III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
2. Kiểm tra việc thực hiện
Trong thực tế, ngay sau khi kế hoạch được lập, có một tổ chức để tạo thuận lợi cho việc đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, và những người lao động được hướng dẫn và thúc đẩy, thì vẫn khơng bảo đảm rằng các hoạt động đang được tiến hành theo như kế hoạch và đạt được các mục đích đã đề ra. Do đó, việc theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch là rất quan trọng vì nó là mắt xích cuối cùng trong quản lý.
Như chúng ta đã biết, các mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch. Các mục tiêu đưa ra những định hướng cụ thể cho nhà quản lý. Tuy nhiên, chỉ tuyên bố các mục tiêu hoặc làm cho cấp
241 hoàn thành, thẩm quyền và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
Phương pháp thực hiện: có thể triển khai điểm, có thể triển khai trên diện rộng. Tùy từng loại kế hoạch cụ thể mà chúng ta lựa chọn phương pháp cho phù hợp. Nếu những kế hoạch quan trọng đến mức mà một sự sai sót của nó có ảnh hưởng rất lớn đến lợi ích chung hoặc của các cá nhân có liên quan và chúng ta chưa khẳng định được tính đúng đắn của các giải pháp, thì cách tốt nhất là triển khai điểm và trong quá trình tổ chức thực hiện cần giám sát chặt chẽ, phát hiện kịp thời những sai lệch để từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Sau một thời gian thực hiện nhất định, nên đánh giá sơ bộ việc thực hiện, nếu kết quả xấu thì đình chỉ ngay việc thực hiện, nếu kết quả tốt thì đúc rút kinh nghiệm và triển khai trên diện rộng.
Triển khai trên diện rộng là triển khai đến tất cả các đối tượng, nội dung đã ghi trong kế hoạch. Phương pháp này áp dụng cho những kế hoạch được coi là thuận lợi và chắc chắn mang lại kết quả tốt.
Một nội dung nữa rất quan trọng là bảo đảm các cam kết về nguồn lực đã ghi trong kế hoạch. Việc tổ chức thực hiện kế hoạch ngồi sự nhiệt tình, nỗ lực của các cá nhân, bộ phận, thì các điều kiện vật chất, tài chính và các điều kiện pháp lý là cực kỳ quan trọng nó quyết định sự thành công
242
của các kế hoạch. Vì vậy, việc thực hiện đúng, kịp thời các cam kết đã ghi trong kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tập thể hoàn thành kế hoạch được giao.
1.3. Theo dõi và giám sát
Quá trình thực hiện kế hoạch được tăng cường thêm bởi các hoạt động theo dõi và giám sát của cấp trên hoặc những người được cấp trên ủy quyền thực hiện các hoạt động này. Việc theo dõi và giám sát việc thực hiện kế hoạch đem lại nhiều lợi ích. Nó cho phép nhà quản lý phát hiện ngay những sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời thông qua các thông tin phản hồi.
2. Kiểm tra việc thực hiện
Trong thực tế, ngay sau khi kế hoạch được lập, có một tổ chức để tạo thuận lợi cho việc đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, và những người lao động được hướng dẫn và thúc đẩy, thì vẫn khơng bảo đảm rằng các hoạt động đang được tiến hành theo như kế hoạch và đạt được các mục đích đã đề ra. Do đó, việc theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch là rất quan trọng vì nó là mắt xích cuối cùng trong quản lý.
Như chúng ta đã biết, các mục tiêu là nền tảng của việc lập kế hoạch. Các mục tiêu đưa ra những định hướng cụ thể cho nhà quản lý. Tuy nhiên, chỉ tuyên bố các mục tiêu hoặc làm cho cấp
243 dưới chấp nhận các mục tiêu thì khơng bảo đảm rằng các hoạt động cần thiết đã được hoàn thành. Nhà quản lý hiệu lực cần phải đeo bám để bảo đảm rằng các hành động mà những người khác nghĩ phải thực hiện và các mục tiêu mà họ nghĩ phải đạt được đang được thực hiện và đạt được trong thực tế.
Đối với kế hoạch tác nghiệp, việc kiểm tra trước khi tổ chức thực hiện là hết sức cần thiết, nhằm ngăn chặn những sai lệch, những thiếu sót khơng mong muốn hoặc vấn đề được tiên đốn. Nó được gọi là kiểm tra trước bởi vì nó tiến hành trước hoạt động thực tế.
244
Chuyên đề 9
Kỹ NĂNG QUảN Lý VĂN BảN
Để chỉ đạo, điều hành và giải quyết các công việc của ủy ban nhân dân một cách có hiệu quả,
hằng năm ủy ban nhân dân các cấp ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau. Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, ủy ban nhân dân các cấp có thẩm quyền ban hành quyết định và chỉ thị; ngoài ra ủy ban nhân dân
còn ban hành các loại văn bản quyết định hành chính cá biệt và các loại văn bản hành chính thơng thường như: cơng văn, tờ trình, thơng báo, báo cáo, chương trình, kế hoạch, các loại giấy, các loại phiếu. Nhưng để công tác ban hành văn bản và giải quyết công việc của ủy ban nhân dân được bảo đảm thì một cơng việc khơng thể khơng quan tâm đến đó là cơng tác quản lý văn bản.
Trong hoạt động của ủy ban nhân dân, công tác quản lý văn bản sẽ giúp cho bộ máy cơ quan thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cơ quan thực hiện việc quản lý và điều hành cơng việc. Vì vậy, chất
243 dưới chấp nhận các mục tiêu thì khơng bảo đảm rằng các hoạt động cần thiết đã được hoàn thành. Nhà quản lý hiệu lực cần phải đeo bám để bảo đảm rằng các hành động mà những người khác nghĩ phải thực hiện và các mục tiêu mà họ nghĩ phải đạt được đang được thực hiện và đạt được trong thực tế.
Đối với kế hoạch tác nghiệp, việc kiểm tra trước khi tổ chức thực hiện là hết sức cần thiết, nhằm ngăn chặn những sai lệch, những thiếu sót khơng mong muốn hoặc vấn đề được tiên đốn. Nó được gọi là kiểm tra trước bởi vì nó tiến hành trước hoạt động thực tế.
244
Chuyên đề 9
Kỹ NĂNG QUảN Lý VĂN BảN
Để chỉ đạo, điều hành và giải quyết các công việc của ủy ban nhân dân một cách có hiệu quả,
hằng năm ủy ban nhân dân các cấp ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau. Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008, ủy ban nhân dân các cấp có thẩm quyền ban hành quyết định và chỉ thị; ngoài ra ủy ban nhân dân
còn ban hành các loại văn bản quyết định hành chính cá biệt và các loại văn bản hành chính thơng thường như: công văn, tờ trình, thơng báo, báo cáo, chương trình, kế hoạch, các loại giấy, các loại phiếu. Nhưng để công tác ban hành văn bản và giải quyết công việc của ủy ban nhân dân được bảo đảm thì một cơng việc khơng thể khơng quan tâm đến đó là cơng tác quản lý văn bản.
Trong hoạt động của ủy ban nhân dân, công tác quản lý văn bản sẽ giúp cho bộ máy cơ quan thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình, cung cấp thơng tin cho lãnh đạo cơ quan thực hiện việc quản lý và điều hành cơng việc. Vì vậy, chất
245 lượng hoạt động của công tác quản lý văn bản ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của bộ máy cơ quan. Chất lượng của mọi văn bản quản lý đều liên quan đến thông tin tư liệu, thông tin tài liệu từ việc quản lý văn bản, hay nói cách khác là thông tin từ văn thư của cơ quan.
I. CÔNG TáC VĂN THƯ