CHƢƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT TRUYỀN
2.1.4.2. Nhóm đa chức năng
Đặc điểm của nhóm đa chức năng
Nhóm đa chức năng địi hỏi doanh nghiệp cần có cách tiếp cận kiểu dự án đối với việc phát triển sản phẩm mới. Mỗi nhóm phát triển sản phẩm mới gồm từ bốn đến tám người từ các bộ phận chức năng khác nhau.
Ví dụ: Một nhóm phát triển sản phẩm mới gồm một nhân viên làm trọn ngày từ phòng Marketing, một
nhân viên làm trọn ngày từ phòng nghiên cứu và phát triển, một nhân viên làm trọn ngày từ phòng sản xuất, một nhân viên làm trọn ngày từ phịng tài chính kế tốn. Nhóm này sẽ quản lý một số dự án. Người lãnh đạo nhóm sẽ do nhóm tự chọn và nhóm sẽ được trao quyền để ra quyết định mà không cần phải thông qua ban lãnh đạo phê duyệt.
Các thành viên của nhóm được làm việc trong mơi trường khuyến khích sáng tạo. Các nhóm có thể nằm trong doanh nghiệp hoặc tách rời ở cơ sở khác.
Ví dụ: IBM thành lập nhóm chun vềmáy tínhđểbànởbang Florida trong khi trụ sở của cơng ty ở New York.
Làm việc theo nhóm đa chức năng có ưu và nhược điểm sau:
o Ưu điểm:
Tạo thêm các kênh truyền đạt thông tin và tăng lượng thông tin trao đổi: sự phối hợp cơ cấu ma trận và các nhóm kinh doanh đảm bảo sự liên lạc theo chiều ngang giữa các bộ phận chức năng.
Ví dụ: Nhân viên bộ phận marketing tham gia các nhóm phát triển sản phẩm mới sẽ mang về cho bộ phận mình kiến thức về hoạt động của các bộ phận khác. Các kỹ năng thông tin liên lạc được phát triển khi các học viên học được “ngôn ngữ” của các bộ phận chức năng khác. Các thành viên đem lượng thơng tin thu được về bộ phận của mình và chia sẻ với đồng nghiệp.
Tăng các kênh thơng tin phi chính thức: ngồi việc có thêm các kênh liên kết chính thức, mạng lưới quan hệ phi chính thức giữa các cá nhân từ các bộ phận chức năng khác nhau cũng tăng thêm. Mạng lưới quan hệ này phát triển từ tình bạn và sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm mới.
Tăng tính đa dạng của mỗi cá nhân: có những nhân viên tham gia vào hai hoặc ba nhóm phát triển sản phẩm mới. Họ phải làm việc với nhiều người thuộc các ngành nghề khác nhau trong tổ chức. Mơi trường làm việc kiểu này giúp họ có thêm kinh nghiệm, mở rộng tầm nhìn và hiểu hơn hoạt động của tồn cơng ty.
o Nhược điểm: rủi ro cao vì tỷlệdựán thành cơng thấp, khó quản lýđặc biệt là khó đánh giá kết quả làm việc của các cá nhân trong nhóm.
Sự khác biệt của nhóm đa chức năng so với nhóm làm việc thơng thường thể hiện ở ba điểm sau:
o Các thành viên thường có những đặc điểm mang tính xã hội cạnh tranh với nhau, họ thường có xu hướng khằng định mình trong phịng ban chức năng hơn là trong tổ chức nói chung;
o Nhóm đa chức năng thường là những nhóm tạm thời làm việc trong một thời gian ngắn nên thường có rất nhiều xung đột giữa lợi ích của nhóm và của phịng ban chức năng;
o Nhóm đa chức năng thường phải chịu rất nhiều áp lực do những mục tiêu đặt ra quá cao.
Trong một nghiên cứu 40 công ty hàng đầu của tạp chí Forbes năm 1994, Wall và Lepsinger đã nhận thấy những vấn đề chính của nhóm đa chức năng như sau:
o Các mục tiêu của cá nhân và tổ chức xung đột với nhau;
o Cạnh tranh về nguồn lực;
o Nhiệm vụ chồng chéo nhau; o Thiểu sự hợp tác;
o Khơng có những chỉ dẫn rõ ràng về các ưu tiên.
Khoảng 75% các nhóm đa chức nă ng phải đối mặt với áp lực thiếu thời gian và nguồn lực để hồn thành nhiệm vụ của mình. Họ cũng khơng hiểu rõ quyền lực của mình đến đâu trong việc ra quyết định, họ phải đại diện hay đấu tranh cho quyền lợi của phịng ban mình.
Kahn (1996) đã đưa ra mơ hình thúc đẩy hiệ u quả của quá trình phát triển sản phẩm mới thông qua sự hợp tác giữa các phòng ban chức năng như sau:
Kết quả của quá trình phát triển sản phẩm mới TƢƠNG TÁC Họp mặt Gọi điện thoại Email Memo và báo cáo Fax HỢP TÁC Mục tiêu chung Tầm nhìn chung Hiểu nhau Gặp gỡ bên ngồi Chia sẻ nguồn lực
Hình 2.6: Mơ hình hợp tác giữa các phịng ban