III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
3. Nghiệp vụ công tác văn thư
3.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. Xét về văn bản, con dấu trên văn bản thể hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24-8-2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu chỉ rõ: Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các
274
chức danh nhà nước.
a) Nguyên tắc đóng dấu
Khi đóng dấu cho văn bản, tài liệu cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, khơng được đóng dấu trên giấy trắng hoặc vào văn bản giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung;
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đóng trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng dấu vào văn bản;
- Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành;
- Đối với cơ quan nhà nước, dấu được đóng trong giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt phải do thủ trưởng cơ quan quyết định, cho phép.
Trong cơ quan, tổ chức có thể có nhiều loại, nhiều hình thức dấu như dấu nổi, dấu chìm, dấu thu nhỏ. Vì thế, khi sử dụng các loại dấu phải đúng với nội dung văn bản và tính chất cơng việc.
Dấu nổi dùng để đóng giáp lai vào ảnh, trong các văn bản là những chứng chỉ, giấy phép các loại. Dấu chìm dùng trong một số trường hợp đặc biệt. Dấu chỉ mức độ mật, khẩn được đóng khi người ký văn bản quy định mức độ mật, khẩn của văn bản.
273 mật nhà nước cụ thể.
Như vậy, theo quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước thì văn bản mật tại ủy ban nhân dân do người đứng đầu ủy ban nhân dân quy định hoặc người được người đứng đầu ủy ban nhân dân ủy quyền quyết định.
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định thẩm quyền xử lý văn bản mật đến như việc bóc và chuyển giao văn bản mật đến, việc đăng ký, làm phong bì và chuyển giao văn bản mật đi. Đối với những văn bản tuyệt mật chỉ đích danh người được biết, thì chỉ có cá nhân đó mới được biết.
3.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. Xét về văn bản, con dấu trên văn bản thể hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ban hành ngày 24-8-2001 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu chỉ rõ: Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các
274
chức danh nhà nước.
a) Nguyên tắc đóng dấu
Khi đóng dấu cho văn bản, tài liệu cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, khơng được đóng dấu trên giấy trắng hoặc vào văn bản giấy tờ chưa hoàn chỉnh nội dung;
- Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn, đóng trùm lên 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng dấu vào văn bản;
- Dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan xây dựng và ban hành;
- Đối với cơ quan nhà nước, dấu được đóng trong giờ hành chính. Trường hợp đặc biệt phải do thủ trưởng cơ quan quyết định, cho phép.
Trong cơ quan, tổ chức có thể có nhiều loại, nhiều hình thức dấu như dấu nổi, dấu chìm, dấu thu nhỏ. Vì thế, khi sử dụng các loại dấu phải đúng với nội dung văn bản và tính chất cơng việc.
Dấu nổi dùng để đóng giáp lai vào ảnh, trong các văn bản là những chứng chỉ, giấy phép các loại. Dấu chìm dùng trong một số trường hợp đặc biệt. Dấu chỉ mức độ mật, khẩn được đóng khi người ký văn bản quy định mức độ mật, khẩn của văn bản.
275
b) Quản lý con dấu
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ.
Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang sử dụng bị mịn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.
Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu.