III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
1. Khái quát về công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý và các hoạt động khác của các cơ quan, tổ chức.
1.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư văn thư
- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể nói, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức nhu cầu thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin bằng văn bản vẫn được xem là nguồn thông tin đáng tin cậy và là nguồn thông tin chủ yếu;
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức được nhanh
246
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ lưu giữ lại được đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ giữ gìn bảo đảm đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho cơng tác lưu trữ, vì nguồn tài liệu chủ yếu để bổ sung vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
1.3. Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư
ở nước ta hiện nay, các cơ quan, tổ chức đang
áp dụng ba hình thức tổ chức cơng tác văn thư là văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.
- Văn thư tập trung là hình thức mà tồn bộ các cơng đoạn văn thư và các thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan, cụ thể tại văn phòng hoặc tại phịng hành chính. Hình thức này thường áp dụng tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện và tại ủy ban nhân dân các xã. Đối với ủy ban nhân dân xã công tác văn thư thường do công chức văn phòng thống kê đảm nhiệm.
- Văn thư phân tán là hình thức mà các cơng đoạn và thao tác nghiệp vụ văn thư được phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực
245 lượng hoạt động của công tác quản lý văn bản ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của bộ máy cơ quan. Chất lượng của mọi văn bản quản lý đều liên quan đến thông tin tư liệu, thông tin tài liệu từ việc quản lý văn bản, hay nói cách khác là thơng tin từ văn thư của cơ quan.
I. CÔNG TáC VĂN THƯ
1. Khái quát về công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý và các hoạt động khác của các cơ quan, tổ chức.
1.2. Vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư văn thư
- Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ các nhiệm vụ quản lý, điều hành và các công việc chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức. Có thể nói, trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức nhu cầu thông tin được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng thông tin bằng văn bản vẫn được xem là nguồn thông tin đáng tin cậy và là nguồn thông tin chủ yếu;
- Làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức được nhanh
246
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của quốc gia, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ lưu giữ lại được đầy đủ các chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức;
- Làm tốt công tác văn thư sẽ giữ gìn bảo đảm đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ, vì nguồn tài liệu chủ yếu để bổ sung vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư.
1.3. Các hình thức tổ chức cơng tác văn thư
ở nước ta hiện nay, các cơ quan, tổ chức đang
áp dụng ba hình thức tổ chức cơng tác văn thư là văn thư tập trung, văn thư phân tán và văn thư hỗn hợp.
- Văn thư tập trung là hình thức mà tồn bộ các cơng đoạn văn thư và các thao tác nghiệp vụ xử lý văn bản được thực hiện tại một nơi chung cho cả cơ quan, cụ thể tại văn phòng hoặc tại phòng hành chính. Hình thức này thường áp dụng tại văn phòng ủy ban nhân dân huyện và tại ủy ban nhân dân các xã. Đối với ủy ban nhân dân xã công tác văn thư thường do công chức văn phòng thống kê đảm nhiệm.
- Văn thư phân tán là hình thức mà các cơng đoạn và thao tác nghiệp vụ văn thư được phân chia cho nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực
247 hiện, trong đó các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ giống nhau như đánh máy, in, nhân bản, trình ký văn bản, cho số và ký hiệu văn bản. Hình thức này chỉ áp dụng cho những cơ quan lớn, các đơn vị đóng khơng tập trung.
- Văn thư hỗn hợp là hình thức mà trong đó một số cơng việc về văn thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận văn bản, đăng ký văn bản, nhân bản, đóng dấu, ban hành văn bản, kiểm tra thi hành văn bản...), một số công việc được thực hiện phân tán (soạn thảo văn bản, in ấn, lưu giữ hồ sơ công việc...). Đây là hình thức được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức hiện nay.