III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3.2. Xác định giá trị tài liệu
a) Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu
- Nhằm xem xét ý nghĩa thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử về các hoạt động của xã hội;
- Xem xét, đánh giá mức độ giá trị của tài liệu để xác định thời gian bảo quản văn bản một cách chính xác.
b) Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
- Tiêu chuẩn tác giả (cơ quan), đơn vị hình thành nên văn bản;
- Tiêu chuẩn nội dung (thông tin chứa đựng trong nội dung văn bản);
- Tiêu chuẩn về hình thức của văn bản (hình thức pháp lý: chữ ký văn bản, con dấu... và hình thức trình bày, tức là kỹ thuật trình bày, các yếu tố ngôn ngữ, chữ viết...).
c) Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Thơng thường có ba giai đoạn xác định giá trị tài liệu đó là: giai đoạn văn thư; giai đoạn
284
lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, trong hoạt động của ủy ban nhân dân
cấp xã chỉ có hai giai đoạn xác định giá trị tài liệu, đó là giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ hiện hành.
- Giai đoạn văn thư: tại giai đoạn này cần thực hiện một số nhiệm vụ như: biên soạn và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; xác định giá trị tài liệu trong quá trình lập hồ sơ hiện hành.
- Giai đoạn lưu trữ cơ quan: tại giai đoạn này cần hoàn chỉnh việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ ở giai đoạn văn thư nộp vào lưu trữ; xác định giá trị tài liệu khi chỉnh lý tài liệu.
3.3. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) quan (lưu trữ hiện hành)
Nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ hiện hành của ủy ban nhân dân là những văn bản
hình thành trong hoạt động của ủy ban nhân dân. Bao gồm các công việc cụ thể sau:
- Thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư trong cơ quan. Hằng năm, lưu trữ cơ quan phải lập kế hoạch cụ thể thu tài liệu từ các đơn vị, tổ chức và các cá nhân trong cơ quan, kèm theo phần văn bản, tài liệu cần thu. Mỗi lần nộp tài liệu đều phải lập biên bản và lập danh mục tài liệu nộp;
283
3. Các khâu nghiệp vụ lưu trữ
3.1. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
3.2. Xác định giá trị tài liệu
a) Mục đích của việc xác định giá trị tài liệu
- Nhằm xem xét ý nghĩa thông tin chứa đựng trong tài liệu để phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử về các hoạt động của xã hội;
- Xem xét, đánh giá mức độ giá trị của tài liệu để xác định thời gian bảo quản văn bản một cách chính xác.
b) Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
- Tiêu chuẩn tác giả (cơ quan), đơn vị hình thành nên văn bản;
- Tiêu chuẩn nội dung (thông tin chứa đựng trong nội dung văn bản);
- Tiêu chuẩn về hình thức của văn bản (hình thức pháp lý: chữ ký văn bản, con dấu... và hình thức trình bày, tức là kỹ thuật trình bày, các yếu tố ngôn ngữ, chữ viết...).
c) Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu
Thơng thường có ba giai đoạn xác định giá trị tài liệu đó là: giai đoạn văn thư; giai đoạn
284
lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Tuy nhiên, trong hoạt động của ủy ban nhân dân
cấp xã chỉ có hai giai đoạn xác định giá trị tài liệu, đó là giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ hiện hành.
- Giai đoạn văn thư: tại giai đoạn này cần thực hiện một số nhiệm vụ như: biên soạn và ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; xác định giá trị tài liệu trong quá trình lập hồ sơ hiện hành.
- Giai đoạn lưu trữ cơ quan: tại giai đoạn này cần hoàn chỉnh việc xác định giá trị tài liệu, hồ sơ ở giai đoạn văn thư nộp vào lưu trữ; xác định giá trị tài liệu khi chỉnh lý tài liệu.
3.3. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành) quan (lưu trữ hiện hành)
Nguồn tài liệu cần thu thập vào lưu trữ hiện hành của ủy ban nhân dân là những văn bản
hình thành trong hoạt động của ủy ban nhân dân. Bao gồm các công việc cụ thể sau:
- Thu thập tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư trong cơ quan. Hằng năm, lưu trữ cơ quan phải lập kế hoạch cụ thể thu tài liệu từ các đơn vị, tổ chức và các cá nhân trong cơ quan, kèm theo phần văn bản, tài liệu cần thu. Mỗi lần nộp tài liệu đều phải lập biên bản và lập danh mục tài liệu nộp;
285 cá nhân trong cơ quan. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, lưu trữ cơ quan phải kiểm tra, nắm tình hình tài liệu còn để lại các đơn vị, cá nhân và lập kế hoạch thu về phông lưu trữ cơ quan;
- Chuẩn bị tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử.
3.4. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ, nhằm đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu và giải quyết các công việc của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
a) Yêu cầu tổ chức sử dụng tài liệu
Muốn tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả cần làm tốt một số công việc sau:
- Sắp xếp tài liệu trong kho theo một hệ thống và thiết lập được hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu;
- Giới thiệu để các cơ quan, cá nhân biết các nguồn tài liệu và nội dung tài liệu để tiếp cận khai thác, sử dụng;
- Xây dựng quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ.
b) Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Đây là hình thức tổ chức thông dụng và hiệu quả nhất hiện nay.
286
Ưu điểm:
+ Người đọc nghiên cứu trực tiếp được bản gốc, bản chính của văn bản;
+ Sử dụng được một lúc nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau;
+ Được tra cứu, tham khảo các tư liệu bổ trợ; + Đối với cơ quan thì quản lý được tài liệu. - Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Tổ chức trưng bày triển lãm. - Công bố tài liệu lưu trữ. - Cấp chứng thực lưu trữ.
III. THựC HàNH