- Luụn đặt khỏch hàng là trọng tõm trong quỏ trỡnh thuyết phục b Kỹ năng thuyết phục
3.5.4. Kỹ năng thuyết trỡnh
a. Kỹ thuật phõn phối bài núi
* Thể hiện phần giới thiệu
Yờu cầu của phần này là gõy sự chỳ ý, tạo sự đồng cảm và dẫn dắt khỏn thớnh giả tham gia. Trong phần này cần thể hiện cảm xỳc và sự hợp lý đồng thời sử dụng cõu chuyển cho phần trỡnh bày tiếp theo. Kỹ thuật để núi phần hiệu quả như sau:
- Thể hiện sự chõn thật khi núi lời chào mừng, thăm hỏi đối tượng tham dự.
Vớ dụ: Tụi rất vui mừng là người đại diện nhúm trỡnh bày với cỏc bạn, đõy là vấn đề mà tụi rất quan tõm và hơn thế nữa tụi cũn hạnh phỳc vỡ được sự quan tõm, tham dự đầy đủ của cỏc bạn.
- Nờu lờn một vấn đề mà cả người thuyết trỡnh và thớnh giả đều quan tõm hoặc nhấn mạnh vấn đề mà thớnh giả quan tõm.
Vớ dụ: Tụi biết rằng trong chỳng ta ai cũng quan tõm chủ đề này, kỹ năng trỡnh bày là một kỹ năng khụng thể thiếu trong cuộc sống của chỳng ta.
- Sử dụng lời vớ dụ húm hỉnh, phự hợp, cú chủ đề và mới.
Vớ dụ: Một ngày nào đú cỏc bạn trở thành tổng giỏm đốc, lỳc đú cỏc bạn sẽ thấy kỹ năng thuyết trỡnh là quan trọng đến mức nào
- Sử dụng trớch dẫn hay đưa ra dẫn chứng gõy ngạc nhiờn.
Vớ dụ: Cỏc bạn cú biết rằng trước đõy tụi rất nhỳt nhỏt và thường khụng dỏm đứng trước lớp, cũn hiện nay tụi là một giảng viờn.
- Sử dụng cõu chuyện ngắn để minh hoạ
Ngoài ra trong phần này cũng cần giới thiệu tổng quan về người thuyết trỡnh và nội dung thuyết trỡnh.
Vớ dụ: Trước tiờn tụi xin được giới thiệu tụi tờn là…………đại diện cho…….. để trỡnh bày với cỏc bạn chuyờn đề về kế hoạch tung sản phẩm mới vào thị trường trong thỏng 6 tới,…
- Trỡnh bày mục đớch thuyết trỡnh
Bài thuyết trỡnh phải cú mục đớch như: Mua sản phẩm của tụi, tham gia quỹ từ thiện, … Khi trỡnh bày mục đớch chớnh phải rừ ràng và thường lặp lại trong suốt quỏ trỡnh núi và cả khi kết thỳc. Mặt khỏc, mục đớch chớnh phải kờu gọi hành động, nú trả lời cho cõu hỏi: “Tụi muốn thớnh giả làm gỡ khi tụi kết thỳc bài thuyết trỡnh?”
- Trỡnh bày phần nội dung- phần diễn giải
Yờu cầu khi trỡnh bày phần này phải lụi kộo thớnh giả theo dừi đầy đủ. Phần này chiếm ắ nội dung và nờn được chia thành hai phần: Trỡnh bày những điểm chớnh và đưa ra dẫn chứng minh hoạ để giải thớch. Ngoài ra, trong một bài thuyết trỡnh khụng nờn cú hơn 03 điểm chớnh. Kỹ thuật để trỡnh bày phần này là núi tuần tự từng ý chớnh, mỗi ý chớnh cú cỏc ý phụ, mỗi ý phụ cú cỏc vớ dụ và dẫn chứng kốm theo. Thờm vào đú, cần dựng những từ chỉ thứ tự cho mỗi vấn đề/ý chớnh. Khi trỡnh bày nờn sử dụng cõu, từ nhấn để thể hiện tầm quan trọng của vấn đề được trỡnh bày và thỉnh thoảng túm tắt những gỡ đó núi. Ngoài ra khi trỡnh bày cần sử dụng nhiều dẫn chứng để minh họa. Những dẫn chứng đú cú thể là những cõu chuyện, những hỡnh ảnh hay cỏc con số.
- Trỡnh bày phần kết thỳc và núi lời tạm biệt
Khi trỡnh bày phần kết thỳc cần lưu ý rằng phần kết thỳc cũng quan trọng như những phần khỏc nú sẽ để lại ấn tượng trong lũng người nghe như ấn tượng ban đầu, kết thỳc nờn ngắn gọn và nhấn mạnh lại cỏc điểm chớnh, khụng núi ngoài những điều cần thiết núi và thể hiện thỏi độ cảm ơn, hài lũng về thớnh giả. Kỹ thuật để trỡnh bày phần kết thỳc là núi lại những nội dung và mục đớch chớnh của thuyết trỡnh, thỏch thức hành động của khỏn giả, nờu những dẫn chứng hành động của người khỏc. Khi trỡnh bày phần kết thỳc nờn sử dụng cỏc minh hoạ liờn quan cỏ nhõn người thuyết trỡnh và nờn cú hai
phần sau: i) phần thỏch thức hành động của thớnh giả cần núi mạnh mẽ; ii) Phần thuyết phục chỉ cho thớnh giả thấy những lợi ớch khi hành động nờn núi nhẹ nhàng.
- Trả lời cỏc cõu hỏi
Sau khi kết thỳc phần trỡnh bày mời thớnh giả đưa ra cõu hỏi, khi trả lời cõu hỏi cần lưu ý chọn những cõu hỏi dễ dàng để trả lời trước, đối với những cõu hỏi khú nờn lẩn trỏnh bằng cỏc lý do thớch hợp và tế nhị.
- Từ biệt
Trước khi từ biệt cần hỏi nhanh thớnh giả cũn cõu hỏi nào nữa khụng và nhanh chúng rời khỏi bục bằng một cõu cảm ơn và lời từ biệt.
b. Phong cỏch thuyết trỡnh
Khi thuyết trỡnh cần thể hiện một số tớnh chất sau trong quỏ trỡnh thuyết trỡnh. Trước tiờn cần thể hiện sự mạnh mẽ khi bắt đầu bằng cỏch thế hiện thỏi độ vui vẻ khi xuất hiện và hỏo hức sẵn sàng chia sẻ với khỏn giả, cần đố nộn cảm xỳc, đứng trờn bục thuyết trỡnh, khụng núi vài giõy và nhỡn thẳng vào thớnh giả. Tiếp theo cần thể hiện tớnh tổ chức của bài núi qua việc trỡnh bày tuần tự cỏc phần của bài núi quan điểm chớnh, ý chớnh, ý phụ, vớ dụ rồi dẫn chứng đồng thời cỏc dẫn chứng minh hoạ phải bố trớ theo trỡnh tự thời gian. Bờn cạnh đú, người thuyết trỡnh cũng cần thể hiện tớnh thuyết phục của bài núi qua việc thể hiện tỡnh cảm, sự thõn thiện, sự chõn thành trong quỏ trỡnh thuyết trỡnh và sử dụng cỏc thụng tin liờn quan đến cỏ nhõn, những kinh nghiệm, kiến thức truyền đạt nhằm mang lại lợi ớch cho thớnh giả. Ngoài ra, khi thuyết trỡnh cần phải biểu lộ tõm trạng tự nhiờn, muốn vậy cần phải bỡnh tĩnh và chuẩn bị tinh thần trước khi thuyết trỡnh bằng cỏch hớt thở thật sõu và chuẩn bị một cốc nước lọc khụng đỏ trờn bục thuyết trỡnh. Thờm vào đú cần tranh thủ sự đồng cảm của thớnh giả bằng cỏch thể hiện sự chõn thành, điềm tĩnh qua lời núi, cử chỉ, điệu bộ và luụn biểu lộ tõm trạng tự nhiờn, cố gắng núi như đang núi thẳng vào thớnh giả, mỗi thớnh giả phải cảm thấy như người thuyết trỡnh đang núi riờng với họ. Khi thuyết trỡnh cần tập trung vào những ý chớnh, núi vắn tắt đủ ý và chỉ núi những gỡ đó soạn sẵn.
Về kỹ năng núi, núi bài thuyết trỡnh phải rừ ràng, rành mạnh từng cõu nờn cú điểm nhấn, giọng núi phải truyền cảm, cần phải chỳ ý đến õm lượng, õm tần, õm sắc, õm điệu khi núi, khụng núi kiểu lưỡng lự, cõn nhắc,… Trang phục phải gọn gàng, phự hợp với bối cảnh, chủ đề thuyết trỡnh, cú thể sử dụng đồng phục nếu thớnh giả mặc đồng phục, cũng cần chỳ ý đến tư thế, điệu bộ cử chỉ khi thuyết trỡnh. Nờn nhỡn một vũng qua thớnh giả trước khi thuyết trỡnh, khụng nờn nhỡn chăm chăm vào bài núi, nờn nhỡn tập trung vài giõy vào người đang thể hiện sự thớch thỳ lắng nghe. Thờm vào đú cần thể hiện những cử chỉ quan tõm đến khỏn giả như nhỡn mỉn cười, tập trung về phớa đối tượng khi họ phỏt biểu. Khụng hành động thiếu tập trung, khụng nờn cú những cử chỉ, hành động “thừa” như gấp tay lại, sờ cổ. Nờn dựng những cử chỉ phự hợp để nhấn mạnh cỏc quan điểm. Khi thuyết trỡnh phải đứng thẳng người khụng nờn tạo dỏng vẻ
mỏi mệt. Trong thuyết trỡnh cũng nờn thay đổi cử chỉ, hàng động, thỏi độ để thu hỳt người nghe.
c. Sử dụng cụng cụ hỗ trợ
Trước tiờn tự hỏi lý do cần sử dụng cỏc cụng cụ hỗ trợ và chọn những cụng cụ phục vụ cho quỏ trỡnh thuyết trỡnh, đặc biệt phải sỏng tạo khi lựa chọn cũng như khi sử dụng. Cần lưu ý rằng đối với cỏc buổi thuyết trỡnh ngắn (từ 5 đến 20 phỳt) khụng nờn dựa vào Powerpoint tốt hơn là tập trung xõy dựng mối quan hệ với thớnh giả. Khi sử dụng cỏc cụng cụ hỗ trợ cần tập trung sử dụng cỏc cụng cụ nhỡn để kớch thớch khỏn thớnh giả. Họ sẽ cảm thấy thỳ vị và quan tõm nhiều hơn khi tận mắt thấy những điều đang được trỡnh bày thụng qua cỏc phương tiện nhỡn. Ngoài ra, cần thống nhất cỏc phương tiện nhỡn và nghe. Một số phương tiện nhỡn thường sử dụng như: Bản đồ, hỡnh vẽ, mỏy chiếu và phim, mỏy Projectors và mỏy tớnh, bảng,.v.v…