sách giáo dục của NXBGD tại TP .HCM
3.3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản lí hoạt động phát hành sách của NXBGD
3.3.1.3. Biện pháp 3 Xây dựng cơ sở dữ liệu số (đối tác phát hành, thị trường
phát hành, cơ cấu sách phát hành,…)
* Mục đích
Để tăng cường hiệu quả công tác chỉ đạo, kiểm tra, giám sát kết quả kinh doanh, hoạch định chiến lược phát triển, NXBGD tại TP.HCM cần tiến hành cơng tác số hóa cơ sở dữ liệu (đối tác phát hành, thị trường phát hành, cơ cấu sách phát hành…). Hoạt động số hóa cơ sở dữ liệu vừa giúp tiết kiệm thời gian, giấy tờ báo cáo từ các đơn vị thành viên vừa giúp cơng tác quản lí, quản trị và hoạch định chiến lược nhanh chóng, rõ ràng và chính xác hơn.
* Nội dung và cách thực hiện
Xây dựng cơ sở dữ liệu danh mục sách phát hành, dữ liệu khách hàng… dùng chung cho cả hệ thống. Về lâu dài, NXBGD tại TP.HCM cần thực hiện thường xuyên công tác thống kê phân loại đối tượng khách hàng, nhu cầu bạn đọc trên cơ sở dữ liệu tồn hệ thống để có kế hoạch phát hành hiệu quả hơn. NXBGD tại TP.HCM cần tiến hành số hóa các nội dung sau:
+ Cơ sở dữ liệu các đối tác phát hành (nhà sách, cửa hàng, đại lí, điểm bán sách lẻ trong và ngoài hệ thống NXBGDVN);
+ Cơ sở dữ liệu thị trường phát hành các tỉnh phía Nam; + Cơ sở dữ liệu danh mục, cơ cấu sách phát hành
+ Cơ sở dữ liệu về chu kì phát hành cả năm, các đợt phát hành cao điểm… Cách thức thực hiện:
+ Quy định chức năng, trách nhiệm và phân quyền cho từng cán bộ phát hành phụ trách công tác nhập liệu theo biểu mẫu quy định thống nhất toàn hệ thống; + Tập huấn toàn bộ cán bộ phát hành phụ trách công tác nhập liệu về phần mềm báo cáo; bảo đảm công tác bảo mật dữ liệu đã nhập;
+ Cập nhật dần cơ sở dữ liệu những năm trước đó làm cơ sở nền tảng để dự báo cho những năm tiếp theo.
3.3.1.4. Biện pháp 4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động phát hành sách
* Mục đích
Biện pháp này mang lại những hiệu quả quan trọng, thể hiện tính ưu việt của CNTT trong hoạt động phát hành sách. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống phát hành tồn NXBGD tại TP.HCM khơng ngồi mục đích tự động hố các hoạt động phát hành, cụ thể như sau: Tạo lập và quản trị cơ sở dữ liệu của khách hàng, đối tác…; hiện đại hố các q trình bổ sung, xử lý và tìm kiếm danh mục sách phát hành được nhanh chóng và hiệu quả; Tự động hoá các thao tác thống kê và kiểm k; Kiểm soát lượng sách tồn kho trong toàn hệ thống. Đây được xem là phương thức tiết kiệm, hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc
* Nội dung và cách thực hiện
NXBGD tại TP.HCM cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào tồn bộ q trình phát hành vì đây là phương thức tiết kiệm, hiệu quả và nâng cao hiệu suất phát hành. Cụ thể:
+ Cần xây dựng kế hoạch triển khai cụ thể việc ứng dụng CNTT vào hoạt động phát hành đến từng cán bộ, nhân viên phát hành, xem đây là một trong những tiêu chí đánh giá kết quả và năng lực của cán bộ phát hành hằng năm.
+ Xác định các đầu việc cần ưu tiên triển khai, ứng dụng CNTT.
+ Chuẩn hóa các chương trình, phần mềm quản lí bán hàng, kế tốn, quản lí kho bãi… theo hướng tinh gọn, nhanh chóng, truy cập được mọi nơi, mọi lúc.
+ Tăng cường công tác phân loại khách hàng, đối tác phát hành qua kết quả kinh doanh được cập nhật tự động, kèm theo đó là chiến lược định vị khách hàng, định vị đối tác phát hành cụ thể. Về lâu dài, cần có kế hoạch ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong cơng tác phân tích hành vi tiêu dùng của khách hàng, trên cơ sở đó sẽ giới thiệu tự động các sản phẩm mới đúng nhu cầu đến từng khách hàng, đối tác.
Để ứng dụng được công nghệ thông tin vào hoạt động phát hành toàn hệ thống, tác giả luận đề xuất tiến hành như sau:
+ NXBGD cần rà soát lại các trang bị phục vụ cho công tác chuyên môn cũng như cơng tác quản lí hoạt động phát hành sách.
+ Thường xuyên theo dõi, kiểm tra, khắc phục sự về trang thiết bị.
+ Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất, kỹ thuật, từng bước lắp đặt các trang thiết bị hiện đại, bước đầu nâng cấp thành cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn hệ thống phát hành.
+ Nâng cấp phần mềm quản lí hoạt động phát hành theo hướng hiện đại, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật thông tin khách hàng, đối tác.
+ Tiếp tục cập nhật, xây dựng hoàn thiện cơ sở dữ liệu phát hành nhiều năm của tồn hệ thống.
+ Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ phát hành các cấp đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động phát hành. Đây là vấn đề lớn nhất, quan trọng nhất và khó khăn nhất, để bắt đầu xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử, vấn đề nguồn nhân lực và đào tạo được đặt lên hàng đầu.
3.3.1.5. Biện pháp 5. Đa dạng hóa phương thức truyền thơng, phương thức phát hành; đa phương hóa đối tác phát hành sách
* Mục đích
Để tồn tại và tái khẳng định vị trí, thương hiệu, NXBGD tại TP.HCM phải mở rộng đối tác phát hành cũng như tận dụng tất cả các phương thức truyền thông hiện đại trong các hoạt động nghiên cứu thị trường, marketing, thương mại điện tử, định hướng dư luận,…
+ Xây dựng kế hoạch thông tin và truyền thông, biên soạn và cung cấp thông tin cần truyền tải đến khách hàng.
+ Việc tuyên truyền cần thiết thực, dưới dạng nhiều hình thức, đa phương tiện và tiến hành một cách thường xuyên để đưa sách đến bạn đọc hiệu quả.
+ Đa dạng hóa hình thức và phong phú hóa nội dung, phương thức phát hành sách.
+ Đẩy mạnh các hoạt động phát hành với những đối tác trong và ngồi nước dưới nhiều hình thức khác nhau (liên doanh, liên kết, chia sẻ bản quyền, thực hiện các sản phẩm phái sinh…).
Để thực hiện chủ trương này, NXB cần củng cố, đào tạo và giao quyền tương xứng cho đội ngũ phát triển thị trường, nghiên cứu marketing các thị trường trong khu vực và quốc tế.