Có nhiều loại công cụ nh−ng phần này chỉ giới thiệu bảng kiểm. Bảng kiểm là một công cụ quan trọng và phổ biến nhất dùng để quan sát, để nhận xét trong khi thực hiện giám sát, nhất là giám sát trực tiếp, cũng vì vậy xây dựng bảng kiểm phù kợp để giám sát là một trong những năng lực chủ yếu của giám sát viên, của những ng−ời làm việc tại văn phòng dự án. Có nhiều loại bảng kiểm đ−ợc dùng với các mục đích khác nhau, nh−ng về cơ bản cấu trúc là cách lập bảng kiểm thì giống nhau. Khi xây dựng các bảng kiểm cần chú ý các điểm chủ yếu sau:
1. Xác định tên của bảng kiểm
Tên của bảng kiểm chính là tên nội dung, kỹ thuật, thủ thuật, nhiệm vụ...mà ta cần quan sát.
2. Phân tích nội dung, kỹ thuật, công việc thành các mục, các hoạt động - thao tác mục, các hoạt động - thao tác
− Phân tích, mô tả nội dung, kỹ thuật, thủ thuật thành các thao tác phải thực hịên. Lúc đầu cần mô tả tỷ mỉ, chi tiết, thậm chí thật chi tiết mọi thao tác lớn nhỏ, không bỏ sót bất cứ thao tác nào.
− Sau khi đã phân tích liệt kê các thao tác, tr−ớc khi đ−a vào bảng kiểm cần kiểm tra để xem:
+ Mô tả có chung chung quá không
+ Xem còn sót thao tác nào không
+ Có quá chi tiết vụn vặt không? có thao tác/việc nào không cần thiết phải đ−a vào bảng kiểm không? Nguyên tắc chung là: khi đ−a vào bảng kiểm các thao tác không quá tóm tắt, không sót những thao tác cần thiết nh−ng không quá vụn vặt.
3. Phân chia kỹ thuật, thủ thuật thành các b−ớc (nếu
giám sát kỹ thuật)
− Có những thủ thuật, kỹ thuật đơn giản, hoặc ít thao tác có thể không cần phải chia thành các b−ớc. Nh−ng với các kỹ thuật, thủ thuật phức tạp hơn hoặc nhiều thao tác cần phân thành các b−ớc để dễ thực hiện, dễ theo dõi trong khi dạy-học. Các b−ớc sẽ đ−ợc sắp xếp theo trình tự hợp lý. Trong mỗi b−ớc các thao tác cũng đ−ợc đặt trong thứ tự chặt chẽ theo đúng quy trình.
− Không nên chia quá nhiều b−ớc trong một bảng kiểm vì nh− vậy sẽ trở nên cồng kềnh, nh−ng cũng không nên ghép quá nhiều thao tác vào một b−ớc vì khó theo dõi và làm học viên có thể nhầm lẫn trình tự giữa các thao tác.
− Nhìn chung trong mọi công việc, thủ thuật, kỹ thuật thì các b−ớc, các thao tác phải theo trình tự nghiêm ngặt. Tuy nhiên trong một số thủ thuật trình tự của một vài thao tác liên tiếp nào đó có thể thay đổi mà không ảnh h−ởng gì cả. Thí dụ: để tiến hành thủ thuật tiêm tĩnh mạch, nhân viên y tế có thể giải thích cho bệnh nhân tr−ớc rồi chuẩn bị dụng cụ hoặc ng−ợc lại; nh−ng thao tác bơm thuốc vào tĩnh mạch của bệnh nhân thì chỉ đ−ợc phép thực hịên sau khi khẳng định là đã chọc kim đúng vào mạch máu.
− Với các nội dung, thủ thuật lớn hoặc phức tạp có rất nhiều thao tác cũng có thể sử dụng bảng kiểm để quan sát nh−ng cần chia thành các giai đoạn, mỗi giai đoạn nên xây dựng thành một bảng kiểm riêng và đánh số theo thứ tự liên tục của thủ thuật.
4. Nêu ý nghĩa của mỗi thao tác
Sau khi đã xác định các b−ớc, các thao tác của mỗi b−ớc theo trình tự hợp lý để đ−a vào bảng kiểm cần nêu ý nghĩa của mỗi thao tác.
5. Xác định yêu cầu phải đạt của mỗi thao tác
Điều quan trọng nhất có lẽ không phải là "làm gì" mà là "làm nh− thế nào là đạt". Vì vậy mỗi thao tác cần
nêu tiêu chuẩn phải đạt đ−ợc để dễ đánh giá. Tuy nhiên không nhất thiết thao tác nào cũng phải nêu yêu cầu phải đạt.
6 Một vài cấu trúc bảng kiểm
Bảng kiểm dùng để quan sát th−ờng có khung cấu trúc nh− sau:
Phần đầu ghi
− Tên bảng kiểm
− Đối t−ợng quan sát
− Địa điểm quan sát( nếu cần )
− Ng−ời quan sát
Phần bảng ghi
− Cột thứ nhất: số thứ tự. Đánh số thứ tự các b−ớc, thứ tự các thao tác theo trật tự đã nêu.
− Cột thứ hai: viết tên các b−ớc, các thao tác. Viết rõ ngắn, không cần giải thích học viên vẫn hiểu.
− Cột thứ ba: viết ý nghĩa của thao tác. Viết cô đọng nh−ng dễ hiểu.
− Cột thứ t−: viết tiêu chuẩn phải đạt. Viết rất gọn, đủ ý.
Ghi chú
Nếu cần thì ghi h−ớng dẫn thêm ở phía d−ới bảng để ng−ời h−ớng dẫn ng−ời sử dụng bảng kiểm
Chú ý
− Không nhất thiết mọi bảng kiểm đều phải có 4 cột nh− trên. Với đối t−ợng mới học, trình độ học viên thấp nên có đầy đủ 4 cột. Với đối t−ợng cao hơn có thể không cần cột 3 (ý nghĩa của thao tác).
− Do mục đích khác nhau nên bảng kiểm để dạy - học và bảng kiểm để l−ợng giá có những điểm khác nhau về xây dựng và nhất là khung cấu trúc. Một vài thí dụ về xây dựng bảng kiểm( xem phần phụ lục )
Tóm tắt
Hoạt động giám sát là một trong những năng lực cơ bản của ng−ời làm quản lý, vì quản lý mà không giám sát và hỗ trợ là quản lý thả nổi, quản lý tuỳ tiện. Thật ra trong quản lý x−a nay chúng ta ch−a quan tâm đúng mức đến công việc giám sát và hỗ trợ, hoặc có làm thì nói chung là ch−a thật đúng.
Tiến độ, số l−ợng, chất l−ợng và hiệu quả công việc cuả dự án phụ thuộc rất nhiều ở công tác kiểm tra, giám sát, hỗ trợ. Vấn đề là giám sát nh− thế nào. Hy vọng rằng khi triển khai các công việc, triển khai thực hiện dự án chúng ta cũng sẽ tiến hành giám sát nh− chúng ta giám sát việc xây dựng nhà riêng cho mình.