III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
2. Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực
việc sử dụng các nguồn lực
Sau khi xác định được một loạt các hoạt động cần phải tiến hành, nhưng làm thế nào để cho các hoạt động đó thực hiện một cách thuận lợi và có hiệu quả, bước tiếp theo là nhóm các hoạt động lại theo tính chất của hoạt động hoặc nguồn lực sử dụng. Việc nhóm các hoạt động lại nhằm mục đích xác định trật tự các hoạt động và là cơ sở cho việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận tham gia thực hiện kế
228
hoạch một cách phù hợp hơn, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực. Tránh tình trạng hoạt động thực hiện khơng bảo đảm tính lơgích và phân công không phù hợp với năng lực thực hiện. Cũng ví dụ trên, chúng ta có thể nhóm thành các nhóm hoạt động chính như sau:
- Chuẩn bị hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện trước khi hội nghị được tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống;
- Tiến hành hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện khi tiến hành hội nghị như: đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thông qua biên bản, bế mạc;
- Sau hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động được tiến hành sau khi hội nghị bế mạc như: hoàn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hồn thiện thủ tục quyết toán chi tiêu cho hội nghị.
Thơng qua việc nhóm các hoạt động lại, người lập kế hoạch sẽ có một cái nhìn tổng quan về các đầu việc và từ đó xác định nguồn lực cho từng nhóm việc.
227 này, người lập kế hoạch phải liệt kê tất cả các hoạt động cần phải tiến hành. Ví dụ: Khi tổ chức hội nghị lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm, với nhiều đối tượng tham gia, trong đó có cả các thành viên đến từ cơ quan bên ngồi, thì người lập kế hoạch phải liệt kê tất cả các công việc hay hoạt động cần phải tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống, đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thơng qua biên bản, bế mạc, hoàn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hồn thiện thủ tục quyết tốn chi tiêu cho hội nghị.
2. Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực việc sử dụng các nguồn lực
Sau khi xác định được một loạt các hoạt động cần phải tiến hành, nhưng làm thế nào để cho các hoạt động đó thực hiện một cách thuận lợi và có hiệu quả, bước tiếp theo là nhóm các hoạt động lại theo tính chất của hoạt động hoặc nguồn lực sử dụng. Việc nhóm các hoạt động lại nhằm mục đích xác định trật tự các hoạt động và là cơ sở cho việc phân công trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận tham gia thực hiện kế
228
hoạch một cách phù hợp hơn, tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực. Tránh tình trạng hoạt động thực hiện khơng bảo đảm tính lơgích và phân công không phù hợp với năng lực thực hiện. Cũng ví dụ trên, chúng ta có thể nhóm thành các nhóm hoạt động chính như sau:
- Chuẩn bị hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện trước khi hội nghị được tiến hành như: mời đại biểu, chuẩn bị hội trường, trang trí hội trường, làm giấy mời, xây dựng chương trình, chuẩn bị các tài liệu cho hội nghị, nước uống;
- Tiến hành hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động phải được thực hiện khi tiến hành hội nghị như: đón tiếp đại biểu, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, thơng qua chương trình hội nghị, điều hành hội nghị theo chương trình (trình bày, thảo luận và thông qua các báo cáo...), trình bày biên bản, thơng qua biên bản, bế mạc;
- Sau hội nghị, bao gồm tất cả những hoạt động được tiến hành sau khi hội nghị bế mạc như: hồn thiện các văn bản được hội nghị thơng qua, hoàn thiện thủ tục quyết toán chi tiêu cho hội nghị.
Thơng qua việc nhóm các hoạt động lại, người lập kế hoạch sẽ có một cái nhìn tổng quan về các đầu việc và từ đó xác định nguồn lực cho từng nhóm việc.
229