III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
2. Vai trò của lập kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch là nền tảng của mọi hoạt động. Khơng có kế hoạch thì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào sẽ như một con thuyền khơng lái, chỉ chạy vịng quanh, hoạt động khơng có mục đích. Nhưng nếu có kế hoạch chúng ta sẽ xác định những nội dung công việc cần phải tiến hành, phân công trách nhiệm, xác định được các nguồn lực cần thiết và thời gian cụ thể để hoàn thành cơng việc. Chính vì vậy, kế hoạch tác nghiệp là khâu đầu tiên không thể thiếu của bất kỳ hoạt động nào trong cơ quan, tổ chức.
Vai trò của kế hoạch tác nghiệp được thể hiện ở những điểm dưới đây:
- Có kế hoạch sẽ giúp cho việc phối hợp các hoạt động của cá nhân, bộ phận, tổ chức thành một thể thống nhất, được tiến hành một cách thông suốt, hiệu quả, đúng mục đích nhằm hồn thành cơng việc;
- Lập kế hoạch sẽ tạo khả năng tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tránh tình trạng lãng phí các nguồn lực;
221
Chun đề 8
Kỹ NĂNG LậP
Và THựC HIệN Kế HOạCH TáC NGHIệP
I. NHữNG VấN Đề CHUNG Về LậP Kế HOạCH TáC NGHIệP
1. Khái niệm lập kế hoạch tác nghiệp
Để hồn thành một cơng việc nhất định, chúng ta phải xác định những hoạt động cụ thể cần được tiến hành, chủ thể thực hiện, thời gian, nguồn lực, lịch trình thực hiện các hoạt động - tức là lập kế hoạch tác nghiệp hay cịn gọi kế hoạch cơng việc. Chẳng hạn, khi chúng ta tổ chức một cuộc họp thì một câu hỏi đặt ra là làm thế nào để cuộc họp đó thành cơng? Trước hết chúng ta phải liệt kê tất cả những công việc cần phải làm. Và ai sẽ làm những việc đó, thời gian tiến hành, xác định các nguồn lực cần thiết cho cuộc họp, đồng thời phải lường trước những rủi ro có thể xảy ra. Như vậy, lập kế hoạch tác nghiệp là việc thiết lập một loạt các chương trình hành động cụ thể, nó được xây dựng để thực hiện một nhiệm vụ, một công việc cụ thể đã xác
222
định. Kế hoạch tác nghiệp còn gọi là kế hoạch thực thi hay kế hoạch hành động.
Tóm lại, lập kế hoạch tác nghiệp là quá trình xác định các hoạt động cần phải tiến hành, các nguồn lực và lịch trình thực hiện nhằm hồn thành tốt cơng việc đặt ra.
2. Vai trị của lập kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch là nền tảng của mọi hoạt động. Khơng có kế hoạch thì bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào sẽ như một con thuyền không lái, chỉ chạy vịng quanh, hoạt động khơng có mục đích. Nhưng nếu có kế hoạch chúng ta sẽ xác định những nội dung công việc cần phải tiến hành, phân công trách nhiệm, xác định được các nguồn lực cần thiết và thời gian cụ thể để hồn thành cơng việc. Chính vì vậy, kế hoạch tác nghiệp là khâu đầu tiên không thể thiếu của bất kỳ hoạt động nào trong cơ quan, tổ chức.
Vai trò của kế hoạch tác nghiệp được thể hiện ở những điểm dưới đây:
- Có kế hoạch sẽ giúp cho việc phối hợp các hoạt động của cá nhân, bộ phận, tổ chức thành một thể thống nhất, được tiến hành một cách thông suốt, hiệu quả, đúng mục đích nhằm hồn thành cơng việc;
- Lập kế hoạch sẽ tạo khả năng tiết kiệm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, tránh tình trạng lãng phí các nguồn lực;
223 - Kế hoạch giúp cho cá nhân, tổ chức, cơ quan tiên liệu được các hoạt động diễn ra trong một khoảng thời gian xác định, đồng thời có thể hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra;
- Một bản kế hoạch tốt sẽ là nhân tố quan trọng thực hiện thắng lợi những nhiệm vụ cụ thể đã đặt ra. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả.