2.3. Kết quả nghiên cứu thực trạng quản lí hoạt động phát hành sách của NXBGD tạ
2.3.6.2. Thực trạng tổ chức, chỉ đạo thực hiện hoạt động phát hành sách của
NXBGD tại TP.HCM
Bảng 2.18: Kết quả đánh giá về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện tổ chức, chỉ đạo hoạt động phát hành sách TT Nội dung Mức độ thực hiện Hiệu quả thực hiện ĐTB Thứ hạng ĐTB Thứ hạng 1 Chọn lựa, sắp xếp, bố trí hợp lý cán bộ phát hành (số lượng, năng lực, phẩm chất,…) 4,05 3 4,00 4
2 Tổ chức tốt môi trường và điều kiện làm
việc 4,11 2 4,05 1
3 Phân công lao động phù hợp 4,12 1 4,04 2
4 Cải tiến tổ chức định mức lao động 3,89 4 4,02 3 5 Bồi dưỡng trình độ chuyên môn, ngoại
ngữ, tin học 3,79 5 3,58 5
ĐTB chung 3,99 3,94
Kết quả thống kê ở bảng 2.18 về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện các thao tác tổ chức, chỉ đạo phát hành sách có ĐTB chung lần lượt là 3,99; 3,94, đạt
Phân tích chi tiết cho thấy, nội dung “Phân công lao động phù hợp” được thực hiện ở vị trí đầu tiên với ĐTB = 4,12 ứng với mức thường xuyên. Đây là một khía cạnh quan trọng trong khoa học quản lí. Bởi một khi nhân viên của NXBGD được phân công, phân nhiệm phù hợp với năng lực thì tinh thần làm việc của họ được thúc đẩy và có cơ hội chứng minh khả năng cũng như phát triển kỹ năng nghề nghiệp. Đồng thời góp phần tạo nên một bộ máy hoạt động hiệu quả. Kết quả này chỉ làm an tâm phần nào bởi hiệu quả thực hiện phân công, phân nhiệm của CBQL chỉ đạt mức khá và đây vẫn chưa phải là kết quả như mong đợi.
Nội dung được thực hiện tiếp theo là “Tổ chức tốt môi trường và điều kiện làm việc” với ĐTB = 4,11, ứng với mức thường xuyên. Hiệu quả làm việc của nhân viên NXBGD phụ thuộc vào nhiều yếu tố; trong đó có những điều kiện rất thiết yếu như môi trường, điều kiện làm việc và những chế độ, chính sách phù hợp. Nếu mơi trường làm việc khơng thoải mái hoặc những chính sách đối với họ không được đáp ứng sẽ sản sinh yếu tố làm giảm sút tinh thần, thái độ làm việc, dẫn đến chất lượng và hiệu quả công việc cũng giảm sút. Đây được được xem là cách tạo động lực giúp nâng cao sự sáng tạo, nhiệt huyết trong công việc. Tuy nhiên, hiệu quả mà các nhà quản lí thực hiện chỉ đạt mức khá (ĐTB = 4,05). Kết quả này khiến chúng tôi trăn trở, phải chăng việc tạo điều kiện cho nhân viên tham gia phát hành sách chưa được đảm bảo hay do cách tạo điều kiện chưa hợp lý? Kết quả này buộc người người lãnh đạo trong quá trình thực hiện phải lưu tâm hơn nữa thao tác này.
Các thao tác cịn lại “Chọn lựa, sắp xếp, bố trí hợp lý cán bộ phát hành (số lượng, năng lực, phẩm chất,…)”; “Cải tiến tổ chức định mức lao động”; “Bồi dưỡng trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học” đều được đánh giá là thực hiện thường xuyên với hiệu quả khá với ĐTB dao động từ 3,58 đến 4,05. Trong đó, thao tác được cho rằng là thực hiện hạn chế nhất và hiệu ứng mang lại thấp nhất là “Bồi dưỡng trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học” (ĐTB lần lượt là 3,79; 3,58). Đất nước ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4 đã làm thay đổi toàn bộ đời sống kinh tế, xã hội. Đón đầu xu thế và yêu cầu của thị trường lao động, Đảng và Nhà nước chú trọng triển khai việc phát triển nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân lực chất lượng cao. Theo đó, u cầu đặt ra với người làm cơng tác phát hành sách
là phải có kiến thức về tin học và ngoại ngữ để có thể phát huy được hiệu quả cơng việc. Với kết quả đáng buồn này đòi hỏi người lãnh đạo NXBGD cần quan tâm đến việc bồi dưỡng năng lực tin học và ngoại ngữ cho nhân viên mình. Đây được xem là cơ sở trọng yếu để chúng tơi nghiên cứu tìm ra biện pháp tác động.
Một trong những công việc quan trọng và khơng thể thiếu trong q trình tổ chức thực hiện phát hành sách đó là cơng tác quản lí cơ sở vật chất - kĩ thuật. Đề tài đã khảo sát 3 tiêu chí: xây dựng các qui định, quy trình quản lí, sử dụng và bảo quản kho bãi, cửa hàng, đại lí; tập huấn sử dụng các trang thiết bị, phầm mềm phát hành nội bộ; thực hiện kiểm kê (CSVC, tài sản) định kỳ, kết quả thu được thể hiện chi tiết ở bảng sau:
Bảng 2.19: Kết quả đánh giá về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí cơ sở vật chất - kỹ thuật TT Nội dung Mức độ thực hiện Hiệu quả thực hiện ĐTB Thứ hạng ĐTB Thứ hạng 1
Xây dựng các qui định, quy trình quản lí, sử dụng và bảo quản kho bãi, cửa hàng, đại lí
4,07 3 4,12 2
2 Tập huấn sử dụng các trang thiết bị,
phầm mềm phát hành nội bộ 4,09 2 4,02 3
3 Thực hiện kiểm kê (CSVC, tài sản) định
kỳ 4,28 1 4,14 1
ĐTB chung 4,15 4,09
Kết quả thống kê ở bảng 2.19 về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện các thao tác quản lí cơ sở vật chất - kỹ thuật trong quá trình phát hành sách có ĐTB chung lần lượt là 4,15; 4,09, đạt mức thực hiện thường xuyên và đạt kết quả khá theo thang đo đã xác lập.
với mức rất thường xuyên. Việc kiểm kê định kỳ sẽ giúp người quản lí biết được số lượng tài sản hiện có, tình hình quản lí, hiệu quả sử dụng vật chất - kỹ thuật để đưa ra những quyết định như sửa chữa, nâng cấp, hay thay thế phù hợp với năng lực tài chính. Bên cạnh đó giúp cơng tác quản lí được sát sườn hơn và tránh thất thoát làm mất, gây hư hỏng, thiếu hụt trong công tác phát hành sách. Với mức rất thường xuyên thực hiện là tín hiệu tương đối tốt nhưng xét về hiệu quả mang lại thì chỉ đạt mức khá (ĐTB 4,14). Một lần nữa cho thấy từ việc thực hiện đến hiệu quả mang lại có một khoảng cách nhất định. Thực tế này người quản lí khơng thể xem nhẹ mà cần lưu ý hơn để hiệu quả mang lại được nâng cao hơn nữa.
Hai thao tác còn lại được đánh giá là thực hiện một cách thường xuyên và hiệu quả mang lại là khá. Trong đó, thao tác đạt hiệu quả thấp nhất là “Tập huấn sử dụng các trang thiết bị, phầm mềm phát hành nội bộ” với ĐTB = 4,02. Với tính chất đặc thù của công việc biên soạn, biên tập, xuất bản, in và phát hành các loại sách giáo dục, bản đồ, tranh ảnh giáo khoa..., xuất bản phẩm điện tử đòi hỏi tát cả nhân viên của NXBGD phải nắm rõ và sử dụng thành thạo các trang thiết bị, phầm mềm chuyên biệt để làm việc. Để nâng cao kỹ năng nghề nghiệp rất cần đến việc tập huấn sử dụng, thế nhưng việc làm này hiện nay được cho rằng mang lại hiệu quả thấp nhất. Chỉ báo này khuyến nghị người lãnh đạo cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tập huấn sử dụng các trang thiết bị, phầm mềm phát hành nội bộ để đảm bảo công tác phát hành đạt hiệu quả cao hơn. Yêu cầu này vừa mang tính trước mắt vừa mang tính lâu dài.
Ở một khía cạnh khác, công tác phát triển kho bãi, cửa hàng, hệ thống mạng lưới phát hành là việc rất quan trọng đối với các nhà quản lí. Việc làm này là hình thức cụ thể hóa chiến lược đẩy mạnh phát triển thị trường trọng tâm và mục tiêu của tồn hệ thống NXBGD. Đề tài đã tìm hiểu mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện các nội dung này và kết quả thu được được thể hiện ở bảng 2.20.
Bảng 2.20: Kết quả đánh giá về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí cơng tác bổ sung phát triển kho bãi, cửa hàng, đại lí phát hành
thực hiện thực hiện
ĐTB Thứ
hạng ĐTB Thứ hạng
1 Xây dựng qui trình bổ sung, phát triển
kho bãi 4,07 2 4,05 3
2 Tuân thủ các nguyên tắc bổ sung kho
bãi, hậu cần 4,18 1 4,14 1
3 Dự trù kế hoạch phát triển kho bãi trong
ngắn và dài hạn 4,04 3 4,07 2
ĐTB chung 4,10 4,09
Kết quả thống kê bảng 2.20 về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí cơng tác bổ sung phát triển kho bãi, cửa hàng, đại lí phát hành có ĐTB chung lần lượt là 4,10 - ứng với mức độ thực hiện thường xuyên và 4,09 - ứng với mức độ khá theo thang đo đã thiết lập. Trong đó, tiêu chí “Tn thủ các ngun tắc bổ sung kho bãi, hậu cần” đạt kết quả cao nhất (ĐTB = 4,14). Kết quả này có được là nhờ cán bộ quản lí cơng tác phát hành qn triệt và tuân thủ các nguyên tắc bổ sung kho bãi, hậu cần khi tham mưu, đề xuất mở rộng hệ thống với các cấp lãnh đạo.
Bảng 2.21: Kết quả đánh giá về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí hệ thống phát hành TT Nội dung Mức độ thực hiện Hiệu quả thực hiện ĐTB Thứ hạng ĐTB Thứ hạng
1 Phân loại đối tác phát hành 4,42 1 4,26 1
2 Thống kê số lượng phát hành đối với
từng loại đối tác 4,26 2 4,14 3
3 Xây dựng quy luật phát hành
tháng/quý/năm 4,18 3 4,18 2
đối tác trong và ngoài hệ thống
5
Tổ chức giới thiệu sách mới, biện pháp khuyến khích, thu hút bạn đọc trên tồn hệ thống
4,09 5 4,02 5
6 Công tác thống kê phân loại đối tượng,
nhu cầu bạn đọc trên toàn hệ thống 3,79 6 3,88 6
ĐTB chung 4,15 4,09
Kết quả thống kê ở bảng 2.21 về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện các thao tác quản lí hệ thống phát hành trong quá trình phát hành sách có ĐTB chung lần lượt là 4,15; 4,09, đạt mức thực hiện thường xuyên và đạt kết quả khá theo thang đo đã xác lập.
Phân tích chi tiết cho thấy, nổi bật lên và đứng vị trí đầu tiên trong bảng xếp hạng là “Phân loại đối tác phát hành” với ĐTB 4,42, ứng với mức rất thường xuyên. Kinh tế - xã hội khơng ngừng phát triển, muốn thích nghi với nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khóc liệt như hiện nay thì mỗi cơ quan, đơn vị phải phải thay đổi tư duy quản lí từ việc duy trì sang đổi mới và cải tiến liên tục. Với thị trường ln biến động thì việc phân loại đối tác phát hành của NXBGD trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi làm được việc này sẽ giúp người quản lí có những chính sách cũng như chiến lược hợp tác, phát triển phù hợp với từng đối tác phát hành. Kết quả thu được từ phỏng vấn ông N. cũng khá tương đồng “Thực tế kinh doanh những năm qua cho thấy, NXBGD tại TP.HCM luôn tiến hành phân loại đối tác phát hành để có những chính sách chiết khấu riêng biệt, phù hợp cho từng nhóm đối tác. Việc này vừa góp phần bảo vệ lợi ích của các đơn vị thành viên trong NXBGD, vừa quản lí được lượng sách phát hành trái tuyến, đồng thời ngăn chặn sách giả cũng như giải quyết xung đột lợi ích giữa các đối tác trong và ngoài hệ thống”. Với mức độ
rất thường xuyên thực hiện và hiệu quả thực hiện đạt mức tốt. Kết quả này rất đáng ghi nhận và cần phát huy.
Nội dung đứng vị trí ưu tiên thực hiện thứ 2 là “Thống kê số lượng phát hành đối với từng loại đối tác” với ĐTB = 4,26, ứng với mức rất thường xuyên. Việc thống kê số lượng phát hành của từng đối tác qua các năm, sẽ giúp NXBGD tại
TP.HCM chủ động hơn trong việc điều phối vốn, nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, năng lực đáp ứng của các nhà in, kho bãi… trong công tác phát hành sách. Với mức thực hiện này chúng tôi khá hài lịng nhưng lại khơng n tâm bởi hiệu quả thực hiện lại xếp thứ 3 với ĐTB = 4,14, ứng với mức khá. Sự chênh lệch về mức độ này cần được các nhà quản lí quan tâm nâng cao hơn nữa về hiệu quả thực hiện nội dung trên.
Các nội dung còn lại “Xây dựng quy luật phát hành tháng/quý/năm”; “Giải quyết các xung đột lợi ích giữa các đối tác trong và ngồi hệ thống”; “Tổ chức giới thiệu sách mới, biện pháp khuyến khích, thu hút bạn đọc trên tồn hệ thống”; “Công tác thống kê phân loại đối tượng, nhu cầu bạn đọc trên toàn hệ thống” đều được đánh giá ở mức thực hiện thường xun với kết quả khá. Trong đó, cơng tác thống kê phân loại đối tượng, nhu cầu bạn đọc trên toàn hệ thống được đánh giá thấp nhất cả về mức độ thực hiện lẫn hiệu quả (ĐTB lần lượt là 3,79; 3,88). Khơng khó để lý giải kết quả này bởi đối tượng và nhu cầu người sử dụng sách giáo dục hiện nay rất đa dạng, phong phú. Việc thống kê trên tồn hệ thống mang tính vĩ mô, là việc làm khơng hề dễ dàng và cần có đội ngũ phụ trách chuyên biệt. Với sự nỗ lực thời gian qua, NXBGD tại TP.HCM đã đảm bảo ở mức khá. Tuy nhiên, để toàn bộ hệ thống quản lí phát hành sách diễn ra thuận lợi và đạt hiệu quả thì khơng được bng lõng ở bất cứ cơng việc gì. Đặc biệt là những nội dung xếp thứ hạng thấp về mức thwujc hiện cũng như hiệu quả mang lại còn hạn chế.
Bảng 2.22: Kết quả đánh giá về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí việc ứng dụng CNTT TT Nội dung Mức độ thực hiện Hiệu quả thực hiện ĐTB Thứ hạng ĐTB Thứ hạng 1
Sử dụng máy tính trong việc quản lí kho, quản lí số liệu sách phát hành toàn hệ thống
2 Ứng dụng phần mềm quản lí hoạt động
phát hành tại chỗ theo chuyên đề 4,00 4 4,09 2 3 Sử dụng CNTT trong việc tìm sách, tra
cứu tại chỗ 4,09 2 4,00 3
4 Nâng cấp phần mềm quản lí phát hành 4,07 3 3,96 4
ĐTB chung 4,12 4,05
Kết quả thống kê bảng 2.22 về mức độ thực hiện và hiệu quả thực hiện quản lí việc ứng dụng CNTT vào hoạt động phát hành sách có ĐTB lần lượt là 4,12 và 4,05, ứng với mức thực hiện thường xuyên và hiệu quả khá. Điều này có nghĩa là NXBGD đã thường xuyên ứng dụng CNTT vào quá trình phát hành sách và hiệu quả mang lại ở mức khá.
Phân tích chi tiết cho thấy, nội dung “Sử dụng máy tính trong việc quản lí kho, quản lí số liệu sách phát hành tồn hệ thống” được thực hiện cao nhất với ĐTB = 4,32, ứng với mức rất thường xuyên. Tuy nhiên, ở nội dung này hiệu quả mang lại chỉ ở mức khá (ĐTB = 4,16). Kết quả này cần được banh Giám đốc NXBGD quan tâm thwujc hiện các thao tác có liên quan như xây dựng hệ thống máy tính, tập huấn sử dụng cho nhân viên tham gia hoạt động phát hành sách,… để nâng cao hiệu quả thực hiện.
Các thao tác còn lại “Ứng dụng phần mềm quản lí hoạt động phát hành tại chỗ theo chuyên đề”, “Sử dụng CNTT trong việc tìm sách, tra cứu tại chỗ”, “Nâng cấp phần mềm quản lí phát hành” được đánh giá thực hiện ở mức thường xuyên và hiệu quả đạt được ở mức khá. Qua phỏng vấn, Chị T.T cho biết “Từ nhiều năm
trước, các cán bộ phát hành nói riêng và tồn bộ các đơn vị thành viên tham gia công tác phát hành của NXBGD tại TP.HCM đã tiến hành ứng dụng CNTT vào các khâu, các cơng đoạn của q trình quản trị phát hành. Hiện nay, tại các cửa hàng, đại lí thuộc hệ thống phát hành của NXBGD, việc nhập, xuất hàng hóa với số lượng lớn diễn ra rất thuận tiện”. Điều này cho thấy, trong những năm qua việc NXBGD
ứng dụng CNTT trong quá trình phát hành sách đã đạt được những kết quả nhất định. Việc ứng dụng CNTT vào q trình phát hành sách sẽ góp phần khơng nhỏ để