9 Theo số liệu tổng kết về tình hình cổ phần hoá của Ban chỉ đạo Đổi mới và Phát triển Doanh nghiệp, tính đến tháng 12 năm 2001.
2.3.3 Đại hội đồng cổ đông, cơ chế pháp lý quan trọng để các cổđông thực hiện và bảo vệ các quyền của mình
Khi quyền sở hữu bị tách biệt khỏi công việc quản lý công ty, một câu hỏi đặt ra đối với các cổ đông là làm thế nào để họ có thể kiểm soát một cách có hiệu quả đối với bộ máy quản lý, và thực hiện các quyền giám sát của mình sao cho bộ máy quản lý sẽ hoạt động vì các lợi ích cao nhất của các cổ đông và của công ty. Có nhiều cơ chế để các cổ đông thực hiện việc giám sát của mình. Cơ chế quan trọng hàng đầu đó là việc các cổ đông tham gia và biểu quyết trong các phiên họp Đại hội đồng cổ đông, cơ chế giám sát thông qua Hội đồng quản trị, các chế độ đãi ngộ với các chức danh quản lý, các bảo đảm của pháp luật đối với quyền của các cổ đông, các yêu cầu về minh bạch và công khai. Các cơ chế đó phải được ghi nhận trong Luật và Điều lệ công ty.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp (1999) [13, Đ70], Đại hội đồng cổ đông
có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng
loại; quyết định mức cổ tức của từng loại cổ phần;
Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây
thiệt hại cho công ty và các cổ đông của công ty;
Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty;
Quyết định bổ sung, sửa đổi điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn
do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty;
Thông qua báo cáo tài chính hàng năm;
Thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định bán số tài sản có
giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty;
Quyết định mua lại hơn 10% tổng số cổ phần đã chào bán của mỗi loại;
Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp (1999) và
Điều lệ công ty.
Tuy nhiên, việc tham gia hữu hiệu của các cổ đông vào các cuộc họp thường niên và các cuộc họp bất thường, của Đại hội đồng cổ đông, thông qua việc biểu
báo về ngày giờ và chương trình của các cuộc họp, và các phương thức tham gia biểu quyết và thực hiện quyền biểu quyết.
Việc thông báo đầy đủ các thông tin về ngày giờ và chương trình của các cuộc họp sẽ giúp nâng cao chất lượng tham gia biểu quyết của các cổ đông tại các phiên họp Đại hội đồng cổ đông. Luật Doanh nghiệp (1999) quy định:
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải lập danh sách cổ đông có
quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông, cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông, lập chương trình và nội dung cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, xác định thời gian và địa điểm họp, gửi giấy mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập xong ít nhất 10 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 10% tổng số vốn cổ phần của công ty trong thời gian liên tục là 6 tháng, có quyền xem danh sách cổ đông, có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông [13, Đ71].
Cổ đông có quyền yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung
những thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông [13, Đ72].
Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 10% tổng số vốn cổ phần của
công ty trong thời gian liên tục là 6 tháng, có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông [13, Đ73].
Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi giấy mời họp đến tất cả
cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 7 ngày trước ngày khai mạc. Kèm theo giấy mời họp phải có chương trình họp, các tài liệu thảo luận làm cơ sở để thông qua quyết định [13, Đ74].
Ví dụ 4 [25]:
..."Do không tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật và điều lệ công ty, 10 cổ đông thuộc Công ty cổ phần Nhiếp ảnh (Hà nội), đã đứng đơn kiện Công ty Cổ phần Nhiếp ảnh ra Toà án Nhân dân TP Hà Nội, yêu cầu toà án xem xét và huỷ bỏ các quyết định của Đại hội đồng cổ đông của Công ty tại phiên họp được tổ chức vào tháng 1 năm 2002, để sửa đổi điều lệ công ty, thông qua báo cáo sản xuất kinh doanh năm 2001, và quyết định tăng vốn của công ty từ 1,5 tỷ đồng lên 3,78 tỷ đồng. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức với sự tham gia của 96% cổ đông đến dự. Lý do mà 10 cổ đông đệ đơn kiện công ty lên Toà án, đó là Hội đồng quản trị đã không giấy mời họp mà chỉ thông báo đến các cổ đông. Việc thông qua quá nhanh toàn văn bản điều lệ công ty, dày 20 trang đã khiến cho các cổ đông không thể đọc kịp. Hơn nữa, biểu quyết thông qua bản điều lệ chỉ bằng hình thức giơ tay. Kết quả là nhiều điểm trong điều lệ công ty không phù hợp với Luật Doanh nghiệp (1999).
Để tăng cường khả năng tham dự của các cổ đông vào các phiên họp Đại hội cổ đông, một số công ty đã đơn giản hoá các thủ tục liên quan đến việc tham gia và biểu quyết của các cổ đông tại các phiên họp Đại hội đồng cổ đông. Một cơ chế
quan trọng liên quan đến phương thức biểu quyết đó là biểu quyết thông qua người
đại diện. Luật Doanh nghiệp (1999) [13, Đ75] quy định: Các cổ đông có thể trực tiếp hoặc uỷ quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông. Theo đó, các cổ đông cũng có quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua người đại diện (theo uỷ quyền) của họ, và lá phiếu biểu quyết trực tiếp hay thông qua người đại diện sẽ có giá trị như nhau. Chế độ đại diện cho phép khuyến khích sự tham gia của tất cả các cổ đông vào tất cả các công việc của công ty. Việc pháp luật bảo vệ cơ chế thực hiện quyền thông qua người đại diện là một bảo đảm vô cùng quan trọng cho các cổ đông thực hiện các quyền của mình với tư cách là các nhà đầu tư trong công ty.
Việc mở rộng hơn nữa các khả năng tham dự họp Đại hội đồng cổ đông của các cổ đông đã thúc giục các công ty xem xét khả năng áp dụng tiến bộ công nghệ trong việc cho phép các cổ đông dễ dàng tham dự và biểu quyết. Ngoài việc cho phép các cổ đông thông qua các quyết định của Đại hội đồng cổ đông dưới hình thức biểu quyết và lấy ý kiến bằng văn bản, theo như quy định tại Luật Doanh nghiệp (1999)[13, Đ77], thông lệ quản lý còn khuyến khích các cổ đông thực hiện quyền biểu quyết thông qua điện thoại hội nghị, và các phương tiện truyền tin khác, cho phép các cổ đông có thể trao đổi với nhau về các vấn đề mà họ cùng quan tâm.
Đây là vấn đề cần được pháp luật ghi nhận và bảo vệ. Để đảm bảo tính minh bạch của các quyết định được thông qua dưới các hình thức nói trên, cần phải có các thủ tục đảm bảo rằng các biểu quyết dưới các hình thức đó sẽ được đăng ký và lưu giữ theo đúng các quy định của công ty, và kết quả biểu quyết sẽ được thông báo kịp thời đến các cổ đông.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp (1999) [13, Đ77], các quyết định của Đại hội đồng cổ đông phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày quyết định được thông qua.