I. Xây dựng sơ đồ tổ chức của dự án
4. Lựa chọn những ứng cử viên thích hợp cho các vị trí trong sơ đồ tổ chức
trong sơ đồ tổ chức
Quá trình này trở nên dễ dàng hơn khi đã có bản mô tả nhiệm vụ của mỗi vị trí. Tuy nhiên, có nhiều vị trí trong dự án không thể tuyển chọn đ−ợc từ bên ngoài mà cần phải đ−ợc kiêm nhiệm bởi một số ng−ời đang đ−ơng nhiệm ở các vị trí thích hợp. Trong tr−ờng hợp này các vị trí đó th−ờng đ−ợc bổ nhiệm bởi các cấp có thẩm quyền.
4.1. Lựa chọn giám đốc dự án: vị trí này nên đ−ợc lựa chọn đầu tiên. Với các dự án quốc tế lớn cần có đồng chọn đầu tiên. Với các dự án quốc tế lớn cần có đồng giám đốc (nh− các dự án của EC), phía tài trợ sẽ tự tuyển chọn giám đốc, giám đốc phía Việt Nam th−ờng đ−ợc bổ nhiệm bởi các cấp có thẩm quyền (th−ờng là bộ chủ quản). Với các dự án trong từng đơn vị, giám đốc dự án th−ờng là ng−ời lãnh đạo trong đơn vị đó và th−ờng đ−ợc chỉ định cấp đứng ra ký dự án đó với nhà tài trợ. Đối với dự án có tác động trên nhiều đơn vị trên các địa bàn khác nhau, giám đốc dự án th−ờng là ng−ời lãnh đạo của đơn vị mà tại đó có trụ sở của dự án.
4.2. Lựa chọn phó giám đốc, điều phối viên, th− ký dự án, cán bộ dự án: nếu dự án nằm trong khuôn khổ một án, cán bộ dự án: nếu dự án nằm trong khuôn khổ một đơn vị nào đó, giám đốc dự án th−òng tự chọn ng−ời từ đơn vị mình để bổ nhiệm vào các vị trí này. Trong tr−ờng hợp này sự lựa chọn phần lớn dựa vào kinh nghiệm và cách đánh giá năng lực cán bộ của giám đốc dự án, khi đó các thủ tục tuyển chọn ng−ời theo bản mô tả nhiệm vụ ít đ−ợc quan tâm. Với các dự án hỗ trợ cho nhiều đơn vị trên các địa bàn khác nhau, tại mỗi đơn vị cần có một nhóm điều phối và triển khai dự án tại đơn vị đó mà ng−ời đứng đầu nên là ng−ời lãnh đạo của đơn vị đó. Việc bổ nhiệm ng−ời phụ trách dự án tại mỗi đơn vị này do giám đốc dự án quyết định sau khi cân nhắc sự giới thiệu ứng cử viên từ đơn vị đó. Khi đó thành viên nhóm triển khai dự án tại mỗi đơn vị sẽ do ng−ời phụ trách dự án tại đơn vị đó lựa chọn. Riêng với các dự án lớn cần phải có một nhóm công tác chuyên nghiệp có
kinh nghiệm thì nhiều vị trí trong dự án (nh− điều phối viên, th− ký, kế toán, cán bộ quản lý dự án...) phải đ−ợc tuyển chọn kỹ và theo quy trình thi tuyển công khai.
4.3. Thành lập các ban chỉ đạo, đơn vị quản lý, các nhóm công tác và nhóm cố vấn kỹ thuật của dự án: nhóm công tác và nhóm cố vấn kỹ thuật của dự án:
− Ban chỉ đạo dự án (project steering committee viết tắt là PSC): về nguyên tắc, dự án càng ít ban bệ càng tốt, tuy nhiên với các dự án mà kết quả của nó đóng góp vào thay đổi chủ tr−ơng, chính sách hiện hành của nhà n−ớc thì sự tham gia của các cấp có thẩm quyền vào dự án là rất cần thiết. Họ không những đóng góp ý kiến cho mục tiêu, kế hoạch dự án mà còn là ng−ời đứng ra đảm bảo cho kết quả của dự án sẽ đ−ợc áp dụng vào thay đổi chủ tr−ơng chính sách sau này. Tuy nhiên cán bộ thuộc các cấp này th−ờng rất bận rộn, không thể tham gia trực tiếp vào quản lý điều hành dự án đ−ợc, vì vậy nên bố trí họ vào ban Chỉ đạo dự án. Ban này th−ờng chỉ họp 3 - 6 tháng 1 lần nghe báo cáo về tiến độ dự án và thông qua kế hoạch trong 3 đến 6 tháng tới. Với các dự án có nhiều đơn vị thuộc nhiều bộ, ngành tham gia, ban chỉ đạo phải bao gồm những ng−ời có thẩm quyền thuộc các bộ, lãnh đạo các đơn vị tham gia dự án và giám đốc dự án.
− Đơn vị quản lý dự án (project management unit viết tắt là PMU) và các bộ phận cấu thành:
+ PMU: là bộ phận trực tiếp quản lý điều hành việc triển khai dự án, bao gồm cả về mặt kỹ thuật và tài chính. Các ý kiến chỉ đạo của PSC sẽ đ−ợc PMU lĩnh hội và vận dụng vào quản lý dự án. PMU th−ờng bao gồm các thành phần chính là: giám đốc dự án, điều phối viên, kế toán. Ngoài ra, với các dự án có nhiều lĩnh vực hoạt động mỗi lĩnh vực nên có một ng−ời tham gia vào PMU. Phần lớn những cán bộ làm việc cho PMU phải có nhiều thời gian và chuyên tâm với công việc của dự án để đảm bảo điều phối và đôn đốc công việc dự án theo đúng tiến độ. Chính vì vậy họ cũng nên đ−ợc đãi ngộ thích đáng.
+ Sub-PMU: khi dự án trên một quy mô lớn với nhiều đơn vị tham gia tại các địa bàn khác nhau thì rất khó để cho PMU điều phối tất cả các hoạt động của dự án tại từng đơn vị đó. Trong tr−ờng hợp này dự án tại mỗi đơn vị nên đ−ợc coi là một tiểu dự án và có một nhóm quản lý dự án riêng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của PMU gọi tắt là sub- PMU. Để tập trung sự lãnh đạo và tránh cồng kềnh bộ máy quản lý của dự án, giám đốc tiểu dự án (đồng thời cũng là tr−ởng sub-PMU) nên là thành viên PSC tại đơn vị đó.
+ Nhóm công tác (working group): để giúp cho giám đốc tiểu dự án này triển khai đ−ợc các công việc dự án tại đơn vị đó, nhất thiết phải có một bộ phận giúp việc, bộ phận này có thể đ−ợc gọi là nhóm công tác hoặc nhóm nòng cốt (core group).
Ngoài ra bộ phận tài vụ của đơn vị cũng phải cử ng−ời tham gia giúp giám đốc tiểu dự án quản lý chi tiêu của dự án. Vì vậy thành phần của sub- PMU nên bao gồm thêm tr−ởng nhóm công tác, tr−ởng phòng tài vụ của đơn vị đó. Thành viên của nhóm công tác phần lớn là cán bộ của đơn vị đó. Việc lựa chọn tuỳ thuộc vào tính chất can thiệp của mỗi dự án. Các thành viên này nên hiểu rõ về dự án, phải có thời gian dành cho dự án đồng thời phải có năng lực trong việc thực hiện dự án. Ngoài ra tùy theo dự án, họ có thể còn phải biết thêm ngoại ngữ, máy tính... Tuy nhiên nhiều khi rất khó chọn đ−ợc các thành viên với đầy đủ tiêu chuẩn trên, khi đó có một số tiêu chuẩn sẽ phải kém −u tiên hơn nếu nh− họ có thể học thêm một cách nhanh chóng sau khi đã là thành viên nhóm công tác. Thành viên nhóm công tác th−ờng đ−ợc phân công phụ trách triển khai các nhóm hoạt động khác nhau của dự án hoặc phân công phụ trách hoạt động trên một số địa bàn khác nhau, trong khi tr−ởng nhóm công tác phụ trách chung và chịu trách nhiệm đôn đốc, điều phối, tổng hợp, báo cáo.
+ Mạng l−ới công tác viên: với một số dự án phải can thiệp trên một phạm vi rộng có nhiều đơn vị tham gia, đồng thời tại mỗi đơn vị lại có nhiều tiểu đơn vị cùng h−ởng lợi từ dự án (ví dụ một dự án can thiệp cho nhiều tr−ờng đại học và trong mỗi tr−ờng lại có nhiều bộ môn tham gia) thì mặc dù đã có nhóm công tác nh−ng đôi khi vẫn cần một mạng
l−ới công tác viên tại các tiểu đơn vị đó để là đầu mối cho nhóm công tác tiện liên hệ và triển khai công việc. Mỗi tiểu đơn vị sẽ cử một ng−ời tham gia vào mạng l−ới công tác viên, các công tác viên này sẽ là ng−ời liên lạc giữa dự án và tr−ởng tiểu đơn vị đó để đảm bảo việc triển khai công việc tại các tiểu đơn vị theo đúng yêu cầu.
Trên thực tế, việc tạo ra mạng l−ới chân rết nêu trên làm cho dự án trở nên cồng kềnh, tuy nhiên nó sẽ thuận lợi rất nhiều cho việc quản lý, điều phối, triển khai dự án, đặc biệt khi mỗi vị trí có một bản mô tả nhiệm vụ rõ ràng. Ngoài ra, điều này cho phép dự án dễ dàng hơn trong việc xác định chủ đề, nhu cầu đào tạo và bồi d−ỡng cán bộ tham gia dự án.
+ Nhóm cố vấn kỹ thuật (technical advisors): có thể là một ng−ời hoặc một nhóm các chuyên gia trong và ngoài n−ớc có hiểu biết sâu về vấn đề dự án đang can thiệp, có kinh nghiệm về triển khai loại hình dự án đó. Nhóm này không có t− cách pháp nhân trong việc quản lý, điều hành dự án mà chỉ t− vấn về mặt kỹ thuật để giúp cho dự án triển khai tốt hơn. Với các dự án có quá trình tuyển chọn thành viên theo chế độ thi tuyển công khai thì có thể không cần nhóm cố vấn này vì phần lớn những ng−ời đ−ợc tuyển chọn phải có đủ năng lực làm việc thay thế cho nhóm cố vấn này. Với các dự án mà thành viên (đặc biệt là PMU) đ−ợc chỉ định kiêm nhiệm các công việc của dự án ngoài công việc chính của họ thì nhóm cố vấn này là cần thiết để đảm bảo t− vấn cho PMU về mặt kỹ
thuật của dự án. Thành viên nhóm này th−ờng tham gia vào các cuộc họp của PMU, cùng tham gia giám sát, đánh giá dự án, t− vấn các hoạt động kỹ thuật khi cần thiết. Nhóm này đ−ợc gọi là nhóm cố vấn dài hạn để phân biệt với nhóm chuyên gia ngắn hạn khi đ−ợc thuê để triển khai một hoạt động cụ thể nào đó của dự án.