- Trường hợp
2. Giải đáp bài tập
- Trường hợp 1
Xét về nghiệp vụ quản lý văn bản đến theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Công văn hướng dẫn số 425 của Cục Lưu trữ nhà nước, cán bộ văn thư khơng được bóc bì bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ
288
chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Vì vậy, trường hợp phong bì đề gửi thủ trưởng mà thủ trưởng đi vắng lâu ngày thì văn thư cơ quan cũng khơng được bóc.
- Trường hợp 2
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8-2-2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 bản gốc và bản chính có giá trị tương đương, trường hợp có chữ ký tươi hay khơng có chữ ký tươi nhưng có dấu đỏ của cơ quan thì giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định số 09, mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, và bản chính lưu trong hồ sơ. Bạn nên giải thích theo tinh thần Nghị định số 09 để giải quyết được công việc.
- Trường hợp 3
Trường hợp trên là sai quy định vì theo quy định thì:
+ Nếu ghi một sổ thì một hệ thống số và lưu một nơi.
+ Hai sổ thì hai hệ thống số và lưu ở nhiều nơi.
- Trường hợp 4
Hệ thống số phải được đánh liên tục vì khơng được chèn số. Đặc biệt hiện nay sử dụng phần mềm trong công tác văn thư lưu trữ nên càng phải chặt chẽ hơn. Trường hợp đơn vị trên đánh số
287 thư nhân bản, đóng dấu, rồi phát hành. Bản gốc có chữ ký tươi thì lưu lại văn thư cơ quan. Song trong thực tế có trường hợp khi giải quyết công việc, cơ quan đối tác địi phải có bản chữ ký tươi. Trong khi đó về mặt nguyên tắc, bản có chữ ký tươi khơng phát hành mà phải lưu tại cơ quan. Trường hợp này nên giải quyết như thế nào?
- Trường hợp 3
Tại một số cơ quan, đơn vị, việc ghi số vào sổ chỉ ghi vào một quyển sổ tất cả các loại văn bản nhưng khi lưu thì lưu tại nhiều nơi. Thực hiện như trên có đúng khơng? Nếu chưa đúng nên giải quyết như thế nào?
- Trường hợp 4
Trong một lần dẫn đoàn sinh viên đi thực tế tại cơ quan địa phương, tại đó cán bộ văn phịng cho biết, hệ thống văn bản ở đây đánh số không liên tục, trong một số trường hợp văn bản lưu hành một tuần rồi mới vào số trong sổ đăng ký văn bản đi. Trường hợp đánh số văn bản đi của cơ quan địa phương đó đúng hay sai?
2. Giải đáp bài tập
- Trường hợp 1
Xét về nghiệp vụ quản lý văn bản đến theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Công văn hướng dẫn số 425 của Cục Lưu trữ nhà nước, cán bộ văn thư khơng được bóc bì bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ
288
chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Vì vậy, trường hợp phong bì đề gửi thủ trưởng mà thủ trưởng đi vắng lâu ngày thì văn thư cơ quan cũng khơng được bóc.
- Trường hợp 2
Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8-2-2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 bản gốc và bản chính có giá trị tương đương, trường hợp có chữ ký tươi hay khơng có chữ ký tươi nhưng có dấu đỏ của cơ quan thì giá trị pháp lý như nhau. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định số 09, mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, và bản chính lưu trong hồ sơ. Bạn nên giải thích theo tinh thần Nghị định số 09 để giải quyết được công việc.
- Trường hợp 3
Trường hợp trên là sai quy định vì theo quy định thì:
+ Nếu ghi một sổ thì một hệ thống số và lưu một nơi.
+ Hai sổ thì hai hệ thống số và lưu ở nhiều nơi.
- Trường hợp 4
Hệ thống số phải được đánh liên tục vì khơng được chèn số. Đặc biệt hiện nay sử dụng phần mềm trong công tác văn thư lưu trữ nên càng phải chặt chẽ hơn. Trường hợp đơn vị trên đánh số
289 không liên tục, ban hành một tuần rồi mới ghi số vào sổ là sai quy định.
290
Chuyên đề 10
Kỹ NĂNG THU THậP
Và Xử Lý THÔNG TIN TRONG QUảN Lý
I. PHƯƠNG PHáP THU THậP THƠNG TIN
Thơng tin có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động quản lý. Đối với các nhà quản lý và phân tích, việc thu thập thông tin là cơ sở ban đầu để các nhà quản lý phân tích và đánh giá về hiện tượng nghiên cứu. Nhằm đáp ứng đầy đủ và chính xác các mục tiêu của quá trình nghiên cứu, quá trình thu thập được tiến hành theo 2 phương pháp cơ bản sau: “Nghiên cứu tài liệu hay còn gọi nghiên cứu tại bàn” và “Khảo sát thực địa”. Hai phương pháp này không được tiến hành riêng biệt, tách rời nhau mà lồng ghép trong suốt quá trình nghiên cứu.