III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
2. Biểu đồ Gantt
2.1. Khái niệm
Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang biểu diễn các hoạt động của một dự án hoặc một
236
công việc, mối quan hệ giữa chúng và thời gian cần thiết để tiến hành chúng.
2.2. Nội dung của biểu đồ Gantt
Xây dựng biểu đồ Gantt được tiến hành theo 7 bước sau:
Bước 1: Trình bày công việc trên biểu đồ Gantt; Bước 2: Liệt kê các hoạt động hoặc các nhiệm
vụ lên cột bên phải và các giai đoạn kế tiếp nhau được đánh dấu từ trên xuống của bảng;
Bước 3: Đối với mỗi hoạt động, chúng ta dùng
một hình chữ nhật để đánh dấu nhằm chỉ ra điểm bắt đầu dự kiến và những ngày kết thúc hoạt động;
Bước 4: Những hoạt động tương tự được xác
định điều chỉnh biểu đồ cho phù hợp;
Bước 5: Những hoạt động lệ thuộc được đánh
dấu bằng những đường thẳng kết nối;
Bước 6: Chỉ ra những điểm quan trọng, ví dụ:
chỉ rõ các điểm kiểm soát và đánh dấu nó bằng hình tam giác - thường là màu hoặc chuyển dần màu so với gốc, dùng các màu khác nhau cho các điểm quan trọng khác nhau;
Bước 7: Mức độ tăng, giảm về thời gian từ
điểm bắt đầu hoặc kết thúc được chỉ ra bằng việc kéo dài thanh kẻ.
Ngày hiện tại thường được chỉ ra bằng đường thẳng đứng hoặc mũi tên.
235 Lập kế hoạch một cơng việc cụ thể có thể liên quan đến nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn, lập kế hoạch cho việc tổ chức một hội nghị lập kế hoạch xã, các hoạt động cần phải thực hiện như:
- Chuẩn bị hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện trước khi hội nghị được tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống.
- Tiến hành hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện khi tiến hành hội nghị như: đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thơng qua biên bản, bế mạc.
- Sau hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động được tiến hành sau khi hội nghị bế mạc như: hoàn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hồn thiện thủ tục quyết toán chi tiêu cho hội nghị.
2. Biểu đồ Gantt
2.1. Khái niệm
Biểu đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh ngang biểu diễn các hoạt động của một dự án hoặc một
236
công việc, mối quan hệ giữa chúng và thời gian cần thiết để tiến hành chúng.
2.2. Nội dung của biểu đồ Gantt
Xây dựng biểu đồ Gantt được tiến hành theo 7 bước sau:
Bước 1: Trình bày cơng việc trên biểu đồ Gantt; Bước 2: Liệt kê các hoạt động hoặc các nhiệm
vụ lên cột bên phải và các giai đoạn kế tiếp nhau được đánh dấu từ trên xuống của bảng;
Bước 3: Đối với mỗi hoạt động, chúng ta dùng
một hình chữ nhật để đánh dấu nhằm chỉ ra điểm bắt đầu dự kiến và những ngày kết thúc hoạt động;
Bước 4: Những hoạt động tương tự được xác
định điều chỉnh biểu đồ cho phù hợp;
Bước 5: Những hoạt động lệ thuộc được đánh
dấu bằng những đường thẳng kết nối;
Bước 6: Chỉ ra những điểm quan trọng, ví dụ:
chỉ rõ các điểm kiểm soát và đánh dấu nó bằng hình tam giác - thường là màu hoặc chuyển dần màu so với gốc, dùng các màu khác nhau cho các điểm quan trọng khác nhau;
Bước 7: Mức độ tăng, giảm về thời gian từ
điểm bắt đầu hoặc kết thúc được chỉ ra bằng việc kéo dài thanh kẻ.
Ngày hiện tại thường được chỉ ra bằng đường thẳng đứng hoặc mũi tên.
237
Bảng 8.3: Mẫu biểu đồ Gantt Nhiệm vụ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Nhóm hoạt động 1 Nhóm hoạt động 2 Nhóm hoạt động 3 Nhóm hoạt động 4 Nhóm hoạt động 5 Nhóm hoạt động 6 238
Biểu đồ Gantt về kế hoạch tổ chức hội nghị lập kế hoạch xã Nhiệm vụ Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy Chuẩn bị hội nghị Tổ chức hội nghị Sau hội nghị
2.3. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến vì nó có những ưu điểm sau:
- Vẽ và đọc chúng đơn giản;
- Được sử dụng trong các môi trường nhỏ và ổn định;
- Là công cụ tốt để cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động thực hiện công việc;
- Được sử dụng rất phổ biến;
- Nó sẵn có trong các phần mềm máy tính cá nhân (PC).
Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có những hạn chế: - Khó cập nhật khi có nhiều sự thay đổi; - Khơng chỉ ra mối quan hệ tương tác giữa các hoạt động một cách rõ ràng.
Vì vậy, biểu đồ Gantt là một công cụ dùng để lập trình thực hiện rất hữu hiệu đối với những cơng việc đơn giản, ít địi hỏi sự phối hợp các cơng việc.
237
Bảng 8.3: Mẫu biểu đồ Gantt Nhiệm vụ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Nhóm hoạt động 1 Nhóm hoạt động 2 Nhóm hoạt động 3 Nhóm hoạt động 4 Nhóm hoạt động 5 Nhóm hoạt động 6 238
Biểu đồ Gantt về kế hoạch tổ chức hội nghị lập kế hoạch xã Nhiệm vụ Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu Thứ bảy Chuẩn bị hội nghị Tổ chức hội nghị Sau hội nghị
2.3. Ưu điểm và nhược điểm của biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được sử dụng phổ biến vì nó có những ưu điểm sau:
- Vẽ và đọc chúng đơn giản;
- Được sử dụng trong các môi trường nhỏ và ổn định;
- Là công cụ tốt để cung cấp một cái nhìn tổng quan về các hoạt động thực hiện công việc;
- Được sử dụng rất phổ biến;
- Nó sẵn có trong các phần mềm máy tính cá nhân (PC).
Tuy nhiên, biểu đồ Gantt cũng có những hạn chế: - Khó cập nhật khi có nhiều sự thay đổi; - Không chỉ ra mối quan hệ tương tác giữa các hoạt động một cách rõ ràng.
Vì vậy, biểu đồ Gantt là một công cụ dùng để lập trình thực hiện rất hữu hiệu đối với những cơng việc đơn giản, ít địi hỏi sự phối hợp các cơng việc.
239
IV. CHỉ ĐạO, KIểM TRA THựC HIệN Kế HOạCH
Bản kế hoạch được thiết lập một cách khoa học đến đâu đi chăng nữa nhưng nếu trong quá trình triển khai, tổ chức thực hiện thiếu đi khâu kiểm tra, giám sát thực hiện thì rất có thể bản kế hoạch khơng có hiệu quả. Vì vậy, kiểm tra việc tổ chức thực hiện là một khâu không thể thiếu trong việc lập kế hoạch tác nghiệp.