Sau khi Giám đốc dự án đ−ợc lựa chọn. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm tổ chức để dự án đ−ợc hoạt động. Các công việc cần đ−ợc triển khai là:
− Bố trí địa điểm làm việc : địa điểm làm việc có thể thuê hay do cơ quan chủ quản bố trí. đây là văn phòng giao dịch của dự án.
− Chuẩn bị các thiết bị văn phòng: nh− bàn, ghế, điện thoại, máy fax, máy photocopy, máy tính, ...
− Với những dự án lớn có t− cách pháp nhân cần tiến hành mở tài khoản và khắc con dấu của dự án.
− Bố trí ng−ời th−ờng trực, th− ký, kế toán của dự án. Với những dự án nhỏ cần chỉ ra ai là th−ờng trực, số điện thoại,...
− Xây dựng quy chế làm việc của dự án,...
III. Ban hành các bản h−ớng dẫn, bảng kiểm
cần thiết
Mỗi một dự án đều có những yêu cầu cụ thể về số l−ợng, chất l−ợng các hoạt động, cũng nh− định mức chi
tiêu cho mỗi hoạt động. Điều này phụ thuộc không chỉ vào mục tiêu, kinh phí đ−ợc cấp mà còn phụ thuộc nhiều vào các điều khoản đã ký với nhà tài trợ cũng nh−
các quy chế chi tiêu của phía Chính phủ Việt Nam. Để đảm bảo các hoạt động của dự án đúng nh− kế hoạch, có hiệu quả và tuân thủ đúng các quy định tài chính thì nhất thiết cần phải có hai loại bản h−ớng dẫn, một là các h−ớng dẫn về kỹ thuật và hai là h−ớng dẫn về chi tiêu tài chính. Đối với các dự án bao phủ trên nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, thì các h−ớng dẫn này lại càng quan trọng để có thể đảm bảo mọi hoạt động theo đúng yêu cầu, trong khi không cần nhiều hoạt động chỉ đạo, giám sát, họp hành tốn kém.
1. Các h−ớng dẫn về kỹ thuật: Nhìn chung, các văn kiện của dự án viện trợ quốc tế th−ờng dài dòng và đ−ợc kiện của dự án viện trợ quốc tế th−ờng dài dòng và đ−ợc trình bày theo mẫu yêu cầu của các nhà tài trợ, thậm chí nhiều văn bản không đ−ợc dịch ra tiếng Việt. Điều đó cản trở không ít đến việc tìm hiểu cũng nh− quán triệt các nội dung của dự án. Chính vì vậy cần phải có một bản tóm tắt các ý chính của các văn kiện theo một cách tổng hợp logic và có hệ thống để các cán bộ tham gia dự án có thể hiểu rõ hơn về dự án. Ng−ợc lại, nhiều hoạt động của dự án trong văn kiện lại quá chung chung cần phải đ−ợc chi tiết hoá tr−ớc khi triển khai. Đó là các lý do của việc ra đời các h−ớng dẫn kỹ thuật. Cũng có thể phân ra 2 loại h−ớng dẫn kỹ thuật:
1.1. Loại h−ớng dẫn chung: nhằm tổng hợp một cách có hệ thống các mục tiêu, hoạt động dự án giúp cho ng−ời hệ thống các mục tiêu, hoạt động dự án giúp cho ng−ời
quản lý, triển khai dự án dễ hiểu và thực hiện đúng dự án. Các sơ đồ th−ờng rất có hiệu quả khi muốn thể hiện mối liên quan, tính logic của các mục tiêu và các hoạt động. Các thuật ngữ, khái niệm trừu t−ợng của dự án cũng phải đ−ợc giải thích cặn kẽ trong bản h−ớng dẫn này. Các điều kiện triển khai dự án, nh− tuyển chọn ng−ời, bố trí văn phòng dự án, thành lập các ban, bệ, quy định về mua sắm trang thiết bị... cũng cần phải đ−ợc làm rõ. Ví dụ trình bày trong phụ lục 3 có thể minh hoạ cho loại h−ớng dẫn này.
1.2. Loại h−ớng dẫn cụ thể: loại này th−ờng áp dụng cho một hoạt động phức tạp nào đó của dự án mà cần phải có một hoạt động phức tạp nào đó của dự án mà cần phải có sự thống nhất cao giữa các cá nhân và đơn vị tham gia dự án. Với bản h−ớng dẫn này, việc chỉ đạo, giám sát của dự án với hoạt động đó sẽ đơn giản và có hiệu quả hơn, đồng thời cũng tránh đ−ợc các sai xót do thiếu h−ớng dẫn trong quá trình triển khai hoạt động đó.
1.3. H−ớng dẫn về chi tiêu tài chính: các dự án trong n−ớc việc chi tiêu tài chính nói chung theo đúng các quy n−ớc việc chi tiêu tài chính nói chung theo đúng các quy định hiện hành của Nhà n−ớc. Trong các dự án viên trợ quốc tế thì phần lớn các h−ớng dẫn tài chính đ−ợc đi kèm với bản định mức chi tiêu (cost norm) của dự án. H−ớng dẫn chi tiêu của một dự án th−ờng đ−ợc xây dựng dựa trên các cơ sở sau:
− Phần dự trù kinh phí cho từng hoạt động đã đ−ợc nhà tài trợ phê duyệt (nêu trong văn kiện dự án)
− Các định mức chi tiêu cho từng mục chi đã đ−ợc chấp thuận bởi nhà tài trợ (ví dụ, l−ơng, phụ cấp,
tiền công tác phí, bồi d−ỡng hội thảo viên, giảng viên, trợ giảng, chi đi học và công tác n−ớc ngoài...)
− Các quy định về chi tiêu tài chính hiện hành của Chính phủ Việt Nam. Hiện nay định mức chi tiêu của phần lớn các dự án đều đã cân nhắc các quy định chi tiêu tài chính của phía Việt Nam, do vậy sự chênh lệch về định mức chi tiêu giữa các dự án không nhiều lắm. Tuy nhiên nhiều dự án, do đặc thù riêng của các tổ chức tài trợ mà định mức chi tiêu có phần khác với quy định của chính phủ Việt Nam. Trong tr−ờng hợp này định mức do các nhà tài trợ quy định th−ờng đ−ợc sử dụng.
− Các định mức chi tiêu hiện hành của đơn vị (chi ngoài dự án): thông th−ờng, cùng một hoạt động nh−ng nếu hoạt động đó đ−ợc dự án hỗ trợ thì mức chi th−ờng cao hơn nhiều so với mức đ−ợc hỗ trợ bởi kinh phí sự nghiệp (ví dụ tiền ăn, ở, phụ cấp đi công tác khi có và không có dự án). Vì vậy nhiều đơn vị đã phải tự cân nhắc và giảm định mức chi tiêu của dự án thấp hơn so với mức đ−ợc nhà tài trợ cho phép để làm sao có thể huy động đ−ợc cán bộ của đơn vị mình vừa làm tốt công việc của dự án, vừa làm tốt các công việc khác của cơ quan. H−ớng dẫn chi tiêu tài chính của một dự án có thể có các mục sau:
− Định mức chi tiêu cho các hạng mục chi khác nhau của dự án (cost norm)
− Quy định về cách phân bổ kinh phí, cách yêu cầu chuyển kinh phí...
− Các quy định về viết báo cáo tài chính (theo quý, theo năm...), mẫu báo cáo tài chính, quy định về l−u giữ chứng từ gốc, về kiểm toán, giám sát tài chính...
− Cách lập kế hoạch, dự trù kinh phí cho các hoạt động của giai đoạn tiếp sau của dự án.
Phần phụ lục cuối bài sẽ đ−a ra ví dụ về một bản h−ớng dẫn chi tiêu tài chính của dự án hợp tác quốc tế.
1.4. Các mẫu biểu báo cáo: bao gồm cả mẫu biểu báo cáo tài chính và báo cáo kỹ thuật. Các mẫu biểu này cáo tài chính và báo cáo kỹ thuật. Các mẫu biểu này phần lớn dựa trên yêu cầu báo cáo của các nhà tài trợ và các cơ quan cấp trên quản lý dự án, do vậy mẫu biểu có thể khác nhau giữa các dự án. Nếu dự án chỉ diễn ra trong mọt đơn vị thì các mẫu biểu báo cáo trên chỉ cần quán triệt trong ban quản lý dự án, còn khi dự án đ−ợc triển khai trên nhiều đơn vị thì các mẫu biểu trên phải đ−ợc thông báo rộng rãi để các đơn vị báo cáo theo định kỳ các kết quả hoạt động cũng nh− chi tiêu của họ, giúp cho ban quản lý dự án có cơ sở tổng hợp để viết báo cáo chung cho toàn dự án.
Hiện nay, để giúp cho việc quản lý và điều phối nguồn viên trợ có hiệu quả hơn, nhiều bộ, ngành đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý các nguồn viện trợ. Chính vì vậy, ngoài các báo cáo thên, các dự án còn phải cung cấp thông tin cho hệ thống dữ liệu này một cách th−ờng xuyên theo các mẫu biểu quy định.
1.5. Các bảng kiểm (checklists): bảng kiểm th−ờng dùng để đánh giá các hoạt động cũng nh− các sản phẩm của dự để đánh giá các hoạt động cũng nh− các sản phẩm của dự án. Bảng kiểm có thể đ−ợc dùng để tự đánh giá (các đối tác tham gia dự án tự đánh giá các hoạt động, sản phẩm của mình), dùng cho giám sát, đánh giá nội bộ (internal) và từ bên ngoài (external). Cùng với các bảng h−ớng dẫn, bảng kiểm đóng vai trò rất quan trọng trong việc định h−ớng hoạt động và nâng cao chất l−ợng các hoạt động. Ngoài ra, nó còn là cơ sở cho việc nghiệm thu, thanh, quyết toán các sản phẩm. Chính vì vậy, nó rất cần đ−ợc ban hành và quán triệt tr−ớc khi triển khai các hoạt động liên quan.
IV. Đào tạo và bồi d−ỡng cán bộ dự án
Đối với các dự án mà thành viên dự án do các cán bộ của đơn vị kiêm nhiệm thì rất nhiều ng−ời trong số họ ch−a từng đ−ợc học tập cũng nh− tham gia quản lý hoặc triển khai dự án tr−ớc đây. Vì vậy họ cần đ−ợc đào tạo, bồi d−ỡng để có thể làm việc tốt hơn cho dự án.
Có hai loại đào tạo có thể áp dụng cho đối t−ợng này. Loại đào tạo cơ bản thông qua các khoá tập huấn về lập kế hoạch, quản lý, triển khai dự án mà từ đó học viên có thể học đ−ợc cách lập kế hoạch dự án, cách triển khai, giám sát dự án. Loại đào tạo thứ hai tập trung chủ yếu vào việc làm thế nào để triển khai và quản lý dự án mà họ sẽ làm một cách có hiệu quả nhất. Mục đích chính của loại hình đào tạo này là làm cho mọi ng−ời hiểu đúng và sâu sắc về dự án, đặc biệt là các khái niệm, mục tiêu, các hoạt động chính, các chỉ tiêu và chỉ số để đánh giá dự án, từ đó việc triển khai sẽ dẽ dàng đồng bộ và đúng nh− kế hoạch hơn.
Do sự khác biệt của hai loại hình đào tạo này, chỉ những ng−ời tham gia vào quá trình quản lý, điều phối, chỉ đạo dự án (nh− giám đốc, điều phối viên, th− ký, cán bộ dự án...) mới cần phải học loại đào tạo cơ bản, còn phần lớn chỉ cần đ−ợc đào tạo bởi loại hình thứ hai.
Cách tốt nhất để có thể triển khai đ−ợc loại hình đào tạo thứ nhất là gửi cán bộ theo học các khoá học về quản lý và lập kế hoạch dự án (trong hoặc ngoài n−ớc), trong khi cách tốt nhất cho loại hình đào tạo thứ hai là tổ chức một hội thảo định h−ớng và lập kế hoạch dự án mà trong đó tất cả các cán bộ tham gia dự án (từ ng−ời quản lý đến ng−ời thực hiện) có điều kiện ngồi với nhau, rà soát lại mục tiêu, các hoạt động, các chỉ tiêu, chỉ số, các khó khăn, thuận lợi và cách khắc phục khi triển khai dự án. Ngoài ra thông qua hội thảo này các cán bộ dự án có thể thống nhất đ−ợc một số khái niệm, hiểu sâu sắc hơn về dự án để có thể triển khai tốt hơn. Đối với các dự án mà phạm vi bao phủ rộng lớn, trên các vùng lãnh thổ khác nhau thì điều này đặc biệt có lợi vì khi mọi thành viên tham gia dự án hiểu đúng và sâu sắc về dự án của họ, các hoạt động điều phối sau này sẽ đơn giản hơn nhiều.
Tuy nhiên nếu chỉ thông qua 2 loại hình đào tạo trên thì thành viên dự án cũng ch−a thể đủ năng lực để triển khai dự án. Điều quan trọng là họ phải học ngay trong quá trình triển khai dự án (learning by doing). Mỗi tình huống cụ thể đều có những giải pháp thích hợp mà thông qua đó mọi ng−ời có thể học hỏi thêm. Với các dự án đ−ợc triển khai trên nhiều đơn vị, việc giám sát
liên đơn vị (inter-institutional monitoring) là rất cần thiết để các nhóm dự án có thể chia sẻ lẫn nhau về kinh nghiệm triển khai cũng nh− các khó khăn, thuận lợi. Bên cạnh đó, các thành viên dự án có thể đi thăm quan, trao đổi với các dự án t−ơng tự khác (trong hoặc ngoài n−ớc) để học hỏi thêm.
Bài tập tình huống
Hãy thiết kế mô hình tổ chức Dự án y tế Huyện Mê Lĩnh mà nhóm đã xây dựng
15. Triển khai các hoạt động của dự án
ThS. Phí Nguyệt Thanh
Mục tiêu
1. Xác định đ−ợc các công việc cần làm khi triển khai các hoạt động của dự án;
2. Trình bày và áp dụng đ−ợc việc thực hiện các hoạt động về tổ chức hội nghị, hội thảo, lớp tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật, đi công tác n−ớc ngoài và hợp đồng dịch vụ hoạt động của văn phòng dự án y tế.
I. Mở đầu
Sau khi dự án đ−ợc phê duyệt, ngoài việc chuẩn bị, bố trí nhân lực, vật lực và tài lực để thực hiện dự án thì việc triển khai các hoạt động cụ thể đ−ợc ghi trong kế hoạch dự án là công việc quan trọng nhất. Thực hiện các hoạt động cụ thể này là để h−ớng tới đạt mục tiêu của dự án. Thông th−ờng các dự án Y tế hiện nay có thể chia ra các loại nh− sau:
− Tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, đào tạo
− Hoạt động hỗ trợ kỹ thuật (quốc tế và trong n−ớc);
− Các hoạt động thamquan học tập n−ớc ngoài;
− Hoạt động mua sắm thiết bị, thuốc men, xây lắp;
− Các hoạt động khác.
Riêng hoạt động mua sắm trang thiết bị, thuốc men và xây lắp nhiều dự án bố trí khoản kinh phí khá lớn và đòi hỏi có quy trình chặt chẽ, Vì vậy hoạt động này sẽ sẽ đ−ợc trình bày một bài riêng ở phần sau.