Hội nghị là một hoạt động trao đổi các thông tin giữa các chuyên gia cùng quan tâm về một lĩnh vực. Hội nghị th−ờng có hai loại là: hội nghị trong n−ớc và hội nghị Quốc tế. Các hội nghị cần đ−ợc xin phép của cấp có thẩm quyền về chủ tr−ơng, nội dung, địa điểm và thời gian.
Hội thảo, lớp tập huấn là khoá học tập trung và để giải quyết một vấn đề nào đó. Mục tiêu là để thảo luận và chuyển tải đ−ợc những thông tin mới nhất đến cho các thành viên của khoá học. Những hội thảo, lớp tập huấn có hội thảo viên là ng−ời n−ớc ngoài phải báo cơ quan có thẩm quyền xin phép tr−ớc khi tổ chức.
Các Hội thảo th−ờng kéo dài từ 1 - 5 ngày, các lớp tập huấn th−ờng kéo dài từ 5-14 ngày (cũng có thể dài hơn) tuỳ theo nội dung của khoá đào tạo. Để chuẩn bị cho hội thảo và lớp tập huấn đạt chất l−ợng và hiệu quả cần thực hiện các b−ớc sau:
1. Công tác chuẩn bị cho hội thảo
1.1. Tài chính
− Làm thủ tục xác nhận viện trợ (nếu là dự án viện trợ n−ớc ngoài )
− Lập dự toán kinh phí: với dự án viện trợ cần dựa theo định mức chi tiêu của từng nhà tài trợ, tuỳ vào kế hoạch dự án đã d−ợc duyệt và theo thông t− quy định chế độ chi tiêu tiếp khách n−ớc ngoài vào làm việc tại Việt Nam và chi tiêu tổ chức các Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam số 100/2000/TT/BTC. Dự toán chi cho Hội thảo, lớp tập huấn th−ờng gồm các mục sau:
+ Tiền giảng viên: (ăn, ở, đi lại, tiền biên soạn tài liệu, tiền giảng bài)
+ Tiền học viên: tiền ăn, ở, đi lại
+ Tiền tài liệu kể cả tiền dịch tài liệu, hiệu đính tài liệu (nếu có)
+ Tiền hội tr−ờng, kể cả hoa, khẩu hiệu, âm thanh (nếu cần)
+ Tiền chi cho phiên dịch (nếu có)
+ Tiền cho đại biểu dự khai mạc và bế mạc,
+ Tiền giải khát giữa giờ
+ Tiệc chiêu đãi (nếu cần thiết)...
Việc lập dự toán càng chi tiết càng tốt vì nó sẽ thuận lợi cho việc triển khai sau này. Với những dự án kinh phí
của Việt Nam, dự toán cần lập trình duyệt theo các định mức chi theo chế độ của Bộ Tài chính quy định tại thông t− số 93/1998/TT-BTC.
Phụ lục 1, 2 là các ví dụ về xác nhận viện trợ và dự toán của khoá đào tạo của Bộ Y tế
1.2. Chuẩn bị nội dung cho hội thảo, lớp tập huấn
− Làm giấy mời cho các đơn vị tham gia: nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung, nhà tài trợ và mục tiêu của hội thảo, khoá đào tạo. Các chi phí cho hội thảo viên/ học viên (nh− vé tàu xe, máy bay, tiền ăn ở, tài liệu)
− Chuẩn bị ch−ơng trình làm việc của hội thảo, lớp tập huấn và thông qua Chủ nhiệm dự án phê duyệt (xem phần phụ lục 3)
− Chuẩn bị các phiếu đánh giá: đánh giá tr−ớc khoá học, sau khoá học
− Mời giảng viên, trợ giảng, phiên dịch, và cử cán bộ dự án theo dõi...
− Chuẩn bị và in các bài giảng, các báo cáo và các tài liệu liên quan cho hội thảo, lớp tập huấn.
− Chuẩn bị chứng chỉ cho học viên
1.3. Kiểm tra các việc chuẩn bị tr−ớc ngày khai mạc
− Hội tr−ờng, khẩu hiệu, trang thiết bị nghe nhìn
− Văn phòng phẩm
− Chỗ ở cho giáo viên, học viên
− Giải khát
2. Triển khai tổ chức hội thảo, lớp tập huấn
− Đón tiếp đại biểu
− Khai mạc
− Tiến hành làm Pre-test (kiểm tra đầu vào)
− Triển khai các hoạt động của hội thảo, lớp tập huấn theo ch−ơng trình đã duyệt của Chủ nhiệm dự án
− Cán bộ dự án cần theo dõi sát tiến độ hoạt động của hội thảo, lớp tập huấn, có báo cáo cho Chủ nhiệm hay ng−ời phụ trách điều chỉnh khi thấy cần thiết
− Sau hội thảo cần có đánh giá kết quả thông qua Post-test
− Lễ phát chứng chỉ và bế mạc
3. Các hoạt động sau hội thảo, lớp tập huấn
− Sau khi kết thúc hội thảo, lớp tập huấn ng−ời phụ trách cần có báo cáo kết quả, trong đó nêu rõ thành quả thu đ−ợc sau hội thảo, lớp tập huấn và các kiến nghị (nếu cần thiết).
− Làm quyết toán: sớm có ngay báo cáo quyết toán. Báo cáo quyết toán phải có đầy đủ các chứng từ theo quy định tài chính và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
− Theo dõi sau hoạt động của học viên sau hội thảo, lớp học, có liên hệ để nhận phản hồi của học viên.
− L−u trữ hồ sơ hội thảo, lớp tập huấn vào các file của dự án để tiện theo dõi và sử dụng.