Cơ chế quản lý nội bộ trong công ty cần phải đảm bảo sao cho các vấn đề quan trọng liên quan đến công ty, bao gồm các vấn đề về tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh, sở hữu, và quản lý điều hành công ty, phải được công khai một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Tại nhiều nước có nền kinh tế thị trường phát triển, có rất nhiều các thông tin, bao gồm cả thông tin bắt buộc và không bắt buộc, về các công ty cổ phần đã niêm yết trên thị trường chứng khoán và cả các công ty chưa niêm yết trên thị trường chứng khoán, đều phải được công khai. Việc công khai các thông tin như vậy được xem là một yêu cầu bình thường trong đời sống kinh tế, và trở thành một nhu cầu của chính các công ty vì nhu cầu thu hút thêm vốn đầu tư của chính các công ty. Việc công khai các thông tin như vậy có thể được thực hiện mỗi năm một
lần, sáu tháng một lần, hàng quý hay hàng tháng, tuỳ theo quy định của pháp luật mỗi nước và thông lệ quản lý ở các công ty khác nhau.
Một hệ thống công khai thông tin rõ ràng, đầy đủ và thường xuyên, được coi là điểm then chốt của cơ chế quản lý nội bộ trong công ty, đặc biệt trong điều kiện kinh tế thị trường, và là điều không thể thiếu được để các cổ đông, các thành viên Hội đồng quản trị, và bộ máy quản lý, có thể thực hiện tốt quyền quyết định của mình trong công ty. Tại các nước có thị trường vốn quy mô lớn và lưu chuyển vốn nhanh (ví dụ như Mỹ), thì việc công bố thông tin được coi là một công cụ quan trọng tác động đến hoạt động quản lý điều hành của công ty và bảo vệ các quyền lợi cho các cổ đông và các nhà đầu tư tiềm năng trong công ty.
Một cơ chế công khai thông tin rõ ràng, đầy đủ và thường xuyên, có thể giúp cho các công ty thu hút được các nguồn vốn ổn định với chi phí thấp, và duy trì niềm tin của các nhà đầu tư đối với công ty trên thị trường vốn. Các cổ đông và các nhà đầu tư tiềm năng trong tương lai đòi hỏi phải được tiếp cận thường xuyên tới các thông tin đáng tin cậy đủ để họ có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động quản lý, và đưa ra các quyết định đúng về các vấn đề tổ chức và hoạt động kinh doanh của công ty. Thông tin không đầy đủ và không rõ ràng, có thể làm nguy hại cho thị trường, làm gia tăng các chi phí về vốn cho công ty, và có thể đẩy một công ty đến tình trạng gặp khó khăn trong việc huy động vốn và sử dụng các nguồn lực trong công ty.
Công khai thông tin còn giúp cho công ty khuyếch trương hình ảnh của công ty đối với công chúng, công bố về cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty, các chính sách của công ty, và mối liên hệ của công ty với cộng đồng xung quanh.
Thực tế cho thấy các yêu cầu về công khai thông tin không gây bất kỳ cản trở nào cho các hoạt động của công ty, mà cũng không ảnh hưởng đến vị thế kinh doanh của công ty, ngoài việc giúp cho công ty công bố được các quyết định đầu tư của mình với các nhà đầu tư và tránh được nguy cơ dẫn đến sự lừa dối đối với các nhà đầu tư, do thiếu thông tin. Để có thể xác định được các thông nào cần phải được công khai, nhiều nước đã áp dụng nguyên tắc về tính cần thiết của việc công bố thông tin. Các thông tin quan trọng cần phải được công khai chính xác, đầy đủ
30
và thường xuyên, được xác định là các thông tin mà thiếu nó sẽ ảnh hưởng tới các quyết định của người ra quyết định.
Trong một công ty, việc công khai các thông tin quan trọng về tổ chức và hoạt động của công ty, một cách kịp thời trong khoảng thời gian giữa hai kỳ báo cáo (hàng tháng, quý, hàng năm), rất được khuyến khích. Trong một chừng mực nào đó, yêu cầu công khai một cách đồng thời một thông tin nào đó, tới tất cả các cổ đông trong công ty, cũng được xem là một trong các điều kiện để đảm bảo đối xử bình đẳng đối với tất cả các cổ đông.