III. Phương hướng công tác năm IV Một số kiến nghị, đề xuất
7. Xác định các rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó
hạn chế những rủi ro đó
Trong bất kỳ một hoạt động nào dù chúng ta có chuẩn bị chu đáo đến đâu đi chăng nữa cũng cần tính đến những rủi ro có thể xảy ra. Lường trước những rủi ro giúp cho các nhà lập kế hoạch, các thành viên tham gia thực hiện công việc xác định được mức độ nghiêm trọng của các loại rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của từng công việc. Trên cơ sở đó xác định chi phí rủi ro và có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đồng thời có biện pháp thích hợp nhằm đối phó với từng loại rủi ro có thể xảy ra. Như vậy, lường trước những rủi ro thực chất là tìm ra những biện pháp mang tính chủ động nhằm phát hiện phòng ngừa, loại bớt, khoanh lại rủi ro để giảm nhẹ tổn thất trên cơ sở tính tốn và so sánh giữa lợi ích với chi phí.
Trong thực tế, có thể có các rủi ro sau:
- Rủi ro về tài chính: sự thay đổi giá cả, thay đổi định mức chi tiêu, các chi phí phát sinh khác mà chưa dự tính hết... Cách khắc phục: cần có một khoản tài chính dự phịng.
- Rủi ro về thông tin: những thông tin sai lệnh, chậm tiếp cận nguồn thơng tin; phân tích, xử lý thơng tin thiếu chính xác. Cách khắc phục: sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để
231 hội nghị; công chức văn phòng thống kê làm cơng tác tổ chức, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân phụ trách đón tiếp đại biểu, Chủ tịch ủy ban
nhân dân làm chủ tọa hội nghị, các công chức khác được phân cơng trình bày các báo cáo tại hội nghị theo đúng chức năng, nhiệm vụ của họ.
6. Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên khi tham gia thực giữa các thành viên khi tham gia thực hiện kế hoạch
Việc phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể là cần thiết và có thể nói là nhân tố bảo đảm hồn thành cơng việc, nhưng chưa hẳn đã là tối ưu nếu trong quá trình thực hiện khơng có sự phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng với nhau, bởi vì:
Thứ nhất: có nhiều cơng việc có liên quan với
nhau hoặc có thể tiến hành đồng thời với nhau, đòi hỏi các thành viên phải có sự phối hợp trong quá trình thực hiện.
Thứ hai: trong một cơng việc có nhiều hoạt
động phụ thuộc nhau. Chẳng hạn, trong tổ chức hội nghị, công tác tổ chức hội nghị chỉ được tiến hành khi công tác chuẩn bị đã hoàn tất.
Thứ ba: về nguyên tắc, công việc càng chia
nhỏ bao nhiêu thì mối liên hệ giữa các công việc càng gắn kết bấy nhiêu và đây cũng chính là nguyên nhân mà trong mọi hoạt động cần có sự phối hợp thực hiện.
232
7. Xác định các rủi ro có thể và đối sách hạn chế những rủi ro đó hạn chế những rủi ro đó
Trong bất kỳ một hoạt động nào dù chúng ta có chuẩn bị chu đáo đến đâu đi chăng nữa cũng cần tính đến những rủi ro có thể xảy ra. Lường trước những rủi ro giúp cho các nhà lập kế hoạch, các thành viên tham gia thực hiện công việc xác định được mức độ nghiêm trọng của các loại rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động của từng công việc. Trên cơ sở đó xác định chi phí rủi ro và có sự phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, đồng thời có biện pháp thích hợp nhằm đối phó với từng loại rủi ro có thể xảy ra. Như vậy, lường trước những rủi ro thực chất là tìm ra những biện pháp mang tính chủ động nhằm phát hiện phòng ngừa, loại bớt, khoanh lại rủi ro để giảm nhẹ tổn thất trên cơ sở tính tốn và so sánh giữa lợi ích với chi phí.
Trong thực tế, có thể có các rủi ro sau:
- Rủi ro về tài chính: sự thay đổi giá cả, thay đổi định mức chi tiêu, các chi phí phát sinh khác mà chưa dự tính hết... Cách khắc phục: cần có một khoản tài chính dự phịng.
- Rủi ro về thông tin: những thông tin sai lệnh, chậm tiếp cận nguồn thơng tin; phân tích, xử lý thơng tin thiếu chính xác. Cách khắc phục: sử dụng nhiều phương tiện khác nhau để
233 thu thập thông tin, đồng thời giao trách nhiệm cho một cá nhân cụ thể thực hiện; kiểm tra thông tin.
- Rủi ro về cơ sở vật chất: thay đổi địa điểm; các thiết bị hỏng hóc bất ngờ. Biện pháp khắc phục: có sự dự phịng trước một hoặc một vài địa điểm; có các trang thiết bị dự phòng, các nhân viên kỹ thuật trực để sửa chữa khi có sự cố.
- Một số rủi ro khác như: rút ngắn hoặc tăng thời gian do tác nhân bên ngoài, do thiên tai bất ngờ. Hoặc là rủi ro từ những tác nghiệp sai lầm, do ý thức, tinh thần trách nhiệm của các nhà quản lý và của các thành viên trong từng tổ chức.