6 Các số liệu được dẫn từ nghiên cứu Forrester Research (Temkin 2002)
3.3.1.1 Mạng nội bộ
Về mặt kỹ thuật, mạng intranet không khác nhiều so với mạng Internet, ngoại trừ việc chỉ những cá nhân được lựa chọn mới được phép truy cập vào mạng. Dựa trên mơ hình máy chủ/máy khách, các yêu cầu bên trong đối với các file, các tài liệu, hoặc các thiết kế sơ đồ xử lý giống như trên Internet. Ví dụ, một người quản lý bán hàng khu vực sử dụng trình duyệt Web có thể đưa ra u cầu lấy thơng tin về tình hình bán trong năm qua của khu vực mình. Trình ứng dụng khách Web gửi một thơng điệp HTTP đến máy chủ đích của cơng ty có sử dụng bộ giao thức TCP/IP và đến mạng intranet của công ty. Các kiểm tra cấp phép (authorization checks) sẽ kiểm tra xem người yêu cầu (người quản lý bán hàng khu vực) có quyền truy cập vào các file dữ liệu đó khơng. Nếu được, các file sẽ được gửi đến máy tính khách yêu cầu qua mạng intranet. Người quản lý có thể quan sát những số liệu mới nhất về khu vực của mình và so sánh với các con số kế hoạch dự kiến.
Intranet là một cách thức hết sức thơng dụng và có chi phí thấp để phân phối các thông tin của công ty. Một mạng Intranet sử dụng các giao thức dựa trên Internet, bao gồm TCP/IP, FTP, Telnet, HTML và các trình duyệt Web. Vì intranet tương hợp với Internet, nên các thơng tin lựa chọn từ intranet có thể sẵn sàng chia sẻ với những người dùng bên ngoài. Một lợi ích của việc sử dụng intranet là các bộ phận khác nhau trong một công ty, được trang bị bởi các phần cứng máy tính khác nhau, có thể tương tác với nhau trong một mạng intranet. Điều này có được vì các giao thức và phần mềm Internet là trung lập về phần cứng – chúng vận hành tốt trên cả máy tính Macintosh, máy tính cá nhân, hoặc máy tính dựa trên UNIX.
Máy chủ intranet có thể thu thập và phân nhóm thơng tin, sau đó thơng tin được truyền sang Internet cho sử dụng bên ngồi. Giả sử một khách hàng có u cầu về báo giá và thơng tin về có hàng trong kho hay khơng đối với một sản phẩm nào đó, intranet sẽ xác định thơng tin u cầu từ các cơ sở dữ liệu bên trong, bao gồm cả thông tin tồn kho và thông tin xử lý công việc, định dạng thông tin, chuyển thông tin từ intranet đến Internet và đến khách hàng.
Mạng intranet có giá hợp lý vì các yêu cầu về cơ sở hạ tầng đối với chúng thường là sẵn có nếu như các máy tính cá nhân của công ty đã kết nối với nhau bằng mạng cục bộ (LAN – Local Area Netwwork), và mạng LAN kết nối với Internet. Cơ sở hạ tầng của Intranet bao gồm một mạng TCP/IP, phần mềm cấp phép, phần cứng và phần mềm máy chủ (server), các máy khách Web, và một máy chủ bức tường lửa (bức tường lửa đảm bảo an ninh giữa thế giới bên ngoài và mạng bên trong cơng ty). Vì mạng intranet sử dụng mơ hình khách/chủ, nên phần cứng và phần mềm vận hành
trong intranet cũng giống như trong Internet. Hơn nữa, việc sử dụng giao thức TCP/IP chuẩn đảm bảo rằng khi triển khai intranet, công ty không phải lo lắng đến việc đồng thời phải duy trì các chuẩn khác nhau cho intranet và Internet.
Intranet có thể tiết kiệm cho cơng ty cả thời gian và tiền bạc. Ở các tổ chức lớn và nhỏ, intranet luôn là cách thức tốt nhất để phân phối các thông tin đa dạng, vì việc tạo lập và phân phối thơng tin trên giấy thường chậm và đắt. Ví dụ, nếu cơng ty có intranet, phịng nhân sự có thể đưa lên mạng các sổ tay hướng dẫn cơng việc, các chính sách của cơng ty, các văn bản pháp lý của nhà nước liên quan đến công việc và cán bộ công chức…, nhờ vậy tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bất kỳ ai một lần nào đó có liên quan đến cuốn sách chỉ dẫn (in trên giấy) về chính sánh của cơng ty vốn nhiều trang, thường xuyên bổ sung thay đổi, phải in và phân phát lại(hàng tháng, hàng năm), sẽ đánh giá cao vai trị của intranet. Các thơng tin khác intranet xử lý là thông tin về việc làm, kết quả kinh doanh, thông tin về sản xuất, sách trắng và các báo cáo kỹ thuật, danh mục điện thoại công ty, danh mục thư điện tử, hướng dẫn sử dụng phần mềm, các mẫu đơn từ của nhà nước. Đào tạo là một lĩnh vực khác thu được lợi ích từ intranet do chi phí được cắt giảm và mức độ thuận tiện cao. Sử dụng intranet, cán bộ cơng chức có thể tiến hành học tập trực tuyến trên cơ sở bất kỳ khi nào/bất kỳ ở đâu. Đào tạo dựa trên intranet giảm chi phí hơn nhiều so với đào tạo trực tiếp, vì cơng ty tiết kiệm được chi phí đi lại, ăn ở khi gửi cán bộ nhân viên đến trung tâm đào tạo.
Intranet giúp giải quyết nhanh quá trình phân phối và cập nhật các ứng dụng. Việc quản lý và duy trì các phần mềm máy tính cá nhân của cơng ty địi hỏi khá nhiều chi phí. Intranet có thể giúp giảm thấp tổng chi phí sở hữu (TCO – Total Cost of Ownership) bằng cách giảm các chi phí duy trì và cập nhật phần mềm. Nhóm cán bộ CNTT có thể đưa phần mềm đã được cập nhật hoặc vá lỗi lên mạng intranet và cấp tập lệnh (script) đến các máy trạm của cán bộ nhân viên và phần mềm được tự động cài đặt vào lần mở máy tới. So sánh cách tiếp cận này với cách tiếp cận thao tác trực tiếp với từng máy tính, vốn dĩ tốn rất nhiều thời gian, sẽ thấy intranet cho phép tiết kiệm như thế nào.
Các lợi ích của intranet bao gồm:
- Thông tin liên lạc nội bộ nhanh hơn, rẻ hơn và thân thiện hơn - Chi phí mua sắm và khai thác thấp
- Chi phí duy trì thấp - Tăng sự tiếp cận thơng tin - Thông tin sẵn sàng và kịp thời
- Công bố, phân phối thông tin và đào tạo dễ dàng.
Tuy vậy, intranet cũng có một số nhược điểm. Intranet khơng phải vật cho không. Công ty phải cân nhắc giữa lợi ích và chi phí. Thơng thường, khó có thể hạch tốn chính xác việc hồn vốn của mạng (một con số mà các nhà kế tốn và phụ trách về tài chính muốn biết). Một vài cơng cụ intranet cịn chưa chín muồi và chưa sẵn sàng cho khai thác rộng rãi. Việc kiểm sốt intranet có thể bị vượt khỏi tầm tay, yêu cầu phải theo rõi, kiểm tra cẩn thận để đảm bảo mạng hoạt động liên tục, an toàn.