1. Lập kế hoạch mua sắm
Xây dựng kế hoạch mua sắm phải đ−ợc thực hiện qua các b−ớc sau:
a. Tập hợp yêu cầu mua sắm của kế hoạch dự án theo yêu cầu tiến độ, hàng tháng, hàng quý, hàng năm và theo từng phân kỳ của các dự án có thời gian tiến hành trong thời gian dài (th−ờng từ 2 đến 4 năm).
Yêu cầu mua sắm phải đ−ợc ng−ời phụ trách dự án xác nhận
− Tổng hợp, phân loại vật t−, trang thiết bị đ−ợc yêu cầu mua sắm theo nhu cầu sử dụng, chủng loại và dự toán kinh phí cần thiết để mua sắm.
+ Phục vụ hoạt động bình th−ờng của dự án
+ Vật t− thông dụng hay thiết bị chuyên dụng theo kế hoạch của dự án.
+ Kinh phí dự toán d−ới 100 triệu, d−ới 200 triệu, d−ới 500 triệu, d−ới 2 tỷ và trên 2 tỷ VNĐ.
b. Trình chủ nhiệm (giám đốc) dự án xem xét, phê duyệt yêu cầu mua sắm.
Với những vật t−, trang thiết bị thuộc các dự án đầu t−, Ban quản lý dự án phải báo cáo chủ đầu t−(*) để lập kế hoạch đấu thầu trình chủ quản đầu t−(**) xem xét phê duyệt (hoạt động này sẽ đ−ợc trình bày kỹ hơn tại một mục sau trong tài liệu này).
2. Thực hiện mua sắm
Khi yêu cầu mua sắm đã đ−ợc cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị thực hiện mới đ−ợc phép tiền hành mua sắm.
a. Mua sắm những hạng mục có giá dự toán d−ới 100 triệu, đ−ợc phép mua tại những nhà cung cấp hợp pháp (có giấy phép kinh doanh, những mặt hàng mà họ bán ra), sử dụng hoá đơn tài chính.
b. Những hạng mục có giá dự toán từ 100 triệu đến d−ới 200 triệu đ−ợc phép áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh.
c. Những hạng mục có giá dự toán trên 200 triệu phải tiến hành đấu thầu.
d. Một số mặt hàng d−ới đây đ−ợc phép áp dụng hình thức chỉ định thầu mà không phụ thuộc vào giá trị gói thầu:
(*) Chủ đầu t−: là đơn vị đang thực hiện dự án.
(**) Chủ quản đầu t−: là cơ quan phê duyệt và cấp vốn cho dự án, chủ quản đầu t− có trách nhiệm phê duyệt kế hoạch đấu thầu (KHĐT) tổng dự toán (TDT), hồ sơ mời thầu (HSMT) và kết quả xét thầu (KQXT). Với các tr−ờng, Chủ quản đầu t− có thể là Bộ Y tế hoặc Bộ Giáo dục - Đào tạo, tuỳ thuộc vào nội dung của từng dự án.
− Hàng dự trữ quốc gia, đ−ợc Thủ t−ớng Chính phủ cho phép chỉ định thầu.
− Mua mô tô, ô tô sản xuất, lắp ráp trong n−ớc, thiết bị sản xuất trong n−ớc có đăng ký bản quyền và có giá thống nhất trong cả n−ớc.
3. Đấu thầu mua sắm hàng hoá
a. Các hình thức lựa chọn nhà thầu cung cấp hàng hoá đã đ−ợc quy định chi tiết tại
− Đấu thầu rộng rãi trong n−ớc (National Competitive bidding) (*)
− Đấu thầu hạn chế (Limited National Competitive bidding)
− Chỉ định thầu (Shopping)
− Chào hàng cạnh tranh (Competitive bidding)
− Mua sắm trực tiếp (Direct contracting)
− Tự thực hiện
− Mua sắm đặc biệt
(Hai hình thức này ít đ−ợc áp dụng tại các nhà tr−ờng).
Ngoài ra đối với các dự án còn có một hình thức đấu thầu khác là đấu thầu hạn chế quốc tế (Limited International Competitive bidding).
(*)
Một số hình thức lựa chọn nhà thầu có ghi kèm thuật ngữ tiếng Anh, để bạn đọc thuận tiện khi triển khai các dự án có đối tác n−ớc ngoài.
Thực tế, hiện nay Nhà n−ớc khuyến khích tiến hành đấu thầu rộng rãi trong n−ớc với các hạng mục mua sắm có giá trị dự toán đ−ợc duyệt lớn hơn 200 triệu.
b. Trình tự tổ chức đấu thầu mua sắm hàng hoá:
Việc tổ chức thực hiện đấu thầu mua sắm hàng hoá đ−ợc thực hiện theo trình tự sau:
− Lập yêu cầu mua sắm (nh− đã trình bày tại II)
− Lập kế hoạch đấu thầu (KHĐT), trình phê duyệt.
− Lập hồ sơ mời thầu (HSMT), trình phê duyệt.
− Gửi th− mời thầu hoặc thông báo mời thầu.
− Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu (HSDT).
− Mở thầu.
− Đánh giá, xếp hạng nhà thầu.
(Các công đoạn trên có thể do chủ đầu t− tự thực hiện cũng có thể thuê chuyên gia thực hiện tuỳ thuộc tính phức tạp, đòi hỏi chuyên môn sâu của từng gói thầu).
− Trình duyệt kết quả xét thầu (KQXT).
− Công bố trúng thầu, th−ơng thảo hoàn thiện hợp đồng.
− Trình duyệt nội dung hợp đồng (với những hàng hoá phải nhập ngoại, phải mở L/C (Letter of Credit) và ký kết hợp đồng.