9 Một proxy server, giống như firewall (bức tường lửa), được thiết kế để bảo vệ tài nguyên trong các
8.3. Nhân lực trong vận hành dự án thương mại điện tử
Không quan tâm đến việc liệu ban quản lý dự án quyết định phần việc nào trong hoạt động thiết kế và thực thi được thuê ngoài, họ cũng phải quyết định nguồn nhân lực cần thiết cho dự án thương mại điện tử. Nhân viên trong các bộ phận là yếu tố quan trọng nhất cho sự thành công của một dự án thương mại điện tử. Các bộ phận bao gồm:
- Quản lý kinh doanh - Chuyên viên ứng dụng - Nhân viên dịch vụ khách hàng - Quản trị hệ thống
- Nhân viên vận hành mạng - Quản trị dữ liệu
Chức năng quản lý kinh doanh nên do người trong công ty thực hiện. Người quản lý kinh doanh nên là một thành viên trong ban quản lý dự án nội bộ công ty, những người đề ra mục tiêu của dự án. Nhà quản lý kinh doanh có trách nhiệm thực thi các yếu tố trong kế hoạch kinh doanh và nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bởi ban quản lý dự án. Nếu việc sửa đổi kế hoạch là cần thiết cho sự tiến triển của dự án, nhà quản lý kinh doanh phát triển những đề xuất cụ thể đối với bản kế hoạch sửa đổi và phần vốn cần thêm, sau đó trình ban quản lý dự án và người lãnh đạo cao nhất để phê duyệt.
Nhà quản lý kinh doanh cần có kinh nghiệm và kiến thức về hoạt động kinh doanh sẽ được thực hiện trên Website thương mại điện tử. Ví dụ nếu nó là một Website của nhà bán lẻ hàng tiêu dùng, người quản lý kinh doanh nên có kinh nghiệm quản lý các hoạt động bán lẻ. Trong tương lai, một cơng ty có thể muốn th một nhà quản lý kinh doanh thương mại điện tử từ những công ty khác, tuy nhiên thương mại điện tử là quá mới mẻ đối với nhiều nhà quản lý, để có được kinh nghiệm về quản lý thương mại điện tử đòi hỏi thời gian và thực tiễn qnản lý. Do vậy, hầu hết các cơng ty sẽ cố gắng tìm kiếm các thành viên cho vị trí này trong nội bộ cơng ty.
Thêm vào đó, đối với quản lý kinh doanh, chức năng quản lý kinh doanh trong dự án thương mại điện tử có thể bao gồm các cá nhân khác, những người thực hiện những chức năng đặc biệt, ví dụ như quản lý dự án hay quản lý kế toán, điều mà các nhà quản lý kinh doanh khơng có thời gian để thực hiện. Người quản lý kế tốn theo dõi hàng loạt cơng việc của dự án. Hầu hết các dự án lớn
sẽ phải thử nghiệm phiên bản mới, chạy thử phiên bản mới và mỗi phiên bản sản phẩm của Website được đặt trên những máy chủ khác nhau. Phiên bản thử nghiệm là phiên bản đang được xây dựng, khi hầu hết các Website được cập nhật thường xuyên với những tính năng và nội dung mới, phiên bản thử nghiệm sẽ được chạy thử tại một bộ phận trong cơng ty, ví dụ như phịng marketing để chắc chắn rằng mỗi tính năng mới hoạt động tốt trước khi trưng bầy cho khách hàng. Phiên bản sản phẩm phải là phiên bản hoạt động hồn chỉnh của Website và nó sẵn sàng phục vụ khách hàng và những khách thăm quan khác. Nhà quản lý kế toán kiểm soát những phần cụ thể trên trang Web và những phần liên quan đến cài đặt phần mềm như chuyển phiên bản từ thử nghiệm thành phiên bản chạy thử và chuyển thành sản phẩm hoàn chỉnh.
Khi có nhiều hãng cung cấp những giải pháp phần mềm trọn gói cho thương mại điện tử, như đã mô tả trong Chương 3, các công ty sẽ cần các nhân viên công nghệ thông tin những người sẽ cài đặt và bảo dưỡng phần mềm. Hầu hết các đơn vị kinh doanh lớn có chuyên gia ứng dụng, người bảo dưỡng các phần mềm như kế toán, nguồn nhân lực và logistics.
Tương tự, phần mềm thương mại điện tử quản lý catalogs, tiến trình thanh tốn và các tính năng khác cần những chuyên gia ứng dụng để bảo dưỡng phần mềm. Mặc dù việc cài đặt những gói phần mềm này có thể được th ngồi, nhưng hầu hết các cơng ty muốn đào tạo nhân viên của họ để thực hiện các chức năng này khi Website thương mại điện tử sẵn sàng hoạt động.
Website cung cấp cho các nhà kinh doanh cơ hội duy nhất là gặp được khách hàng. Do vậy, Webstie B2B và B2C muốn lợi dụng các cơ hội đó phải có chức năng quản lý quan hệ khách hàng. Nhân viên dịch vụ khách hàng giúp thiết kế và thực hiện việc quản lý quan hệ khách hàng khi hoạt động thương mại điện tử được thực hiện. Ví dụ như họ có thể cấp và quản lý password, thiết kế tính năng giao diện khách hàng, quản lý e-mail của khách hàng và số điện thoại yêu cầu về dịch vụ hay về hoạt động chăm sóc khách hàng, hướng dẫn chào hàng qua điện thoại đối với những hoạt động thương mại điện tử.
Một nhà quản lý hệ thống, người hiểu được phần cứng của máy chủ và hoạt động của hệ thống là một phần cần thiết của việc thực thi dự án thương mại điện tử thành cơng. Nhà quản lý hệ thống có trách nhiệm vận hành hệ thống tin cậy và an toàn. Nếu hoạt động của Website thương mại điện tử được thuê ngoài bởi một nhà cung cấp dịch vụ ISP hoặc CSP, họ cũng sẽ cung cấp chức năng này. Nếu Webstie được hosting bởi một cơng ty, cần có ít nhất một người làm cơng việc này. Thêm vào đó, việc quản lý hệ thống của cơng ty cần nhân viên có khả năng bảo dưỡng 24/7 đối với việc vận hành và an ninh của Website. Chức năng của nhân viên vận hành mạng bao gồm ước lượng và giám sát tốc độ tải, giải quyết các vấn đề về mạng khi nó phát sinh, thiết kế và thực thi các công nghệ chống lỗi, và quản lý bất cứ hoạt động nào của mạng được thuê ngoài bởi các ISP và CSP hay các công ty điện thoại.
Tất cả các Website thương mại điện tử sẽ yêu cầu một vài loại chức năng quản lý dữ liệu để hỗ trợ các hoạt động, ví dụ như quy trình giao dịch, đơn đặt hàng, quản lý yêu cầu của khách hàng hay giao nhận logistics. Nó có thể là cơ sở dữ liệu tồn tại được tích hợp bên trong Website hay có thể là cơ sở dữ liệu riêng biệt được thiết lập đối với dự án thương mại điện tử. Có nhà quản lý cơ sở dữ liệu là rất quan trọng để có thể quản lý hiệu quả việc thiết kế và thực thi những chức năng này.
* Hậu kiểmsoát việc thực thi
Sau khi Website thương mại điện tử được phát triển thành công, hầu hết nguồn nhân lực của dự án được sử dụng cho việc bảo dưỡng và cải tiến hoạt động của Website. Tuy nhiên, sự gia tăng số lượng các giao dịch trong kinh doanh đang thực sự có giá trị cho hậu kiểm soát việc thực thi dự án thương mại điện tử. Hậu kiểm soát việc thực thi là việc xem xét lại dự án một cách chính thống sau khi nó được vận hành và đưa ra kinh doanh.
Hậu kiểm sốt việc thực thi giúp nhà quản lý có cơ hội kiểm tra mục tiêu, chỉ rõ việc thực hiện mục tiêu, ước tính chi phí, lên kế hoạch về ngày giao nhận, những cái được thiết lập trong kế hoạch dự án và so sánh chúng với những gì thực tế xẩy ra. Trong quá khứ, hầu hết việc xem xét lại dự án tập trung vào việc quy trách nhiệm cho các cá nhân về các chi phí phát sinh hay thời gian bàn giao
dự án không đúng thời hạn. Khi nhiều lực lượng bên ngồi dự án cơng nghệ có thể lấn át các nỗ lực của người quản lý dự án, phương pháp quy trách nhiệm là khơng hữu ích, cũng như bất tiện đối với người quản lý dự án.
Hậu kiểm soát cho phép ban quản lý dự án trong nội bộ công ty, người quản lý kinh doanh và quản lý dự án đặt ra những câu hỏi về mục tiêu của dự án và cung cấp những câu trả lời về chiến lược đã đặt ra trong khi thiết kế dự án. Bằng cách, bàn bạc kỹ lưỡng, chứ không phải đổ lỗi cho nhau, các cơng ty có thể nhận được thơng tin hữu ích trong việc lập kế hoạch của dự án trong tương lai và nó cũng giúp những người tham gia dự án những bài học kinh nghiệm có giá trị.
Chương 10