là khỏc nhau)
Giả sử mỗi nhõn viờn giỏm sỏt quản lý 06 đại diện bỏn hàng (cũn dư 03 đại diện bỏn hàng để dự trữ bổ sung cho cỏc khu vực cần phỏt triển thị trường mạnh) thỡ cụng ty cần tổng cộng 180/6 =30 giỏm sỏt bỏn hàng
Bước 8: Xỏc định số Giỏm đốc bỏn hàng khu vực
Số nhõn viờn Giỏm đốc bỏn hàng khu vực được tớnh toỏn trờn cơ sở phõn cụng quản lý cỏc Giỏm sỏt bỏn hàng.
Vớ dụ: Sơ đồ phũng kinh doanh của cụng ty Thực phẩm Việt Hương:
Giả sử mỗi Giỏm đốc khu vực quản lý 06 Giỏm sỏt. Như vậy cú tổng cộng 30/6 =5 (Giỏm đốc khu vực)
Phõn chia khu vực quản lý tại cụng ty Việt Hương
Do chiến lược bỏn hàng chỉ tập trung tại Tp. Hồ Chớ Minh trong thời gian đầu nờn chi phõn chia khu vực quản lý tại Tp.Hồ Chớ Minh.
- Quy mụ gồm 24 quận - huyện (1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12, Tõn Bỡnh, Tõn Phỳ, Bỡnh Tõn, Gũ Vấp, Phỳ Nhuận, Bỡnh Thạnh, Thủ Đức, Huyện Bỡnh Chỏnh, Húc Mụn, Củ Chi, Nhà Bố, Cần Giờ)
- Nhõn sự và số lượng phụ trỏch:
* Giỏm đốc bỏn hàng khu vực – ASM : 01 người * Giỏm Sỏt – Sales Sup : 05 người * Nhõn viờn bỏn hàng : 25 người
Sơ đồ 5.6: Sơ đồ phũng kinh doanh của cụng ty Thực phẩm Việt Hương