I. Xây dựng sơ đồ tổ chức của dự án
1. Mục tiêu của việc xây dựng sơ đồ tổ chức
Th−ờng trong kế hoạch dự án đ−ợc duyệt đã có thiết kế ph−ơng án triển khai dự án, tuy nhiên khi bắt đầu triển khai dự án chúng ta cần cụ thể hoá mô hình của dự án ta đ−ợc giao nhiệm vụ triển khai để xác định rõ cấu trúc tổ chức của dự án nh− thế nào, tổ chức, đơn vị nào sẽ tham gia vào dự án, mối liên quan giữa các đơn vị này với nhau và với hệ thống tổ chức hiện có. Điều này giúp cho:
− Bản thân những ng−ời tham gia thực hiện dự án, ng−ời chỉ đạo dự án hiểu về dự án, hiểu về vị trí, vai trò của mình, có thể đóng góp tốt hơn cho dự án. Những ng−ời h−ởng lợi từ dự án cũng có thể từ đó hiểu biết thêm về dự án.
− Sự dễ dàng trong việc tuyển chọn, bố trí cán bộ thích hợp vào các vị trí đã đ−ợc đề ra trong sơ đồ tổ chức.
− Làm cho các nhà tài trợ và ng−ời phê duyệt dễ hiểu hơn về dự án
2. Xây dựng sơ đồ tổ chức của dự án
Về tổ chức của dự án, về nguyên tắc đã đ−ợc ghi vào trong văn kiện dự án để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tuy nhiên nhiều dự án khi trình phê duyệt lại ch−a đề cập đến hoặc đề cập không rõ nên khi bắt tay vào triển khai dự án đã đ−ợc duyệt chúng ta phải chuẩn bị sơ đồ tổ chức dự án. Nguyên tắc xây dựng tổ chức dự án nh− sau:
a. Nghiên cứu kỹ mục tiêu và các hoạt động của mỗi mục tiêu, sau đó trả lời các câu hỏi sau:
− Các loại nhân lực nào cần thiết cho dự án? (chú ý đến bằng cấp, năng lực, vị trí công tác hiện tại...). Mức độ tham gia của họ nh− thế nào? (toàn bộ hay một phần thời gian?). Họ có chức năng và nhiệm vụ gì trong dự án? (ví dụ: ra quyết định, điều phối, quản lý, thực hiện, giám sát...).
− Mối liên quan của những ng−ời này nh− thế nào trong việc chỉ đạo và thực hiên dự án?
− Chúng ta có thể tìm đ−ợc những ng−ời nh− thế ở đâu? Nên tuyển từ các đơn vị liên quan đến dự án hay từ ngoài? (chú ý đến trí công tác hiện tại của họ để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất cho dự án)
b. Nếu trong văn kiện dự án đ−ợc duyệt ch−a có sơ