CHƢƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT TRUYỀN
2.3.2. Thành lập nhóm đa chức năng
Hầu hết các nhà quản lý và các nhà nghiên cứu đều khẳng định rằng các nhóm phát triển sản phẩm mới cần phải được thành lập sao cho phù hợp với từng hồn cảnh. Ai cũng có thể là thành viên lý tưởng của nhóm. Vì các thành viên và người đứng đầu nhóm đều tiến bộ sau quá trình làm việc với nhóm. Cho dù là người bán hàng hay nhà khoa học thì họ cũng sẽ trở thành một chuyên gia trong một lĩnh vực khác sao cho phù hợp với nhiệm vụ của nhóm.
Nhóm phát triển sản phẩm mới cần phải có sứ mệnh cũng như chiến lược rõ ràng.
Ví dụ: Một nhà sản xuất sản phẩm chăm sóc y tế có cơng nghệ ở mức trung bình muốn theo đuổi chiến lược là người bắt chước sáng tạo thì bộ phận Nghiên cứu và Phát triển phải đáp theo đuổi định hướng của bộ phận Marketing. Vì vậy, dự án phát triển sản phẩm mới khởi đầu từ phịng Marketing, các đặc tính cơ bản của sản phẩm sẽ được hình thành trước khi hoạt động Nghiên cứu và Phát triển bắt đầu. Giám đốc Marketing sẽ là trưởng dự án phát triển sản phẩm mới.
Khi lựa chọn các viên cho nhóm phát triển sản phẩm mới, cần lưu ý rằng mỗi thành viên đóng vai trị là đại diện của phịng ban trong nhóm.
Ví dụ: Thành viên đến từphịng Nghiên cứu và phát triển khơng thể làm tất cảcác công việc kỹ thuật nhưng hướng dẫn và khuyến khích các thành viên trong phịng làm những cơng việc đó. Thơng thường, nếu có nhiều dự án thì các nhân viên của phịng Nghiên cứu và Phát triển có thể cạnh tranh với nhau vì họ đều muốn giành được dự án cho nhóm của mình. Cơng ty Baucsch & Lomb ln lựa chọn thành viên cho nhóm phát triển sản phẩm mới là những người có tầm ảnh hưởng trong phịng ban của mình và có tầm nhìn kinh doanh rộng lớn.
Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn những thành viên có kiến thức trong lĩnh vực của mình, có uy tín tại phịng ban mình làm việc và sẵn lịng làm việc với nhóm phát triển sản phẩm mới.
Những người làm kinh doanh thường được phân thành 3 kiểu người dựa trên mối quan hệ với những người ngồi phịng ban của mình:
o Người thích hội nhập: đây là những người thích xây dựng mối quan hệ với những người đến từ phòng ban hoặc doanh nghiệp khác. Về bản chẩt, họ thích cho và nhận.
o Người thích ngoại giao: đây là những người biết tôn trọng người khác và đón nhận thơng tin từ bên ngồi nhưng họ khơng muốn xây dựng các mối quan hệ cá nhân. Họ là cầu nối liên lạc rất tốt nhưng không phải là những người làm việc nhóm lý tưởng.
o Người cơ lập: đây là những người thích làm việc một mình. Họ là những chuyên gia am hiểu lĩnh vực mà họ đang làm việc nhưng khơng thích làm việc với những người từ các phịng ban khác. Họ rất khó có thể tham gia vào nhóm phát triển sản phẩm mới.
Theo Margerison và McCann, tính cách của con người có thể chia thành các cặp đối lập như sau:
o Người hướng ngoại và người hướng nội: có những người thích hội họp, thích gặp gỡ mọi người, nói ra ý kiến của mình và thích làm nhiều việc một lúc. Ngược lại, có nhiều người lại có xu hướng thích suy nghĩ mọi việc kỹ càng trước khi nói ra ý kiến của mình và thường khơng thích giao tiếp với mọi người. Nhóm phát triển sản
phẩm mới cần cả 2 kiểu người này. Vì nhóm khơng thể chỉ gồm tồn những người thích thể hiện ý kiến của mình mà khơng suy nghĩ thấu đáo, hoặc tồn những người chỉ ngồi suy nghĩ mà không thể hiện ý kiến của mình. Sự cân bằng giữa 2 nhóm người này sẽ giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn.
o Người thực hành và người sáng tạo: có những người thích làm việc với những ýtưởng đã được thử nghiệm và chú ý đến số liệu và chi tiết sự việc. Ngược lại,có những người thích sáng tạo. Họ ln nhìn về tương lai và tìm kiếm nhiều giải pháp cho một vấn đề. Nhóm phát triển sản phẩm mới rất cần những người sáng tạo. Tuy nhiên, nếu thiếu sự kiểm tra của những người thực hành thì sản phẩm sẽ khó có thể được thương mại hố.
o Người có đầu óc phân tích và người cảm tính: sau khi tập hợp thông tin, nhóm cần phải ra quyết định. Có người dựa vào việc phân tích các số liệu để ra quyết đinh dựa trên cơ sở các mục tiêu đã đặt ra và lựa chọn phương án nào mang lại lợi ích lớn hơn. Ngược lại, có những người lại hay ra quyết định dựa trên những phán đốn mang tính cảm tính. Nhóm cần cả 2
kiểu người này vì quyết định cần phải được dựa trên cả số liệu và phán đoán.
o Người làm việc có tổ chức và người linh hoạt: khi thực hiện quyết định của nhóm, có người thích mơi trường làm việc ngăn nắp, có tổ chức. Có những người lại rất linh hoạt, họ chấp nhận có những sai số trong q trình thực hiện. Q trình phát triển sản phẩm mới địi hỏi phải tn thủ theo đúng nguyên tắc nhưng cũng chấp nhận có sự điều chỉnh khi cần thiết.
Mỗi cá nhân không mang hồn tồn một trong các tính cách trên mà kết hợp cả 4 nhóm tính cách. Doanh nghiệ p có thể sử dụng cơng cụ này để lựa chọn nhóm làm việc có các thành viên đa tính cách.
Để thành lập được nhóm phát triển sản phẩm mới thành cơng, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:
o Số lượng thành viên trong nhóm: nhóm khơng nên q lớn hoặc q nhỏ. Hầu hết các công ty cơng nghệ cao thường có nhóm phát triển sản phẩm mới từ 6 đến 8 người. Việc lựa chọn thành viên từ phịng ban nào cũng đóng vai trị rất quan trọng đối với thành cơng của nhóm vì điều này phụ thuộc vào lượng thơng tin cần có của từng phịng ban cụ thể. Số lượng tối ưu sẽ giúp cho nhóm tập hợp được đủ các kỹ năng cần thiết cũng như dễ dàng truyền đạt thơng tin trong nhóm.
o Người lãnh đạo nhóm: rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề đối với lãnh đạo nhóm phát triển sản phẩm mới. Trưởng nhóm nên là người của phòng Nghiên cứu và phát triển hay phòng Marketing? Một số doanh nghiệp lựa chọn giải pháp là thuê lãnh đạo nhóm là người khơng thuộc phịng ban chức năng. Nhóm nên chỉ có một trưởng nhóm từ đầu đến cuối dự án. o Nhiệm vụ của các thành viên được quy định rõ
ràng: điều này sẽ giúp tăng cường sự hợp tác
giữa các thành viên, tránh các xung đột về quyền lợi của phòng ban.
o Thời gian làm việc của nhóm phát triển sản phẩm mới: nhóm dự án khơng nên làm việc trong thời gian quá dài. Nghiên cứu của Katz (1982) chỉ ra rằng nhóm làm việc trên 5 năm sẽ làm giảm độ sáng tạo của các thành viên cũng như tính hiệu quả của việc truyền đạt thơng tin trong nội bộ nhóm và giữa nhóm với bên ngồi. Nếu dự án địi hỏi thời gian dài thì nhóm nên chia ra các giai đoạn để làm việc và thành lập lại nhóm.