dựng càng chi tiết thì càng tốt vì có thể triển khai ngay đ−ợc dễ dàng, còn nếu xây dựng không cụ thể thì sẽ khó khăn cho quá trình thực hiện.
b. Hoạt động chính: khi giám sát dự án quá trình triển khai dự án th−ờng xem xét các mốc đã đạt đ−ợc hay còn gọi là Cột mốc "mile stone". Vì vậy khi xây dựng hoạt động dự án cần l−u ý hoạt động nào là chủ chốt có thể coi là cột mốc đánh dấu sự thành công hay thất bại của dự án. Các cột mốc càng rõ càng tốt, sẽ thuận tiện cho việc đánh giá dự án sau này.
V. Bảng tiến độ thời gian của các hoạt động dự án dự án
1. Sự cần thiết có bảng tiến độ các hoạt động (Gantt chart) chart)
− Bảng tiến độ các hoạt động (còn đ−ợc gọi là bảng kế hoạch thời gian, hay bảng Gantt) của các hoạt động là công cụ để tóm tắt các hoạt động của kế hoạch hành động dự án. Nó thuận tiện cho việc xem xét lại sự liên tục của các công việc. Xem xét các hoạt động có trùng lặp không và đảm bảo chắc chắn các hoạt động có ng−ời phụ trách và theo trình tự hợp lý. Bảng thời gian còn phục vụ cho
việc điều hành, giám sát thời gian triển khai thực hiện xong hoạt động dự án . Nó hữu ích cho việc sơ bộ dự toán kinh phí. Bảng tiến độ thời gian có các lợi ích sau :
− Nó là một công cụ cho chúng ta dựa trên cơ sở từng tuần xem việc triển khai các hoạt động để đạt đ−ợc các mục tiêu đã xây dựng
− Cho phép kế hoạch hoá các hoạt động dự án để đảm bảo các hoạt động không bị trùng lặp
− Cho phép những ng−ời triển khai dự án có thể so sánh việc thực hiện dự án với kế hoạch xây dựng ban đầu
2. Cách sử dụng bảng tiến độ hoạt động dự án
Sử dụng bảng tiến độ hoạt động dự án rất đơn giản, gồm 2 việc sau:
− Xem lại các hoạt động t−ơng ứng với các mục tiêu đề ra
− Với mỗi hoạt động đã liệt kê, chúng ta vạch ra thời gian nào sẽ triển khai thực hiện tuần nào trong tháng (hoặc tháng nào, quý nào cho các kế hoạch dài hạn hơn)
− Việc sử dụng bảng Gantt rất linh hoạt nó có thể lập cho các hoạt động chung của dự án, Có thể một loạt các hoạt động cùng dạng (nh− chuyên gia, kinh phí, vật t−,.... Lập bảng cũng rất linh hoạt, có thể 1 năm, nhiều năm hoặc cũng có thể chỉ là một thời gian tính bằng ngày, tháng...
Cách lập bảng gannt ng−òi ta là nh− sau:
− Đ−a mỗi mục tiêu đã liệt kê vào đầu của bảng ở vị trí mục tiêu
− Đ−a các hoạt động t−ơng ứng với mục tiêu vào vị trí đã ghi các hoạt động
− Sử dụng cột thời gian để bố trí thời gian nào thì sẽ triển khai, đánh dấu X vào tuần đó
− ở ngay dòng d−ới đã đánh dấu màu sẫm đã đánh dấu X dùng để kiểm tra các hoạt động đã thực sự triển khai, công việc này phải làm hàng quý để đối chiếu với kế hoạch.
(Bảng tiến độ hoạt động dự án th−ờng dùng cho kế hoạch một năm và dựa trên cơ sở tuần, tuy nhiên trong quá trình triển khai ng−ời ta có thay đổi và sử dụng cho phù hợp và có thể dùng cơ sở từng tháng hoặc từng quý và cách trình bày có thể khác tuỳ theo ng−ời chuẩn bị dự án)
Phần cuối của bài này là một mẫu về một bảng tiến độ các hoạt động dự án, để áp dụng khi xây dựng kế hoạch hoạt động của dự án.
3. Xây dựng bảng tiến độ các hoạt động của dự án
Khi xây dựng dự án th−ờng có 2 loại bảng tiến độ là:
3.1. Bảng tiến độ cho thời gian dài hạn
* Khung hiệp định ch−ơng trình/ dự án th−ờng là khung hiệp định tài chính và là kế hoạch 5 năm đây là
bản cam kết của các nhà tài trợ với chính phủ n−ớc ta, để dựa vào hiệp định này mà chúng ta sẽ xây dựng cụ thể các hoạt động cho từng năm (ví dụ 1).
Ví dụ 1: khung thời gian cho dự án 5 năm (1995-1999 của Ch−ơng trình hợp tác y tế Việt Nam - Thuỵ Điển)
(đơn vị tính : triệu SEK)
Lĩnh vực hỗ trợ 1995 1996 1997 1998 1999 Tổng số Đơn vị chính sách 2,5 2,5 2,5 2,2 1,3 11,0 Chăm sóc SKBĐ 2,7 2,4 1,6 1,5 0,7 8,9 Sức khoẻ bà mẹ trẻ em 5,6 4,4 4,0 4,0 2,0 20,0 ... Tổng số: ... ... ... ... ... ... − Dựa trên hiệp định ng−ời ta còn xây dựng kế
hoạch dự án dài hạn - 5 năm bảng tiến độ trong tr−ờng hợp này th−ờng bố trí dựa trên cơ sở là quý nh− ví dụ d−ới đây:
Ví dụ 2: Trong Ch−ơng trình chống lao quốc gia: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thành phần 3: Năm1/ Quý Năm2/ Quý Năm3/ Quý Năm4/ Quý Năm5/ Quý
Mục tiêu: hỗ trợ dịch vụ y tế để bệnh nhân Lao đ−ợc chẩn đoán sớm, điều trị hiệu quả và theo dói phù hợp Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Q 1 Q 2 Q 3 Q 4 Hoạt động 1 Lập kế hoạch tuyến tỉnh về chống Lao ở tỉnh X X X X X X 2 Đào tạo cán bộ giám sát
tuyến tỉnh
X X X