1. Ai là giám sát viên
− Giám đốc, Phó giám đốc, th− ký, điều phối viên dự án..
− Ng−ời đã và đang làm công việc định giám sát.
− Đại diện cơ quan hoặc cá nhân tài trợ
− Ng−ời quản lý liên quan...
− Những ng−ời khác có liên quan tới công việc định giám sát.
− Dân chúng, cộng đồng có thể tham gia giám sát.
− Đại diện các bên h−ởng lợi từ dự án
2. Yêu cầu đối với giám sát viên
− Có kiến thức và kỹ năng nhất định về giám sát( phải đ−ợc đào tạo ).
− (Những ng−ời chủ yếu trong đoàn giám sát phải đ−ợc đào tạo nhất định về kỹ năng, nghiệp vụ giám sát) .
− Có năng lực làm dự án nhất định
− Có kinh nghiệm hoạt động dự án
− Nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ về công việc định giám sát, có khả năng h−ớng dẫn, đào tạo nhất định.
− Có hành vi ứng xử tốt đối với đồng nghiệp và cộng đồng. Biết tôn trọng ng−ời đ−ợc giám sát.
− Có khả năng quản lý nhất định.
− Tận tình
− Có uy tín, có khả năng thuyết phục, vận động
3. Nhiệm vụ của giám sát viên
Giám sát viên có nhiệm vụ chủ yếu sau:
− Xác định vấn đề.
− Xác định những điểm thuận lợi, điểm mạnh.
− Xác định những khó khăn
− Lựa chọn −u tiên để giám sát (nội dung, địa ph−ơng, đối t−ợng, thời gian)
− Lập kế hoach giám sát
− Xây dựng công cụ giám sát
− Đ−a ra những lời khuyên, kiến nghị, đề nghị để:.
+ Giải quyết vấn đề.
+ Nâng cao hiệu quả công việc, ch−ơng trình.
V. Ph−ơng tiện để giám sát
− Các văn bản dự án liên quan
− Các kế hoạch, ch−ơng trình, hợp đồng...
− Các quy định về chức năng, nhiệm vụ, phân cấp quản lý...
− Bảng danh mục giám sát, kế hoạch giám sát.
− Biên bản giám sát lần tr−ớc (nếu có), cam kết (nếu có)
− Các quy trình kỹ thuật chuẩn mực liên quan...
− Tài liệu huấn luyện liên quan (nếu cần).
− Các báo cáo thông tin liên quan.
VI. Ph−ơng pháp giám sát
1. Thái độ của ng−ời giám sát
− Thái độ dân chủ: tôn trọng lắng nghe ý kiến của
đồng nghiệp, tuyến d−ới, cộng đồng. Cùng thảo luận, cùng giải quyết. Luôn tìm mọi khả năng có thể giúp hoàn thành công việc.
− Thái độ tuỳ tiện: giám sát kiểu gì cũng đ−ợc, khi nào tiện thì giám sát, giám sát hoạt động nào cũng đ−ợc, giám sát ở đâu cũng đ−ợc, không cần chuẩn bị cho giám sát hoặc chuẩn bị qua loa...
− Tất nhiên không nên giám sát kiểu này.
− Thái độ độc đoán thiếu dân chủ: là bị áp đặt, ra lệnh, chỉ tìm hiện t−ợng mà ít chú ý tới phân tích nguyên nhân, nặng nề về phê phán mà ít chú ý tìm giải pháp khắc phục. Kiểu giám sát này th−ờng xảy ra khi t−ơng đối khẩn cấp (có dịch, có chiến tranh...) hoặc khi thiếu tin t−ởng ở nhân viên về khả năng và trách nhiệm.
− Thái độ quyết đoán
2. Thời gian giám sát
− Giám sát th−ờng xuyên: rất khó thực hiện vì lý do nhân lực, kinh phí và thời gian
− Giám sát đột xuất: giám sát khi có “vấn đề”, khi có thời gian, khi lồng ghép với các hoạt động khác.
− Th−ờng áp dụng cho giám sát trực tiếp nhằm uốn nắn, giúp đỡ về mặt kỹ thuật.
− Giám sát định kỳ: giám sát theo kế hoạch giám sát đã đặt ra. Th−ờng áp dụng cho giám sát trực tiếp.
3. Giám sát và tự giám sát
− Đ−ợc giám sát: th−ờng do tuyến trên, cấp trên giám sát tuyến d−ới, cấp d−ới. Điều đó rất bổ ích nh−ng khó làm th−ờng xuyên trên diện rộng.
− Tự giám sát: trong từng cơ quan, đơn vị, cộng đồng tổ chức tự giám sát. Nh− vậy, có lợi là hiểu biết sâu sắc tình hình thực tế của mình, đề ra giải pháp thiết thực và làm th−ờng xuyên đ−ợc, tuy nhiên là sẽ thiếu sự hỗ trợ t− vấn của chuyên gia, cấp trên.
4. Ph−ơng pháp giám sát
4.1. Quan sát
Tạo không khí thân mật để mọi việc diễn ra nh−
không có giám sát viên. Quan sát lắng nghe hoạt động, thao tác kỹ thuật, sự tuyên truyền giáo dục sức khoẻ... của những ng−ời đ−ợc giám sát. Nếu thấy có gì cần hỏi thêm, cần uốn nắn, cần giúp đỡ... thì giám sát viên (GSV) có thể tham gia vào lúc thích hợp, tế nhị. Nên gợi ý, khuyên, h−ớng dẫn hơn là làm thay. Nếu cần ghi chép điều gì đó cũng chỉ làm vào lúc thích hợp.
4.2. Phỏng vấn
Khi cần thu thập thông tin thì tiến hành phỏng vấn. Nh−ng làm thế nào để có thể có đủ thông tin cần thiết và đúng thì GSV phải có kỹ thuật, khả năng phỏng vấn tốt.
4.3. Thảo luận
Có thể tổ chức thảo luận sau khi quan sát, sau khi phỏng vấn hoặc chỉ thảo luận đơn thuần. Khi tổ ch−c thảo luận cần phải chú ý: mục đích, đối t−ợng, số l−ợng ng−ời tham gia, tổ chức ở đâu, ai điều hành, có cần th−
ký không? vào thời gian nào phù hợp với cộng đồng chuẩn bị một số gợi ý.
Thảo luận xong phải rút ra những kết luận cần thiết, khuyến cáo thích hợp.
4.4. Xem xét thu nhập số liệu, thông tin
Qua các tài liệu báo cáo, sổ sách đã có. Việc này cũng th−ờng nằm trong giám sát, có thể làm tại cơ sở hoặc làm tại tuyến trên (nếu có sẵn báo cáo sổ sách theo dõi...) nh−ng phải chủ đích tr−ớc: thu những thông tin nào, ở đâu, bằng cách nào và quan trong nhất phân tích ra sao và những số liệu đó rút ra những nhận xét, kết luận gì? và để làm gì sau những nhận xét, kết luận đó.