III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
5. Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức
bộ phận, tổ chức
Phân công trách nhiệm là khâu không thể thiếu của bất kỳ một hoạt động nào. Muốn chương trình hành động đạt được kết quả, thì việc phân cơng trách nhiệm phải hết sức rõ ràng. Để làm được việc này cần trả lời một số câu hỏi sau: Ai làm? Làm cái gì? Trách nhiệm với công việc đến đâu? Và ai là người chịu trách nhiệm chính trong một loạt các hành động đó? Trách nhiệm của các thành viên đến đâu? Khi cần báo cáo thì báo cáo cho ai? và đảm nhận những công việc gì? Chẳng hạn, trong ví dụ trên, Chủ tịch ủy ban nhân dân xã có thể phân cơng cho cơng chức văn phòng - thống kê và công chức văn hố, thơng tin, cơng chức tài chính - kế tốn làm cơng tác tổ chức chuẩn bị
229
3. Xác định các nguồn lực để thực hiện
Để tiến hành các nhóm hoạt động đã xác định ở trên, cần phải có những nguồn lực sau:
- Nguồn nhân lực: số lượng và các yêu cầu về
nhân sự.
- Nguồn lực vật chất: phòng làm việc, các
trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, phương tiện nghe, nhìn và các phương tiện vật chất - kỹ thuật khác.
- Nguồn lực tài chính: xác định mức chi tài
chính cần thiết cho các nhóm hoạt động cụ thể và cho tồn bộ q trình thực hiện kế hoạch.
- Xác định thời gian thực hiện: dự kiến thời gian tiến hành các hoạt động.
Việc xác định nguồn lực phải đáp ứng được các u cầu hồn thành cơng việc, nhằm hoàn thành công việc đặt ra.
4. Thiết lập các bộ phận (nếu cần)
Việc thiết lập các bộ phận mới để thực hiện các hoạt động đã xác định trong kế hoạch tác nghiệp hay không tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Trong trường hợp đã có sẵn các bộ phận để thực hiện thì chỉ cần phân công các hoạt động cho các bộ phận đó. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp chúng ta cần thành lập các ban, bộ phận tạm thời bao gồm những người
230
đang làm việc tại các bộ phận khác nhau để hình thành những bộ phận mới đảm trách những hoạt động đã xác định. Chẳng hạn, trong tổ chức hội nghị lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm cấp xã, Chủ tịch ủy ban nhân dân xã có thể ra quyết định thành lập nhóm lập kế hoạch xã và giao cho nhóm lập kế hoạch này thực hiện những công việc trước (chuẩn bị hội nghị), trong (tổ chức hội nghị) và sau hội nghị lập kế hoạch.
5. Phân công trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận, tổ chức bộ phận, tổ chức
Phân công trách nhiệm là khâu không thể thiếu của bất kỳ một hoạt động nào. Muốn chương trình hành động đạt được kết quả, thì việc phân cơng trách nhiệm phải hết sức rõ ràng. Để làm được việc này cần trả lời một số câu hỏi sau: Ai làm? Làm cái gì? Trách nhiệm với công việc đến đâu? Và ai là người chịu trách nhiệm chính trong một loạt các hành động đó? Trách nhiệm của các thành viên đến đâu? Khi cần báo cáo thì báo cáo cho ai? và đảm nhận những cơng việc gì? Chẳng hạn, trong ví dụ trên, Chủ tịch ủy ban nhân dân xã có thể phân cơng cho cơng chức văn phịng - thống kê và công chức văn hố, thơng tin, công chức tài chính - kế tốn làm công tác tổ chức chuẩn bị
231 hội nghị; cơng chức văn phịng thống kê làm cơng tác tổ chức, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân phụ trách đón tiếp đại biểu, Chủ tịch ủy ban
nhân dân làm chủ tọa hội nghị, các công chức khác được phân cơng trình bày các báo cáo tại hội nghị theo đúng chức năng, nhiệm vụ của họ.