Lưu trữ hồ sơ là hành động tư liệu hóa mọi hoạt động được thực hiện trong kế hoạch HACCP nhằm đảm bảo rằng q trình thực hiện HACCP được kiểm sốt.
Mục đích :Lưu trữ hồ sơ nhằm chứng minh và xác nhận bằng văn bản rằng kế hoạch HACCP trong nhà máy, công ty đang được thực thi. Khẩu hiệu: “ Nếu khơng có hồ sơ thì khơng có HACCP”.
• Các loại hồ sơ cần lưu trữ
- Kế hoạch HACCP và những tài liệu hỗ trợ để xây dựng kế hoach HACCP. - Hồ sơ ghi chép việc giám sát các CCP, SSOP, GMP.
- Hồ sơ ghi chép về hành đông sửa chữa.
- Hồ sơ ghi chép về các hoạt động thẩm tra và điều chỉnh đối với hệ thống HACCP. - Hồ sơ ghi chép về tính chất, việc mã hóa và sử dụng sản phẩm.
• Yêu cầu đối với việc thiết kế biểu mẫu, ghi chép và lưu trữ hồ sơ: - Yêu cầu trong việc thiết kế hồ sơ, biểu mẫu:
+ Dễ sử dụng
+ Phải đầy đủ nội dung cần kiểm soát.
+ Có thể kết hợp nhiều yếu tố trong cùng một biêu mẫu. + Khi cần thiết có thể thay đổi.
- Yêu cầu trong việc ghi chép:
+ Khơng tẩy xóa.
+ Ghi đầy đủ thông tin, không bỏ trống.
+ Hồ sơ phải phản ánh chính xác và đúng điều kiện hoạt động hiện tại. + Khơng được dùng trí nhớ để tiến hành ghi chép hồ sơ.
+ Khơng được hồn thiện hồ sơ trước khi bắt đầu hoặc trước khi kết thúc một hoạt
động.
- Yêu cầu trong việc lưu trữ:
+ Các biểu mẫu là hồ sơ trắng cần phải được chuẩn hóa.
+ Nhân viên có liên quan phải nhận thức rõ trách nhiệm về việc lưu trữ hồ sơ
+ Hồ sơ phải được lưu trữ lâu hơn thời hạn sử dụng sản phẩm. Theo 28 TCN 129
quy định phải lưu trữ hồ sơ ít nhất là: 6 tháng đối với sản phẩm tươi sống, 2 năm đối với sản phẩm đông lạnh, chế biến và các loại hồ sơ theo dõi thiết bị.
• Sơ đồ quá trình áp dụng hệ thống HACCP: