Để viết được bản báo cáo đúng, trung thực và khách quan cần tuân thủ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Công tác chuẩn bị
- Xác định mục đích yêu cầu của loại báo cáo cần viết;
- Phân công người chịu trách nhiệm viết báo cáo; - Nhật ký/sổ theo dõi hoạt động và bản mô tả công việc (đây là tài liệu giúp cho người làm báo cáo, thu thập và xử lý thông tin được thuận lợi);
- Thu thập và xử lý thông tin;
- Xác định thời gian (thời gian nộp, thời gian viết). Trong công tác chuẩn bị, một trong những
203 phụ thuộc của chúng vào một biến khác như thế nào? Những con số dọc theo một phía của biểu đồ đường thẳng được gọi là thước chia độ.
- Biểu đồ hình bản đồ: là loại biểu đồ được sử dụng để biểu diễn sự phân bố nhân khẩu hoặc những sự kiện, vấn đề, đối tượng nào đó theo địa lý. Ví dụ, Bản đồ mô tả sự phân bố các dự án đầu tư trên địa bàn, Bản đồ mô tả sự phân bố các hộ nghèo trên một địa bàn nhất định...
Một số điểm cần chú ý khi sử dụng biểu đồ
Việc sử dụng biểu đồ cần lưu ý một số điểm sau: - Nếu biểu đồ có kích thước lớn hơn một nửa trang giấy thì cần trình bày riêng một trang;
- Biểu đồ có thể được trình bày và xem riêng rẽ với nội dung mô tả, do đó phải trình bày thế nào để khi nhìn vào người đọc có thể hiểu được ngay;
- Cần đánh số thứ tự các biểu đồ bằng chữ
ảrập. Hình vẽ thì nên đánh số thứ tự theo phần;
- Biểu đồ được đưa thẳng vào nội dung, nếu biểu đồ đó cần thiết để trực tiếp hiểu được nội dung, còn nếu chỉ mang tính minh họa và thiếu nó khơng ảnh hưởng đến việc đọc hiểu nội dung thì có thể trình bày vào thành phần phụ lục ở cuối. Nếu bản báo cáo lớn, nhiều trang, diễn giải nhiều thì nên đưa bảng biểu thành phần phụ lục ở cuối;
- Biểu đồ cũng được trích dẫn như các nội dung
204
khác, do đó khi trích dẫn phải chỉ rõ xuất xứ. Xuất xứ nguồn được trình bày bên dưới tên gọi của biểu đồ;
- Trong phần nội dung bằng lời có phần chỉ dẫn về biểu đồ, sau đó biểu đồ được trình bày ở đoạn cuối hoặc ở trang sau nếu như biểu đồ đó được trình bày riêng biệt một trang và phần còn lại của trang trước sẽ trình bày những nội dung tiếp theo nếu còn;
- Nếu biểu đồ phải được trình bày theo chiều ngang thì cần đề tên gọi biểu đồ tại lề trái (phía lề gáy đóng);
- Những nội dung về thời gian được trình bày ở trục ngang.
3. Trình tự xây dựng bản báo cáo
Để viết được bản báo cáo đúng, trung thực và khách quan cần tuân thủ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Công tác chuẩn bị
- Xác định mục đích yêu cầu của loại báo cáo cần viết;
- Phân công người chịu trách nhiệm viết báo cáo; - Nhật ký/sổ theo dõi hoạt động và bản mô tả công việc (đây là tài liệu giúp cho người làm báo cáo, thu thập và xử lý thông tin được thuận lợi);
- Thu thập và xử lý thông tin;
- Xác định thời gian (thời gian nộp, thời gian viết). Trong công tác chuẩn bị, một trong những
205 vấn đề quyết định chất lượng và hiệu quả của báo cáo đó là thơng tin. Thu thập và xử lý thông tin là khâu quan trọng nhất của bất kỳ hoạt động nào khơng riêng gì việc viết báo cáo và cũng là khâu khó nhất nếu muốn thực hiện nó một cách nghiêm túc. Vì vậy, trong phần này chúng tơi sẽ phân tích kỹ thêm về các bước thu thập và xử lý thông tin.
Thứ nhất, người viết cần xác định nguồn thông
tin, thường chúng ta lấy từ hai nguồn: (1) nguồn thơng tin chính thức, thơng tin liên quan đến hoạt động của cơ quan. Nếu là báo cáo dự án thì thơng tin liên quan đến dự án, chẳng hạn khi thu thập thơng tin của một đợt tìm hiểu nhu cầu của cộng đồng thì cần tìm hiểu thơng tin từ các bên liên quan như lãnh đạo địa phương, người dân, những cơ sở sản xuất đóng trên địa phương...; (2) Nguồn thông tin bổ sung, tức là thông tin lấy từ các tài liệu tham khảo, các loại báo cáo, kết quả của một đợt nghiên cứu, thống kê, sách, báo, tranh, ảnh, tài liệu từ các ban, ngành chức năng có liên quan.
Thứ hai, xác định phương pháp thu thập
thơng tin, có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu thực địa; sử dụng phương pháp có sự tham gia; phỏng vấn; họp; thảo luận...
Thứ ba, xử lý thông tin, sau khi thu thập
206
thơng tin, người viết đã có một khối lượng thơng tin nhất định, thậm chí rất nhiều để viết báo cáo, nhưng khơng thể đưa tồn bộ thơng tin thu thập được vào báo cáo nên công việc tiếp theo là phải xử lý thơng tin đã có như thế nào? Để xử lý thơng tin một cách có hiệu quả, cần tuân thủ trình tự sau: (1) Tập hợp nguồn thông tin, ghi lại ý chính của các nguồn thơng tin thu được vào những hộp hoặc mảnh giấy hoặc trên file dữ liệu máy tính hoặc lập bảng để ghi chi tiết nội dung thu được, giúp cho việc tiến hành viết được thuận lợi; (2) Nhóm thơng tin - phân loại thơng tin thành những nhóm thơng tin hợp lý. Điều này giúp người viết báo cáo sắp xếp các suy nghĩ một cách mạch lạc và tập trung vào những mục có trong báo cáo; tránh được việc trùng lặp thông tin hoặc thông tin quá cũ, thông tin không phù hợp với nội dung báo cáo; (3) Đặt tên cho nhóm thơng tin; (4) Sắp xếp các nhóm thơng tin theo trình tự; (5) Lựa chọn thông tin, để lựa chọn thông tin cần trả lời một số câu hỏi như: Mục tiêu của báo cáo là gì? Nhóm thơng tin nào sẽ phù hợp/phục vụ cho việc đạt được mục tiêu này? Người đọc báo cáo là ai? Những điều gì người đọc phải biết, nên biết, đã biết?...
Lưu ý: trong một số trường hợp cần phải nghiên
205 vấn đề quyết định chất lượng và hiệu quả của báo cáo đó là thơng tin. Thu thập và xử lý thông tin là khâu quan trọng nhất của bất kỳ hoạt động nào không riêng gì việc viết báo cáo và cũng là khâu khó nhất nếu muốn thực hiện nó một cách nghiêm túc. Vì vậy, trong phần này chúng tơi sẽ phân tích kỹ thêm về các bước thu thập và xử lý thông tin.
Thứ nhất, người viết cần xác định nguồn thông
tin, thường chúng ta lấy từ hai nguồn: (1) nguồn thơng tin chính thức, thông tin liên quan đến hoạt động của cơ quan. Nếu là báo cáo dự án thì thơng tin liên quan đến dự án, chẳng hạn khi thu thập thơng tin của một đợt tìm hiểu nhu cầu của cộng đồng thì cần tìm hiểu thơng tin từ các bên liên quan như lãnh đạo địa phương, người dân, những cơ sở sản xuất đóng trên địa phương...; (2) Nguồn thông tin bổ sung, tức là thông tin lấy từ các tài liệu tham khảo, các loại báo cáo, kết quả của một đợt nghiên cứu, thống kê, sách, báo, tranh, ảnh, tài liệu từ các ban, ngành chức năng có liên quan.
Thứ hai, xác định phương pháp thu thập
thơng tin, có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu thực địa; sử dụng phương pháp có sự tham gia; phỏng vấn; họp; thảo luận...
Thứ ba, xử lý thông tin, sau khi thu thập
206
thông tin, người viết đã có một khối lượng thơng tin nhất định, thậm chí rất nhiều để viết báo cáo, nhưng khơng thể đưa tồn bộ thơng tin thu thập được vào báo cáo nên công việc tiếp theo là phải xử lý thơng tin đã có như thế nào? Để xử lý thơng tin một cách có hiệu quả, cần tuân thủ trình tự sau: (1) Tập hợp nguồn thông tin, ghi lại ý chính của các nguồn thơng tin thu được vào những hộp hoặc mảnh giấy hoặc trên file dữ liệu máy tính hoặc lập bảng để ghi chi tiết nội dung thu được, giúp cho việc tiến hành viết được thuận lợi; (2) Nhóm thơng tin - phân loại thơng tin thành những nhóm thơng tin hợp lý. Điều này giúp người viết báo cáo sắp xếp các suy nghĩ một cách mạch lạc và tập trung vào những mục có trong báo cáo; tránh được việc trùng lặp thông tin hoặc thông tin quá cũ, thông tin không phù hợp với nội dung báo cáo; (3) Đặt tên cho nhóm thơng tin; (4) Sắp xếp các nhóm thơng tin theo trình tự; (5) Lựa chọn thông tin, để lựa chọn thông tin cần trả lời một số câu hỏi như: Mục tiêu của báo cáo là gì? Nhóm thơng tin nào sẽ phù hợp/phục vụ cho việc đạt được mục tiêu này? Người đọc báo cáo là ai? Những điều gì người đọc phải biết, nên biết, đã biết?...
Lưu ý: trong một số trường hợp cần phải nghiên
207
Bước 2: Lập đề cương báo cáo
Tùy theo nội dung báo cáo mà người viết xác định nội dung chi tiết cho từng mục hoặc thiết lập đề cương cho tương xứng với loại báo cáo (báo cáo lớn), nhưng thông thường, bản đề cương cần toát lên được ba nội dung chính như sau: