III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
1. Xác định những hoạt động cần phải tiến hành
nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con người... để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí nguồn lực.
- Nguyên tắc linh hoạt
Các kế hoạch cũng chỉ là những dự kiến về các hoạt động trong tương lai, trong khi đó tương lai ln thay đổi, vì vậy, bản thân các kế hoạch cũng chỉ mang tính tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải bảo đảm tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh.
II. QUY TRìNH
LậP Kế HOạCH TáC NGHIệP
Quy trình là trình tự các bước phải tuân theo khi thực hiện một công việc. Để lập một bản kế hoạch tác nghiệp, người lập kế hoạch cần tuân thủ các bước sau:
1. Xác định những hoạt động cần phải tiến hành tiến hành
Đây là bước quan trọng nhất của quy trình lập kế hoạch tác nghiệp. Trong bước này, cần căn cứ vào mục tiêu và tính chất của cơng việc để trả lời câu hỏi: Cần phải làm những gì để hồn thành công việc đạt mục tiêu đã đề ra? Để trả lời câu hỏi
225 hoạch là phải hướng các nỗ lực của cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu chung.
- Nguyên tắc hiệu quả
Các nguồn lực của chính quyền địa phương là có hạn, trong khi đó mong muốn của chính quyền là nhiều hơn thế. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản của mọi hoạt động của chính quyền là phải bảo đảm tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với chi phí về nguồn lực thấp nhất. Nguyên tắc này đòi hỏi trong khi lập và thực hiện kế hoạch phải bảo đảm tính hiệu quả. Hiệu quả của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu với những chi phí và hậu quả khác cần thiết để xây dựng và thực hiện kế hoạch.
- Nguyên tắc khách quan
Nhà quản lý lập kế hoạch là để thực hiện chúng nhằm đạt các kết quả mong muốn. Do vậy để bảo đảm tính khả thi của các kế hoạch, khi xây dựng kế hoạch cần dựa trên những căn cứ khoa học, những u cầu khách quan và có tính thực tế, phù hợp với điều kiện, tránh tình trạng chủ quan, duy ý chí, tạo nên những kế hoạch viển vông, không bao giờ thực hiện được.
- Nguyên tắc cân đối
Khi xây dựng kế hoạch cần bảo đảm tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành. Ví dụ: mục tiêu
226
phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con người... để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí nguồn lực.
- Nguyên tắc linh hoạt
Các kế hoạch cũng chỉ là những dự kiến về các hoạt động trong tương lai, trong khi đó tương lai ln thay đổi, vì vậy, bản thân các kế hoạch cũng chỉ mang tính tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải bảo đảm tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh.
II. QUY TRìNH
LậP Kế HOạCH TáC NGHIệP
Quy trình là trình tự các bước phải tuân theo khi thực hiện một công việc. Để lập một bản kế hoạch tác nghiệp, người lập kế hoạch cần tuân thủ các bước sau:
1. Xác định những hoạt động cần phải tiến hành tiến hành
Đây là bước quan trọng nhất của quy trình lập kế hoạch tác nghiệp. Trong bước này, cần căn cứ vào mục tiêu và tính chất của cơng việc để trả lời câu hỏi: Cần phải làm những gì để hồn thành công việc đạt mục tiêu đã đề ra? Để trả lời câu hỏi
227 này, người lập kế hoạch phải liệt kê tất cả các hoạt động cần phải tiến hành. Ví dụ: Khi tổ chức hội nghị lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm, với nhiều đối tượng tham gia, trong đó có cả các thành viên đến từ cơ quan bên ngồi, thì người lập kế hoạch phải liệt kê tất cả các công việc hay hoạt động cần phải tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống, đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thông qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thơng qua biên bản, bế mạc, hoàn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hồn thiện thủ tục quyết toán chi tiêu cho hội nghị.