CHƢƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT TRUYỀN
2.3.4. Tổ chức các cuộc họp nhóm
Để tăng tính hiệu quả của việc truyền thơng trong q trình thiết kế và phát triển sản phẩm mới, nhóm cần tổ chức các cuộc họp mặt. Một trong những cuốn sách hay nhất viết về kỹ năng tổ chức cuộc họp là cuốn “Đào vàng thông qua họp nhóm” của Thomas Keyser. Keyser chỉ ra bảy bước để tổ chức cuộc họp thành công:
Lập kế hoạch: Theo bước 1, 2, 3 sau:
o Bước 1 - Xác định rõ mục tiêu của cuộc họp: Để có một cuộc họp thành cơng, nhóm cần phải
lập kế hoạch ngay từ đầu. Nếu đó là cuộc họp thường kỳ của nhóm, người xác định mục tiêu của cuộc họp và truyền đạt tới mọi người thường là trưởng nhóm. Mọi người tham gia cuộc họp cần phải biết trước mục tiêu của cuộc họp để cịn có thời gian chuẩn bị. Trưởng nhóm
có thể email cho các thành viên tham gia họp và mỗi thành viên có trách nhiệm chuẩn bị các câu hỏi cũng như phản hồi tới trưởng nhóm.
o Bước 2 - Quyết thành viên tham gia họp: Trưởng nhóm cũng cần phải quyết định ai cần thiết phải tham dự cuộc họp. Bí quyết để cuộc họp hiệu quả là mời ít người tham gia nhất sao cho đạt được kết quả mong đợi.
o Bước 3 - Lập chương trình cho cuộc họp: Trưởng nhóm là người lập chương trình cho cuộc họp, quy định thời gian cụ thể cho mỗi chủ đề và truyền đạt chương trình này cho những người tham gia từ trước.
Ví dụ: Chương trình cuộc họp APEX, ngày 7 tháng 1 năm 2005, phịng họp số N6436A:
Bảng 2.4: Chương trình cuộc họp APEX
Thời gianNội dung
10 phútXem lại kết quả của cuộc họp trước
30 phútThảo luận các vấn đề kỹ thuật của chương trình Bio
10 phútThảo luận chương trình tháng 1
5 phútTranh cãi cá nhân
Thực hiện: Tuân thủtheo các bước 4, 5, 6 sau:
o Bước 4 - Xác định người dẫn dắt cuộc họp: Người dẫn dắt cuộc họp không nhất thiết phải là trưởng nhóm. Nhiệm vụ của người dẫn dắt là phải:
Theo dõi thái độ của nhóm họp để giảm thiểu sự sao nhãng và tăng cường sự tập trung của mọi người;
Nhanh chóng đưa mọi người quay trở lại chủ đề thảo luận;
Giúp nhóm xác định được vấn đề thảo luận khi họ khơng tìm ra giải pháp.
o Bước 5 - Xác định người duy trì thời lượng họp: Nhiệm vụ của người duy trì thời gian cuộc họp luôn đảm bảo các vấn đề được thảo luận theo đúng chương trình đã đặt ra và luôn nhắc nhở khi mọi người thảo luận quá thời gian.
o Bước 6 - Xác định người ghi biên bản cuộc họp: Công việc của người ghi biên bản cuộc họp là ghi lại đúng diễn biến của cuộc họp chứ khơng đưa ra bất cứ bình luận nào. Biên bản cuộc họp có thể được ghi lại trên bảng để tất cả mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, biên bản này được ghi lại bằng văn bản và gửi cho những người tham gia.
Thời gian họp: Bước 7 –Định mức thời lượng tối đa cho một cuộc họp là 1 giờ đồng hồ: Nguyên tắc về thời gian tối đa cho một cuộc họp là 1 giờ. Thường mọi người dành khoảng 20 phút cho một chủ đề thảo luận. Ai cũng bận công việc nên cuộc họp kéo dài quá 1 giờ sẽ khiến mọi người căng thẳng và không hiệu quả. Việc tổ chức 2 cuộc họp, mỗi cuộc họp kéo dài 1 giờ sẽ hiệu quả hơn một cuộc họp kéo dài 2 giờ.