Trong thực tế có nhiều loại báo cáo khác nhau, mỗi loại báo cáo thể hiện một nội dung khác nhau, nhưng nhìn chung ngồi các yếu tố về thể thức, các loại báo cáo được diễn đạt theo văn phong tam đoạn luận và có kết cấu ba phần như sau:
- Phần mở đầu: nêu những điểm chính về cơng tác, nhiệm vụ được giao, hồn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao).
- Phần nội dung: điểm lại những việc đã làm được, việc chưa làm được, nguyên nhân, đánh giá kết quả.
- Phần kết luận: nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề xuất.
Trong trường hợp khơng có mẫu quy định, căn cứ vào các yêu cầu, mục đích và đối chiếu kết quả công tác, người làm báo cáo có thể tự xác định các yêu cầu, nội dung và mục đích của báo cáo. Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu, người viết báo cáo bắt tay vào thu thập, xử lý tài liệu làm cơ sở cho việc viết báo cáo sao cho bản báo cáo tương ứng với thực trạng công tác.
Ngoài việc kết cấu theo ba phần bằng lời nêu trên, người viết báo cáo cịn có thể thể hiện báo cáo kết quả bằng hình vẽ, bằng sơ đồ, bảng biểu, đồ thị... (gọi chung là biểu đồ). Đây cũng là những phương thức trình bày hết sức thuận tiện để tổng
202
hợp dữ liệu, đồng thời là phần minh họa làm cho báo cáo lượng hóa được kết quả có tính thuyết phục cao.
Một số loại biểu đồ thường được sử dụng
Thơng thường có một số loại biểu đồ sau: - Biểu đồ hình trịn: là loại biểu đồ biểu hiện bằng hình trịn được chia thành nhiều phần, mỗi phần thể hiện quy mô của một phần thơng tin nào đó, minh họa bằng tỷ lệ phần trăm. Nó được dùng để thể hiện quy mô của các phần cấu thành một tổng thể nào đó.
- Biểu đồ hình khối: gồm hai trục và hàng loạt các khối được biểu diễn trên trục tung hoặc trục hoành mà thể hiện các giá trị khác nhau cho từng khối. Các con số dọc theo một bên của biểu đồ được gọi là thước chia độ (quy mô).
- Biểu đồ đường thẳng: là một loại biểu đồ trình bày thơng tin khi có hàng loạt các điểm dữ liệu có liên hệ với nhau theo các đoạn đường thẳng. Đây là loại biểu đồ cơ bản được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Nó được tạo ra bằng việc kết nối hàng loạt các điểm, các quy mô riêng biệt được thể hiện bằng các đoạn thẳng. Biểu đồ này thường được sử dụng để mô tả xu hướng theo các dữ liệu trong những khoảng thời gian, vì vậy đường thẳng được vẽ ra theo trình tự thời gian. Đồng thời, nó là một cách để tóm tắt mối quan hệ giữa hai biến thông tin và sự
201
2. Cấu trúc nội dung của một số loại báo cáo
Trong thực tế có nhiều loại báo cáo khác nhau, mỗi loại báo cáo thể hiện một nội dung khác nhau, nhưng nhìn chung ngồi các yếu tố về thể thức, các loại báo cáo được diễn đạt theo văn phong tam đoạn luận và có kết cấu ba phần như sau:
- Phần mở đầu: nêu những điểm chính về cơng tác, nhiệm vụ được giao, hồn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao).
- Phần nội dung: điểm lại những việc đã làm được, việc chưa làm được, nguyên nhân, đánh giá kết quả.
- Phần kết luận: nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp thực hiện, kiến nghị, đề xuất.
Trong trường hợp khơng có mẫu quy định, căn cứ vào các yêu cầu, mục đích và đối chiếu kết quả công tác, người làm báo cáo có thể tự xác định các yêu cầu, nội dung và mục đích của báo cáo. Sau khi xác định rõ mục đích, yêu cầu, người viết báo cáo bắt tay vào thu thập, xử lý tài liệu làm cơ sở cho việc viết báo cáo sao cho bản báo cáo tương ứng với thực trạng công tác.
Ngoài việc kết cấu theo ba phần bằng lời nêu trên, người viết báo cáo cịn có thể thể hiện báo cáo kết quả bằng hình vẽ, bằng sơ đồ, bảng biểu, đồ thị... (gọi chung là biểu đồ). Đây cũng là những phương thức trình bày hết sức thuận tiện để tổng
202
hợp dữ liệu, đồng thời là phần minh họa làm cho báo cáo lượng hóa được kết quả có tính thuyết phục cao.
Một số loại biểu đồ thường được sử dụng
Thơng thường có một số loại biểu đồ sau: - Biểu đồ hình trịn: là loại biểu đồ biểu hiện bằng hình tròn được chia thành nhiều phần, mỗi phần thể hiện quy mô của một phần thơng tin nào đó, minh họa bằng tỷ lệ phần trăm. Nó được dùng để thể hiện quy mô của các phần cấu thành một tổng thể nào đó.
- Biểu đồ hình khối: gồm hai trục và hàng loạt các khối được biểu diễn trên trục tung hoặc trục hoành mà thể hiện các giá trị khác nhau cho từng khối. Các con số dọc theo một bên của biểu đồ được gọi là thước chia độ (quy mô).
- Biểu đồ đường thẳng: là một loại biểu đồ trình bày thơng tin khi có hàng loạt các điểm dữ liệu có liên hệ với nhau theo các đoạn đường thẳng. Đây là loại biểu đồ cơ bản được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực. Nó được tạo ra bằng việc kết nối hàng loạt các điểm, các quy mô riêng biệt được thể hiện bằng các đoạn thẳng. Biểu đồ này thường được sử dụng để mô tả xu hướng theo các dữ liệu trong những khoảng thời gian, vì vậy đường thẳng được vẽ ra theo trình tự thời gian. Đồng thời, nó là một cách để tóm tắt mối quan hệ giữa hai biến thông tin và sự
203 phụ thuộc của chúng vào một biến khác như thế nào? Những con số dọc theo một phía của biểu đồ đường thẳng được gọi là thước chia độ.
- Biểu đồ hình bản đồ: là loại biểu đồ được sử dụng để biểu diễn sự phân bố nhân khẩu hoặc những sự kiện, vấn đề, đối tượng nào đó theo địa lý. Ví dụ, Bản đồ mơ tả sự phân bố các dự án đầu tư trên địa bàn, Bản đồ mô tả sự phân bố các hộ nghèo trên một địa bàn nhất định...
Một số điểm cần chú ý khi sử dụng biểu đồ
Việc sử dụng biểu đồ cần lưu ý một số điểm sau: - Nếu biểu đồ có kích thước lớn hơn một nửa trang giấy thì cần trình bày riêng một trang;
- Biểu đồ có thể được trình bày và xem riêng rẽ với nội dung mơ tả, do đó phải trình bày thế nào để khi nhìn vào người đọc có thể hiểu được ngay;
- Cần đánh số thứ tự các biểu đồ bằng chữ
ảrập. Hình vẽ thì nên đánh số thứ tự theo phần;
- Biểu đồ được đưa thẳng vào nội dung, nếu biểu đồ đó cần thiết để trực tiếp hiểu được nội dung, cịn nếu chỉ mang tính minh họa và thiếu nó khơng ảnh hưởng đến việc đọc hiểu nội dung thì có thể trình bày vào thành phần phụ lục ở cuối. Nếu bản báo cáo lớn, nhiều trang, diễn giải nhiều thì nên đưa bảng biểu thành phần phụ lục ở cuối;
- Biểu đồ cũng được trích dẫn như các nội dung
204
khác, do đó khi trích dẫn phải chỉ rõ xuất xứ. Xuất xứ nguồn được trình bày bên dưới tên gọi của biểu đồ;
- Trong phần nội dung bằng lời có phần chỉ dẫn về biểu đồ, sau đó biểu đồ được trình bày ở đoạn cuối hoặc ở trang sau nếu như biểu đồ đó được trình bày riêng biệt một trang và phần còn lại của trang trước sẽ trình bày những nội dung tiếp theo nếu còn;
- Nếu biểu đồ phải được trình bày theo chiều ngang thì cần đề tên gọi biểu đồ tại lề trái (phía lề gáy đóng);
- Những nội dung về thời gian được trình bày ở trục ngang.