- Trường hợp
1. Nghiên cứu tài liệu
Nghiên cứu tài liệu bao gồm việc thu thập và xử lý dữ liệu thông tin cơ bản ban đầu (cịn gọi là thơng tin thứ cấp). Các thông tin này được thu
289 không liên tục, ban hành một tuần rồi mới ghi số vào sổ là sai quy định.
290
Chuyên đề 10
Kỹ NĂNG THU THậP
Và Xử Lý THÔNG TIN TRONG QUảN Lý
I. PHƯƠNG PHáP THU THậP THƠNG TIN
Thơng tin có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động quản lý. Đối với các nhà quản lý và phân tích, việc thu thập thông tin là cơ sở ban đầu để các nhà quản lý phân tích và đánh giá về hiện tượng nghiên cứu. Nhằm đáp ứng đầy đủ và chính xác các mục tiêu của quá trình nghiên cứu, quá trình thu thập được tiến hành theo 2 phương pháp cơ bản sau: “Nghiên cứu tài liệu hay còn gọi nghiên cứu tại bàn” và “Khảo sát thực địa”. Hai phương pháp này không được tiến hành riêng biệt, tách rời nhau mà lồng ghép trong suốt quá trình nghiên cứu.
1. Nghiên cứu tài liệu
Nghiên cứu tài liệu bao gồm việc thu thập và xử lý dữ liệu thơng tin cơ bản ban đầu (cịn gọi là thông tin thứ cấp). Các thông tin này được thu
291 thập từ nhiều nguồn khác nhau: từ báo cáo định kỳ của các cơ quan quản lý nhà nước, từ những nguồn báo chí truyền thơng, từ các tổ chức, công dân, từ các nguồn tin khác...
Nghiên cứu tài liệu nhằm thu thập thông tin, dữ liệu về hệ thống các quyết định quản lý, những hoạt động của quá trình thực thi quyết định, những quyết định liên quan, các chủ thể và đối tượng của quyết định, đã và đang diễn ra cùng những đánh giá kết quả, những đề xuất cho các hoạt động nghiên cứu tiếp theo... Nghiên cứu tài liệu cung cấp các thông tin thứ cấp, những thông tin cơ sở ban đầu giúp các nhà quản lý, các nhà phân tích có được bức tranh tổng quan về đối tượng nghiên cứu, những vấn đề liên quan đến đối tượng đó. Đồng thời, nghiên cứu tài liệu sẽ giúp mang lại những ý tưởng cơ bản, những đề xuất giải pháp điều chỉnh cần thiết để các nhà quản lý cân nhắc, xem xét, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý.
Căn cứ vào mục tiêu nghiên cứu, căn cứ vào điều kiện không gian và thời gian cụ thể của đối tượng nghiên cứu, các thông tin thứ cấp trong giai đoạn nghiên cứu tài liệu bao gồm những nội dung liên quan đến đối tượng như phạm vi, không gian, thời gian mà đối tượng đang vận động và phát triển.
Ví dụ: để xây dựng nhà văn hóa ở địa phương, các nhà lãnh đạo cấp xã cần nắm bắt thông tin:
292
Xây nhà văn hóa ở địa điểm nào là phù hợp? Nguồn lao động có từ đâu? Nguồn tài chính xây dựng có bao nhiêu? ở nguồn nào? Chủ trương xây dựng nhà văn hóa có đúng khơng? Người dân được tham gia ở giai đoạn nào?...
Như vậy sẽ có rất nhiều thơng tin cần thu thập, xác định trước khi tiến hành điều tra, khảo sát thu thập thông tin trong thực tế. Việc nghiên cứu hệ thống tài liệu cơ sở ban đầu còn tùy thuộc vào vấn đề cần nghiên cứu.
Nhìn chung, các cán bộ cấp cơ sở thường cần nắm bắt một số thông tin sau hoạt động quản lý ở địa phương:
- Tình hình kinh tế - xã hội trong 5 năm qua: cơ cấu kinh tế, sản lượng lương thực, năng suất lúa ở địa phương, sản lượng lương thực tính theo đầu người, sản lượng các loại cây trồng, vật ni, số hộ gia đình làm trang trại ni thả cá,...
- Tình hình dân số và nguồn lao động: số dân, cơ cấu dân số theo giới tính, độ tuổi; số lượng nguồn lao động, cơ cấu nguồn lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, khu vực,...
- Các văn bản quy định liên quan đến kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, các văn bản của cấp trên, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước,...
- Các thông tin về đặc điểm dân cư, phong tục, tập quán, lối sống của cộng đồng,...
291 thập từ nhiều nguồn khác nhau: từ báo cáo định kỳ của các cơ quan quản lý nhà nước, từ những nguồn báo chí truyền thơng, từ các tổ chức, công dân, từ các nguồn tin khác...
Nghiên cứu tài liệu nhằm thu thập thông tin, dữ liệu về hệ thống các quyết định quản lý, những hoạt động của quá trình thực thi quyết định, những quyết định liên quan, các chủ thể và đối tượng của quyết định, đã và đang diễn ra cùng những đánh giá kết quả, những đề xuất cho các hoạt động nghiên cứu tiếp theo... Nghiên cứu tài liệu cung cấp các thông tin thứ cấp, những thông tin cơ sở ban đầu giúp các nhà quản lý, các nhà phân tích có được bức tranh tổng quan về đối tượng nghiên cứu, những vấn đề liên quan đến đối tượng đó. Đồng thời, nghiên cứu tài liệu sẽ giúp mang lại những ý tưởng cơ bản, những đề xuất giải pháp điều chỉnh cần thiết để các nhà quản lý cân nhắc, xem xét, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý.
Căn cứ vào mục tiêu nghiên cứu, căn cứ vào điều kiện không gian và thời gian cụ thể của đối tượng nghiên cứu, các thông tin thứ cấp trong giai đoạn nghiên cứu tài liệu bao gồm những nội dung liên quan đến đối tượng như phạm vi, không gian, thời gian mà đối tượng đang vận động và phát triển.
Ví dụ: để xây dựng nhà văn hóa ở địa phương, các nhà lãnh đạo cấp xã cần nắm bắt thông tin:
292
Xây nhà văn hóa ở địa điểm nào là phù hợp? Nguồn lao động có từ đâu? Nguồn tài chính xây dựng có bao nhiêu? ở nguồn nào? Chủ trương xây dựng nhà văn hóa có đúng khơng? Người dân được tham gia ở giai đoạn nào?...
Như vậy sẽ có rất nhiều thông tin cần thu thập, xác định trước khi tiến hành điều tra, khảo sát thu thập thông tin trong thực tế. Việc nghiên cứu hệ thống tài liệu cơ sở ban đầu còn tùy thuộc vào vấn đề cần nghiên cứu.
Nhìn chung, các cán bộ cấp cơ sở thường cần nắm bắt một số thông tin sau hoạt động quản lý ở địa phương:
- Tình hình kinh tế - xã hội trong 5 năm qua: cơ cấu kinh tế, sản lượng lương thực, năng suất lúa ở địa phương, sản lượng lương thực tính theo đầu người, sản lượng các loại cây trồng, vật ni, số hộ gia đình làm trang trại ni thả cá,...
- Tình hình dân số và nguồn lao động: số dân, cơ cấu dân số theo giới tính, độ tuổi; số lượng nguồn lao động, cơ cấu nguồn lao động theo giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, khu vực,...
- Các văn bản quy định liên quan đến kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, các văn bản của cấp trên, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước,...
- Các thơng tin về đặc điểm dân cư, phong tục, tập quán, lối sống của cộng đồng,...
293 - Các thông tin liên quan đến nguồn lực tài chính, nguồn tài nguyên đất đai,...
Trên cơ sở thông tin thu thập được, các nhà quản lý sẽ đưa ra những vấn đề cần quan tâm sâu trong quá trình nghiên cứu tại địa bàn sau này. Nghiên cứu tài liệu cũng sẽ đưa ra những đánh giá mang tính ban đầu từng nội dung, vấn đề cần nghiên cứu.
Trong giai đoạn nghiên cứu tài liệu, tất cả những thông tin, tài liệu thu thập được sẽ được tập hợp và nghiên cứu dưới cái nhìn khách quan nhằm làm cơ sở cho việc hoàn thiện đề cương nghiên cứu thực địa sau này. Thơng tin trong q trình nghiên cứu tài liệu sẽ được kiểm tra, rà soát trong suốt quá trình nghiên cứu thực địa.