trình tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá
1. Phân chia gói thầu
Đối với những dự án, đề tài mà chủ đầu t− cần mua nhiều chủng loại hàng hoá trong cùng một đợt mở thầu, khi lập kế hoạch đấu thầu trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, phải đặc biệt l−u ý khi phân chia gói thầu:
− Phân chia gói thầu sao cho những loại thiết bị cùng phạm vi sử dụng trong cùng một gói. Nh−
vậy, thuận lợi cho việc mời các chuyên gia xây dựng HSMT cũng nh− tham gia chấm thầu. Mặt khác điều đó cũng thuận tiện cho các nhà cung cấp, tránh hiện t−ợng mua gom hàng dự thầu làm tăng giá hàng hoá.
Ví dụ: các hàng hoá phục vụ cho các phòng thí nghiệm cơ bản hoặc phân tích nên xếp vào cùng một gói thầu có thể bao gồm: cân phân tích, cân kỹ thuật, kính hiển vi, máy ly tâm, tủ sấy v.v...
− Nếu trong nhóm thiết bị phòng thí nghiệm (Lab Equipment), có các máy khác nh− sắc ký khí, sắc ký lỏng hiệu năng cao, sắc ký khối phổ, máy quang phổ tử ngoại - khả kiến (UV-VIS), quang phổ hồng ngoại (IR), quang phổ hấp thụ nguyên tử (AAS) thì có thể phân thành 2 gói; gói các thiết bị sắc ký và gói các thiết bị quang phổ.
− Tránh tình trạng ghép trong cùng một gói thầu những thiết bị có phạm vi sử dụng xa nhau, chẳng hạn ghép dao mổ điện và máy quang phổ tử ngoại khả kiến (UV-VIS) trong cùng một gói thầu.
2. Lập hồ sơ mời thầu
Hồ sơ mời thầu mua sắm trang thiết bị đ−ợc lập theo h−ớng dẫn đã nêu trong Phụ lục II phần đấu thầu 1 giai đoạn, 1 túi hồ sơ tại Thông t− số 04/2000/TT-BKH ngày 26/5/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu t− h−ớng dẫn áp dụng quy chế đấu thầu ban hành kèm Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 01/9/1999. Tuy nhiên, với những đặc thù riêng của trang thiết bị y tế, việc nêu yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu là hết sức quan trọng. Yêu cầu kỹ thuật của thiết bị mời thầu trong hồ sơ mời thầu chính là đề bài để chấm điểm khi xét thầu. Nh−
vậy, yêu cầu kỹ thuật nêu chính xác, chi tiết bao nhiêu thì việc xây dựng bảng điểm kỹ thuật để chấm thầu thuận tiện và chính xác bấy nhiêu.
Ví dụ: cũng là máy X quang nh−ng gồm nhiều cấu hình, tuỳ theo mục đích sử dụng và kinh phí đ−ợc duyệt, có thể xây dựng yêu cầu kỹ thuật cho từng cấu hình.
− Máy X quang số hoá.
− Máy X quang cao tần, tăng sáng truyền hình, điều khiển từ xa, hai bàn, hai bóng.
− Máy X quang cao tần, tăng sáng truyền hình loại một bàn - một bóng.
− Máy X.quang chụp tổng quát, cao tần, công suất ≥
500mA.
− Máy X quang cao tần, có chức năng chiếu + chụp, công suất ≥300mA.
− Máy X quang di động, công suất ≥ 50mA.
ở phần này chủ đầu t− cần l−u ý
− Nếu yêu cầu kỹ thuật sơ sài, không chi tiết sẽ dẫn tới nhiều nhà thầu đạt trên 70 (hoặc 80) điểm kỹ thuật, nh− vậy họ đều đ−ợc vào vòng 2 để đánh giá kinh tế, th−ơng mại.
Theo quy định trong quy chế đấu thầu ban hành kèm Nghị định 88/1999/NĐ-CP thì "Nhà thầu nào có giá đánh giá thấp nhất, không v−ợt giá dự toán đ−ợc duyệt (giá kế hoạch) sẽ đ−ợc đề nghị công nhận trúng thầu". Lúc đó chủ đầu t− phải chấp nhận mua những thiết bị do những nhà sản xuất không có kinh nghiệm và uy tín cung cấp.
− Mặt khác, chủ đầu t− phải hết sức l−u ý không đ−ợc nêu những chi tiết mang tính "chỉ định", quá riêng biệt của một nhà sản xuất nào đó dẫn tới sự hiểu lầm là "đã ngầm nhắm nhà cung cấp nào đó". Hai xu h−ớng trên, nếu không đ−ợc quan tâm một cách nghiêm túc có thể dẫn tới việc "làm hỏng" cả cuộc đấu thầu.
Để làm tốt nội dung xây dựng yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ mời thầu, tổ t− vấn phải:
− Có đủ thông tin về gói thầu (nguồn vốn, kinh phí, mục đích sử dụng).
− Có trình độ chuyên môn và đủ thông tin về kỹ thuật, mặt bằng giá của các thiết bị mời thầu.
− Không đ−ợc hợp tác với các nhà cung cấp d−ới bất kỳ hình thức nào.
Cấu trúc, yêu cầu kỹ thuật của một thiết bị mời thầu đ−ợc xây dựng nh− sau:
Ví dụ: yêu cầu kỹ thuật của máy ly tâm để bàn.
a. Yêu cầu chung
− Máy sản xuất tại: Nhật, Mỹ hoặc khối các n−ớc công nghiệp phát triển.
− Năm sản xuất: 2003-2004
− Máy mới 100%
− Máy là sản phẩm của dây chuyền sản xuất đạt ISO 9001 hoặc t−ơng đ−ơng.
− Điện thế làm việc: 220 ± 10%, 50Hz. b. Đặc tr−ng kỹ thuật − Loại: đặt trên bàn − Số vị trí/dung tích ống: 08 vị trí đặt ống, 20ml vật phẩm cần ly tâm/ống − Vòng quay/phút: ≥ 15000 vòng/phút (có thể cài đặt tuỳ theo yêu cầu).
+ Độ rung: nhỏ
+ Độ ồn: < 60 dB (đề xi ben)
+ Thời gian ly tâm: có thể đặt từ 1 đến 30 phút.
+ Có thiết kế phanh hãm từ tính.
+ Loại Rotor: cho phép ống dựng vật phẩm chỉ văng theo góc cố định
+ Chỉ cho phép bật máy khi đã đập nắp và tự động đóng chốt an toàn.
+ Chỉ nhả chốt nắp máy (cho phép mở nắp máy) khi đã tắt máy và rôto dừng hoàn toàn.
c. Các yêu cầu khác
− Có đại diện th−ơng mại của nhà sản xuất tại Việt Nam .
− Có đội ngũ cán bộ kỹ thuật đ−ợc đào tạo liên tục, có trình độ để h−ớng dẫn sử dụng, bão d−ỡng, sửa chữa thiết bị.
− Cam kết bán phụ tùng thay thế ít nhất 5 năm sau khi lắp đặt thiết bị.
− Cung cấp đủ tài liệu h−ớng dẫn bằng tiếng Anh và tiếng Việt.
− Bảo hành thiết bị ≥ 12 tháng.
Tuỳ theo mức độ phức tạp, giá trị kinh tế của thiết bị gọi thầu, chủ đầu t− có thể thêm hoặc bớt những nội dung trong phần c.
3. Xây dựng bảng điểm chuẩn
Tổ t− vấn có trách nhiệm xây dựng bảng điểm kỹ thuật chi tiết theo mẫu nêu trong quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá kết quả xét thầu đã đ−ợc chủ quản đầu t− phê duyệt.
Ví dụ:
− Bảng điểm đ−ợc xây dựng tập thể và phải đ−ợc tổ tr−ởng tổ t− vấn ký xác nhận.
− Khi chấm thầu, từng thành viên trong tổ t− vấn cho điểm độc lập dựa theo bảng điểm chuẩn.
− Điểm kỹ thuật của một nhà thầu cho một loại thiết bị là điểm trung bình của tất cả các thành viên trong tổ t− vấn.
(ở đây cần l−u ý: chủ đầu t− có thể mời thầu từng loại thiết bị riêng hay mời thầu cả gói gồm nhiều loại thiết bị).
− Nếu mời thầu một gói gồm nhiều thiết bị (có thể hoạt động độc lập) thì điểm kỹ thuật của một gói thầu là điểm trung bình của các thành viên cho từng thiết bị trong gói thầu và sau đó là điểm trung bình của cả gói thầu. Khi đánh giá về mặt tài chính, th−ơng mại thì:
+ Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị hoạt động độc lâp và từng thiết bị có dự toán riêng thì chủ đầu t− phải chọn từng thiết bị đã đ−ợc vào vòng hai và có giá đánh giá thấp nhất.
+ Nếu gói thầu gồm nhiều thiết bị trong một hệ thống thì chỉ chọn những nhà thầu đ−ợc vào vòng hai và có giá đánh giá thấp nhất.
4. Báo cáo kết quả xét thầu
Theo mẫu nêu tại Công văn số 5461/YT-TTB ngày 12/7/2001.
L−u ý: tr−ờng hợp chủ đầu t− quyết định đấu thầu hạn chế (với những gói thầu có giá lớn hơn 200 triệu) phải có văn bản trình chủ quản đầu t− nêu rõ lý do, tên
các nhà thầu dự kiến mời tham dự và chỉ đ−ợc phép tiến hành khi chủ quản đầu t− có văn bản chấp nhận.
− Bộ Y tế khuyến khích chủ đầu t− áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi cả với những gói thầu quy mô nhỏ (d−ới 2 tỷ đồng).
IV. quản lý hàng hoá ch−a sử dụng
1. Hạn sử dụng
Khi lập kế hoạch mua sắm phải đặc biệt l−u ý đến hạn sử dụng của hàng hoá. Không thể mua l−ợng hàng hoá đủ dùng trong 2 năm khi hạn sử dụng của hàng hoá đó chỉ là 18 tháng. (Đặc biệt là hạn sử dụng của thuốc chữa bệnh)
2. Phân loại bảo quản
Hàng hoá mua về phải đ−ợc phân loại, bảo quản riêng theo đặc tr−ng hoá lý của từng chủng loại:
− Hàng cao su
− Hàng chất dẻo
− Hoá chất tiệt trùng
− Hoá chất xét nghiệm
− Hàng hoá tránh ánh sáng (giấy nhậy quang, phim ảnh)
− Hàng hoá là chất phóng xạ
− Thiết bị quang học
− Thiết bị điện tử
− Linh kiện điện tử, quang học v.v...
− Thuốc chữa bệnh (phải tuân thủ quy chế độc bảng A, bảng B)
3. Điều kiện kho tàng (nếu có)
Trong các dự án nhỏ th−ờng không bố trí kho hàng hoá, tuy nhiên với một số dự án lớn, trong khi ch−a kịp phân phối có thể bố trí kho (tạm) cho dự án. Kho bảo quản hàng hoá, ngoài những yêu cầu riêng cho những hàng hoá đặc biệt nh−: hoá chất phóng xạ, mô, tạng cơ thể v.v... thì kho bảo quản hàng hoá cần đạt đ−ợc những yêu cầu cơ bản sau:
− Khu độc lập; những dự án thuộc các tr−ờng y d−ợc quản lý cần xa giảng đ−ờng, xa các phòng thí nghiệm và ký túc xá sinh viên.
− Mỗi loại mặt hàng có phòng riêng để l−u giữ, bảo quản là tốt nhất.
− Trong từng phòng cần có quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí. Có sàn và kệ cao ráo để xếp đặt hàng hoá.
− Có nhà lạnh, tủ lạnh và tủ lạnh sâu để bảo quản những vật t−, hàng hoá đòi hỏi phải bảo quản trong các điều kiện đó.
− Có hệ thống báo động tự động, có đủ dụng cụ, vật t−, ph−ơng tiện, phục vụ công tác phòng chống cháy nổ.
− Với các kho đựng hoá chất dễ gây cháy nổ phải bố trí các đèn lúp (đèn áp trần hoặc t−ờng có chụp bảo vệ phía ngoài).
− Không đ−ợc hút thuốc, dùng diêm, bật lửa trong các kho.
4. Quản lý hàng hoá trong kho
Kho của dự án dù chỉ tạm thời cũng phải bố trí theo tiêu chuẩn của kho nh−:
− Thẻ kho: đ−ợc lập theo danh mục hàng hoá.
− Có thể áp dụng mã số hoá hàng hoá - quản lý theo hệ thống mạng máy tính.
− Cách sắp xếp hàng hoá đảm bảo dễ nhìn, dễ lấy, an toàn.
− Thực hiện cập nhật xuất, nhập hàng hoá theo từng ngày. Kiểm kê theo định kỳ 3, 6 và 12 tháng.
Bài tập tình huống
Xây dựng kế hoạch mua sắm hàng hóa theo Dự án y tế Huyện Mê Lĩnh mà nhóm đã xây dựng.
17. Quản lý tài chính dự án
PGS.TS. Tr−ơng Việt Dũng CN. Chử Văn Loan
Mục Tiêu
1. Lập đ−ợc kế hoạch tài chính cho dự án và dự toán kinh phí cho hoạt động dự án y tế.
2. Trình bày đ−ợc nội dung quản lý tài chính và các b−ớc trong quá trình giải ngân của các dự án viện trợ quốc tế
I. Mở đầu
Quản lý là sử dụng nguồn lực để đạt đ−ợc mục tiêu. Dự án dùng nguồn vốn trong n−ớc đã có các quy định của Bộ Tài chính. Những dự án viện trợ n−ớc ngoài đ−ợc bổ sung nguồn lực bao gồm: (t− vấn kỹ thuật; vật t−
trang thiết bị; tài chính), trong đó nguồn tài chính là cơ bản. Muốn sử dụng nguồn tài chính một cách có hiệu quả nhất, ng−ời quản lý dự án phải biết lập kế hoạch tài chính cho toàn bộ dự án và biết lập hoặc kểm tra dự toán do ng−ời khác thực hiện. Việc lập kế hoạch tài chính không chỉ đòi hỏi kỹ năng xây dựng dự án mà còn
cả năng lực sử dụng tiền một cách hợp lý nhất, đúng nguyên tắc tài chính và kiểm soát đ−ợc các tình huống phát sinh trong quá trình dự trù vốn, sử dụng kinh phí, thanh toán và quyết toán.
Do ng−ời quản lý dự án th−ờng không có chuyên môn tài chính, ít am hiểu về kế toán, vì vậy cần trang bị một số kiến thức cơ bản, ít nhất cũng hiểu khái niệm tối thiểu và tránh những tình huống vi phạm nguyên tắc tài chính.
Cho dù vai trò của nhân viên kế toán của dự án có nghiệp vụ chuyên môn, nh−ng trách nhiệm của ng−ời quản lý về mọi điều bất trắc xảy ra khi tiến hành dự án, vì vậy phải biết các nguyên tắc tài chính, kế toán để tránh mọi sai sót, vi phạm của các cán bộ dự án cũng nh− nhân viên kế toán.
Tóm lại, bài này cũng sẽ cung cấp cho một số kiến thức sơ đẳng nhất về quản lý tài chính, cho ng−ời quản lý dự án (không có nghiệp vụ tài chính) nhằm thực hiện dự án hiệu quả và an toàn nhất (về mặt tài chính).