sách giáo dục của NXBGD tại TP .HCM
3.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lí hoạt động phát hành sách của NXBGD
3.3.2. Nhóm biện pháp phát triển cơng tác quản lí hoạt động phát hành sách
Quản lí là một khoa học nhưng đồng thời cũng là một nghệ thuật. Khoa học và nghệ thuật trong quản lí giúp cho CBQL có được những quyết định đúng đắn về chủ trương đường lối, định hướng hoạt động của NXBGD. Vì vậy việc khơng ngừng hồn thiện, phát triển cơng tác quản lí hoạt động phát hành sách là mục tiêu cần đạt tới của các lãnh đạo NXB nói chung, và NXBGD tại TP.HCM nói riêng.
3.3.2.1. Biện pháp 6. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về cơng tác quản lí hoạt động phát hành
* Mục đích
Cơng tác quản lí hoạt động phát hành hiện nay ở NXBGD tại TP.HCM tuy đạt khá nhiều kết quả (doanh số, hiệu quả, đầu sách phát hành tăng hằng năm), nhưng hầu như đều xuất phát từ cơ chế phát hành một chiều, độc quyền, gần như khơng có đối thủ cạnh tranh. Để nâng cao hiệu quả hoạt đông phát hành trong xu thế mới, xu thế tự do cạnh tranh một chương trình, nhiều bộ sách giáo khoa, biện pháp theo chốt hiện nay là thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về cơng tác quản lí hoạt động phát hành.
Biện pháp này nhằm giúp CBQL và cán bộ tham gia vào quá trình phát hành sách nhận thức đúng đắn về ý nghĩa cũng như vai trị và trách nhiệm của mình đối
với hoạt động phát hành sách. Từ đó, nâng cao ý thực tự học, tự bồi dưỡng của họ để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về công tác phát hành sách.
* Nội dung và cách thực hiện
Đội ngũ quản lí các cấp được xem là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của NXBGD tại TP.HCM. Với trách nhiệm và vị trí cơng tác, các quyết định của đội ngũ lãnh đạo sẽ tác động đến hiệu quả, sự thay đổi của cả hệ thống, nhất là các hoạt động phát hành, giai đoạn giải quyết đầu ra của tồn bộ q trình xuất bản.
Xu thế cạnh tranh trong lĩnh vực phát hành sách chắc chắn sẽ thay đổi, nhất là lĩnh vực phát hành sách giáo khoa, do vậy phải có sự thay đổi bắt buộc và tất yếu trong nhận thức, tư duy của các nhà lãnh đạo về cung cách phục vụ khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ toàn hệ thống, cách thức nghiên cứu thị trường, quy luật phát hành, vận hành dòng tiền… trong xu thế mới.
Để tiếp tục duy trì và khẳng định thương hiệu phát hành lớn nhất cả nước, thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về cơng tác quản lí hoạt động phát hành, mỗi cán bộ lãnh đạo cần nghiêm túc thực hiện những việc sau:
+ Phải xem việc tự đào tạo và đào tạo là nhiệm vụ chính yếu, cốt lõi nhằm nâng cao nhận thức về thị trường, khách hành, dịch vụ, phục vụ… trong cơ chế cạnh tranh tự do.
+ Thay đổi tư duy lãnh đạo, điều hành hệ thống qua việc vận dụng những nguyên lí mới nhất về quản trị chuỗi, quản trị dịch vụ và thương hiệu tiên tiến… trên cơ sở phân tích thị trường, lắng nghe phản hồi và thay đổi tích cực từ đội ngũ phát hành cơ sở cũng như từ các đối thủ, đối tác phát hành trong cùng lĩnh vực cạnh tranh.
+ Phân tích và rút ra những bài học sâu sắc trước những biến động mới của thị trường, cập nhật và không ngừng học hỏi những kiến thức mới về quản trị, thị trường phát hành có cạnh tranh…
+ Liên tục đánh giá tính hiệu quả, phối kết hợp của các bộ phận phát hành cấp dưới để nâng cao trách nhiệm của từng thành viên ban lãnh đạo theo hướng dám
đột phá, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước những thay đổi cần thiết của hệ thống do mình phụ trách.
3.3.2.2. Biện pháp 7. Tăng cường công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động phát hành các hoạt động phát hành
* Mục đích
Kế hoạch là sự tính tốn khoa học kết hợp với thực tế đưa ra nhiệm vụ để mỗi cán bộ phát hành phấn đấu thực hiện. Thông qua việc lập kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động phát hành của NXBGD tại TP.HCM nhằm nâng cao hiệu suất lao động, phát triển hệ thống, phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.
Thực tế phát hành trong những năm qua cho thấy, chiến lược phát hành của NXBGD tại TP.HCM càng chuẩn bị kĩ bao nhiêu thì kết quả sản xuất kinh doanh càng tốt bấy nhiêu. Một khi công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động phát hành được củng cố, chú trọng sẽ giúp cho các công tác chuẩn bị nguồn vốn, nguyên liệu, nhân lực, kho bãi, nhà in… của tồn hệ thống nhanh chóng, chủ động, tiết kiệm. Chủ trương in gấp, nhập nhanh, phân phối nhanh được tiến hành trên toàn hệ thống nhờ NXBGD tại TP.HCM đã chuẩn bị được giấy nguyên liệu, chủ động kế hoạch từ các nhà in liên kết.
Việc tăng cường công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động phát hành không chỉ tạo hành lang pháp lí cho hoạt động phát hành của NXBGD tại TP.HCM mà cịn giúp các đối tác phát hành ngồi hệ thống chủ động kế hoạch kinh doanh, kho bãi…
* Nội dung và cách thực hiện
NXBGD tại TP.HCM cần tăng cường công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược cho các hoạt động phát hành ở tất cả các cấp theo từng tháng/ quý/ năm. Các kế hoạch, chiến lược đó nên xuất phát từ thực tiễn hoạt động kinh doanh của đơn vị ở năm liền kề trước đó kết hợp với cơng tác dự báo thị trường dựa trên số liệu học sinh các cấp lớp, dân số của khu vực do NXBGD tại TP.HCM quản lí.
+ Bước 1: Nghiên cứu sơ bộ tình hình thực hiện kế hoạch phát hành sách của NXBGD tại TP.HCM năm vừa qua (Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm, chỉ tiêu đạt được, khơng đạt được? Ngun nhân vì sao?)
+ Bước 2: Tính tốn các chỉ tiêu doanh số, lợi nhuận, số lượng phát hành trong năm tới;
+ Bước 3: Lập dự thảo kế hoạch;
+ Bước 4: Thảo luận về dự thảo kế hoạch phát hành trong Hội nghị phát hành tồn hệ thống 27 tỉnh, thành phía Nam;
+ Bước 5: Dự thảo kế hoạch phát hành được lãnh đạo NXBGD tại TP.HCM ký duyệt thông qua, trở thành nghị quyết để thực hiện.
Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược cho hoạt động phát hành sau khi được ban hành ở Hội đồng phát hành toàn miền sẽ được quán triệt xuống từng cán bộ, nhân viên phát hành. Ở chiều hướng ngược lại, cán bộ, nhân viên phát hành sẽ phản hồi, tham mưu cho các cấp quản lí, điều hành phương thức cụ thể để hiện thực hóa kế hoạch từng tháng/ quý/ năm. Trong quá trình triển khai chiến lược phát hành, cán bộ quản lí lĩnh vực phát hành các cấp cần giám sát, chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng kịp thời cho những mơ hình, giải pháp phát hành hiệu quả, kinh tế.
3.3.2.3. Biện pháp 8. Tăng cường công tác tổ chức thực hiện hoạt động phát hành của NXBGD tại TP.HCM hành của NXBGD tại TP.HCM
* Mục đích
Biện pháp này giúp hoàn thiện lại bộ máy tổ chức trong hoạt động quản lí phát hành sách để thực hiện mục tiêu, kế hoạch đề ra. Một bộ máy đồng bộ và vững mạnh thì mới có thể tổ chức cơng việc có hiệu quả dựa trong sự phân công lao động hợp lý của người quản lí.
Trong những năm gần đây, các văn bản chỉ đạo về kế hoạch phát hành của NXBGD tại TP.HCM đều đặt vấn đề tăng cường công tác tổ chức thực hiện hoạt động của Ban lãnh đạo NXBGD tại TP.HCM nhằm hoàn thiện nhiệm vụ chung như sau:
+ Xây dựng quy hoạch phát hành dài hạn cũng như kế hoạch hoạt động phát hành trong từng tháng/ quý/ năm.
+ Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để lãnh đạo các đơn vị thành viên tăng cường công tác tổ chức thực hiện cho đội ngũ phát hành thực thi hoàn thành kế hoạch đề ra.
* Nội dung và cách thực hiện
NXBGD tại TP.HCM tăng cường công tác tổ chức thực hiện hoạt động phát hành thông qua các nội dung chủ yếu sau:
+ Tăng cường công tác tổ chức thực hiện và phối hợp nhịp nhàng giữa Ban lãnh đạo NXBGD tại TP.HCM với Ban lãnh đạo các đơn vị thành viên trong và ngoài hệ thống phát hành, đưa hoạt động này thành một nội dung đánh giá kết quả công tác năm của Ban lãnh đạo.
+ Người CBQL cần có sự phân cơng lao động hợp lý cho các bộ phận và các thành viên. Phân công trách nhiệm găn liền với quyền hạn trong việc xử lý của công việc của từng bộ phận và các thành viên để tổ chức trong nhà trường trở thành một thể thống nhất, cùng nhau thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Thiết kế các quy trình cập nhận thơng tin, dữ liệu và quản lí hồ sơ một cách khoa học và hiệu quả sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lí.
+ Thường xun củng cố cơng tác tổ chức, nâng cao chất lượng đội ngũ quản lí, cán bộ phát hành các cấp thơng qua hoạt động bồi dưỡng nghiêp vụ, chuyên môn nhằm phát huy hiệu quả kinh doanh, phát hành.
+ Phát huy vai trò trách nhiệm và ý thức tự giác của từng cán bộ phát hành; đội ngũ lãnh đạo cần làm gương phấn đấu cho toàn hệ thống phát hành.
+ Phối hợp sử dụng biện pháp hành chính, kinh tế, thi đua khen thưởng tạo ra động lực thúc đẩy các thành viên trong hệ thống phát hành.
+ Kiện toàn và hoàn thiện bộ máy phát hành các cấp; quy định rõ trách nhiệm của từng thành viên và mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên trong cơng tác quản lí phát hành, đồng thời phát huy được sức mạnh của hệ thống trong quá trình triển khai các hoạt động kinh doanh, phát hành. Trong những đợt phát hành cao điểm, cán bộ quản lí, cán bộ phát hành phải xuống các địa phương để tham gia
chỉ đạo, điều hành cơng tác tại chỗ, có hướng xứ lí kịp thời các điểm nóng sốt sách, thiếu sách.
Muốn quản lí tốt cơng tác phát hành, Ban lãnh đạo NXBGD tại TP.HCM cần phải thực thi các nguyên tắc sau:
+ Thay đổi quan điểm và chính sách phát hành theo hướng cạnh tranh thị trường.
+ Tăng cường chất lượng cơ sở vật chất và đội ngũ cán bộ phát hành các cấp. + Tổ chức hệ thống theo hướng mở, liên kết khai thác cơ sở dữ liệu giữa các đơn vị phát hành thành viên trong hệ thống.
3.3.2.4. Biện pháp 9. Tăng cường công tác tổ chỉ đạo thực hiện hoạt động phát hành hành
* Mục đích
Cơng tác chỉ đạo có vai trị theo dõi, giám sát việc thực hiện kế hoạch trong quản lí hoạt động phát hành sách đối với các bộ phận và cá nhân trong quá trình tham gia. Cơng tác chỉ đạo tạo ra “cầu nối” giữa lãnh đạo - người làm công tác phát hành - các lực lượng phối hợp. Các cầu nối này sẽ giúp các đối tượng trao đổi thông tin, phản ánh những khó khăn, đề xuất các biện pháp,... góp phần nâng cao hiệu quả quản lí hoạt động phát hành sách.
Tăng cường công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện hoạt động phát hành là công việc quan trọng góp phần thực hiện kế hoạch kinh doanh của nhà quản lí. Cơng tác tổ chức chỉ đạo thực hiện là cách hiện thực hóa các kế hoạch, chiến lược phát hành vào thực tế phát hành ở NXBGD tại TP.HCM. Hiệu quả phát hành sẽ tỉ lệ thuận với hiệu quả công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện hoạt động phát hành, là minh chứng cho hiệu lực từ các quyết định thực hiện công tác quản trị của các nhà quản lí.
* Nội dung và cách thực hiện
Thực tế cho thấy rằng, hiệu quả hoạt động của cả hệ thống phát hành ở NXBGD tại TP.HCM nói riêng và NXBGDVN nói chung phụ thuộc rất lớn vào công tác tổ chức chỉ đạo thực hiện hoạt động phát hành. Chỉ đạo tổ chức thực hiện càng ngắn gọn, rõ ràng, kiên quyết thì hiệu quả thực hiện, kết quả kinh doanh, phát
Để tăng cường hiệu quả công tác tổ chức chỉ đạo hoạt động phát hành ở NXBGD tại TP.HCM, cần chú ý các vấn đề sau:
+ Các cấp quản lí trước khi tổ chức chỉ đạo hoạt động phát hành phải hiểu rõ chủ trương, kế hoạch của ban lãnh đạo NXBGD tại TP.HCM. Trên cơ sở, chủ trương đó, các cấp quản lí cần xây dựng, đánh giá, phân tích kế hoạch và tổ chức kế hoạch qua các đầu việc cụ thể, rõ ràng, tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ thực thi thực hiện đúng, chính xác, đầy đủ các nhiệm vụ cụ thể cấp trên giao.
+ Khi tổ chức thực hiện các hoạt động phát hành, các nhà quản lí các cấp cần dự tính các nguồn lực (nhân lực, vật lực, thời gian…) cần có, khả thi để đạt được kết quả như mong muốn.
+ Đồng thời, trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch phát hành, cần có sự giám sát chặt chẽ, đôn đốc tiến độ và chuẩn bị các phương án dự phòng kịp thời để nâng cao kết quả phát hành, kinh doanh do mình phụ trách.
+ Sau mỗi kế hoạch, chiến dịch phát hành thực hiện, cần có tổng kết, đánh giá và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các thành phần tham gia kế hoạch. Trên cơ sở đó, các cấp quản lí cần đúc kết kinh nghiệm tổ chức thực hiện, đề xuất những giải pháp tăng cường hiệu quả công tác tổ chức phát hành, kinh doanh cho những năm tiếp theo.
3.3.2.5. Biện pháp 10. Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động phát hành của NXB hành của NXB
* Mục đích
Chức năng kiểm tra, đánh giá là chức năng cuối cùng trong q trình quản lí hoạt động phát hành sách. Chức năng này có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đó là đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ quản lí hoạt động phát hành so với kế hoạch ban đầu đề ra.
Công tác kiểm tra, đánh giá là hoạt động nghiệp vụ nhằm phát huy các yếu tố tích cực, ngăn chặn và khắc phục tồn tại, giúp người quản lí nắm bắt kịp thời, đầy đủ các thơng tin để tìm phương hướng và biện pháp điều khiển hoạt động của các đơn vị phát hành trong hệ thống.
NXBGD tại TP.HCM phải tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động phát hành thường xuyên, liên tục trong toàn hệ thống, cụ thể:
+ Ban hành quy chế báo cáo kết quả phát hành định kì từ các đơn vị thành viên.
+ Tăng cường công tác kiểm tra đột xuất, kiểm tra chuyên đề tại các cửa hàng, đại lí phát hành vừa để nắm thông tin thị trường, vừa kiểm tra nghiệp vụ, chuyên môn của cán bộ phát hành trong hệ thống.
+ Thường xuyên giám sát, đánh giá hoạt động phát hành trong tồn hệ thống để có những chiến lược, giải pháp xử lí kịp thời.
+ Mỗi năm, cần tổ chức các Hội nghị khách hàng, hội nghị cán bộ phát hành giỏi để chia sẻ kinh nghiệm phát hành hay, hiệu quả cho toàn hệ thống.
Công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động phát hành phải bao gồm các hoạt động chống sách giả, cơng tác giải quyết sách tồn kho, phịng chống cháy nổ… cũng như đánh giá các khía cạnh mở rộng thị trường mục tiêu, tỉ lệ bao chiếm thị trường trọng tâm, dự báo thị trường trong một vài năm tới…
Để cho việc kiểm tra có kết quả, trước khi kiểm tra nên có thơng báo mục đích, nhiệm vụ và thời gian, đồng thời phải tiến hành nghiên cứu tìm hiểu đối tượng cần kiểm tra. Khi thực hiện kiểm tra hoạt động phát hành, phải tiến hành theo các bước sau:
+ Tìm hiểu chung: Người kiểm tra cần phải nắm chắc được các hoạt động và cách thức tổ chức các hoạt động phát hành của hệ thống.
+ Kiểm tra từng bộ phận nghiệp vụ: doanh số phát hành, hiệu quả phát hành, chu kỳ phát hành, danh mục sách phát hành, tỉ lệ sách tồn kho,… đối với từng nhà