- Theo tiêu chí thời gian có: báo cáo thường xuyên (định kỳ), báo cáo bất thường (không định kỳ);
- Theo lĩnh vực chuyên mơn có: báo chun đề, báo cáo kỹ thuật;
- Theo từng loại hoạt động có: báo cáo tổng kết, báo cáo sơ kết;
- Theo hoạt động của dự án có: báo cáo khảo sát (báo cáo trước), báo cáo trong (báo cáo trong quá trình thực hiện), báo cáo tổng kết (báo cáo sau quá trình thực hiện);
- Từ góc độ của tổ chức, có báo cáo của cấp dưới gửi cấp trên bao gồm các loại:
+ Báo cáo tuần: nêu những vấn đề gấp cần
giải quyết trong lĩnh vực quản lý và tình hình đời sống kinh tế - xã hội của địa phương, đề xuất với cấp trên giải quyết vấn đề nêu ra.
197
Chuyên đề 7
Kỹ NĂNG VIếT BáO CáO
I. KHáI QUáT CHUNG Về BáO CáO
1. Báo cáo là gì?
Báo cáo là một loại văn bản, thuộc nhóm văn bản hành chính thơng thường, do các cơ quan, tổ chức ban hành để trình bày những kết quả đã đạt được trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế và là cơ sở để cấp trên ban hành những quyết định quản lý cần thiết.
Đặc điểm của báo cáo:
- Báo cáo là một loại văn bản thể hiện kết quả công việc trong một giai đoạn;
- Báo cáo có thể dài, ngắn, có thể chỉ hồn tồn mang tính chất mơ tả hoặc là sự kết hợp giữa mô tả và thuyết phục;
- Báo cáo có thể sử dụng để lưu lại một sự kiện thường xuyên hoặc không thường xuyên và là cơ sở đi đến các quyết định.
198
2. Vai trò của báo cáo
Trong quản lý, báo cáo có những vai trị sau: - Là phương tiện để nhà quản lý cấp trên kiểm soát trách nhiệm và quyền hành đã ủy quyền cho cấp dưới;
- Là phương tiện cung cấp thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận, đơn vị, tổ chức, làm cơ sở cho việc đánh giá;
- Cung cấp thông tin phản hồi về tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới, làm cơ sở cho việc sửa đổi hoặc ban hành các quyết định quản lý.
3. Các loại báo cáo thường được sử dụng
- Theo tiêu chí thời gian có: báo cáo thường xuyên (định kỳ), báo cáo bất thường (không định kỳ);
- Theo lĩnh vực chun mơn có: báo chun đề, báo cáo kỹ thuật;
- Theo từng loại hoạt động có: báo cáo tổng kết, báo cáo sơ kết;
- Theo hoạt động của dự án có: báo cáo khảo sát (báo cáo trước), báo cáo trong (báo cáo trong quá trình thực hiện), báo cáo tổng kết (báo cáo sau quá trình thực hiện);
- Từ góc độ của tổ chức, có báo cáo của cấp dưới gửi cấp trên bao gồm các loại:
+ Báo cáo tuần: nêu những vấn đề gấp cần
giải quyết trong lĩnh vực quản lý và tình hình đời sống kinh tế - xã hội của địa phương, đề xuất với cấp trên giải quyết vấn đề nêu ra.
199
+ Báo cáo tháng: kiểm điểm việc thực hiện các
nhiệm vụ được giao của cơ quan, của địa phương, kết quả thực hiện các quyết định của cấp trên, tình hình thực hiện các đề án, dự án (nếu có).
+ Báo cáo 6 tháng: đánh giá kết quả thực hiện
nhiệm vụ của cơ quan, của địa phương, dự kiến việc thực hiện nhiệm vụ trong 6 tháng tới và nêu biện pháp chỉ đạo thực hiện.
+ Báo cáo năm: nội dung giống báo cáo 6 tháng nhưng chi tiết hơn, tổng hợp tình hình cả năm và nêu phương hướng hoạt động cho năm sau.
+ Báo cáo đột xuất: tóm tắt tình hình xảy ra sự việc, nguyên nhân xảy ra sự việc, nguyên nhân phát sinh, biện pháp xử lý, kiến nghị hướng giải quyết.